Seringkali, diri merasa panik ketika banyak pekerjaan menumpuk dan bingung bagaimana menyelesaikannya. Ketika panik, biasanya orang cenderung tak bisa bepikir jernih dan malah tak produktif. Salah satu langkah untuk membuat diri menjadi produktif adalah menyusun skala prioritas. Cara ini adalah sebuah teknik yang diciptakan oleh Eisenhower dan dikenal dengan Eishenhower Decision Matrix. Cara ini menggolongkan pekerjaan dengan label Penting, Tidak Penting, Mendesak atau Tidak Mendesak.

Cara Menyusun Skala Prioritas

Selain mengelompokkan dalam 4 matriks tersebut, Anda juga bisa menjawab pertanyaan berikut dalam menyusun skala prioritas yang efektif.

1.  Hal apa yang harus diselesaikan hari ini?

Untuk membantu memutuskan mana pekerjaan yang harus dikerjakan duluan, coba lihat to-do list hari ini. Kemudian lihat apa yang paling mendesak dan harus diselesaikan di kantor selama 8 jam kerja.

2.  Di antara pekerjaan mendesak, mana yang paling penting?

Pada dasarnya, semua pekerjaan itu penting. Namun, untuk membuat skala prioritas, fokus pada pekerjaan yang mendesak dan penting. Caranya adalah dengan mempertimbangkan konsekuensi yang akan Anda terima jika tidak bisa menyelesaikan pekerjaan yang ada di to-do-list. Bagi sebagian orang, memikirkan hal ini mungkin menakutkan, tapi cara ini ampuh untuk memilih pekerjaan yang benar-benar harus segera diselesaikan.

3.  Apakah pekerjaan ini bisa dipindahtangankan?

Pikirkan kembali apakah pekerjaan Anda bisa didelegasikan ke anggota tim lain. Jika pekerjaan tersebut bisa dipindahtangankan, pertimbangkan untuk memberikan pekerjaan ke anggota tim lain. Pekerjaan yang bisa didelegasikan biasanya penting, tapi tidak terlalu mendesak atau fatal dilakukan. Namun, jika pekerjaan Anda tak bisa didelegasikan kepada rekan lain, selesaikanlah tugas yang mendesak tapi kurang penting setelah Anda membereskan pekerjaan yang lebih penting.

4.  Adakah pekerjaan yang penting tapi tidak mendesak?

Jika Anda sudah mengerjakan pekerjaan penting dan mendesak, selanjutnya, Anda bisa mencicil pekerjaan yang tak terlalu mendesak agar tidak keteteran saat deadline sudah mendekat. Jenis pekerjaan ini bisa Anda atur tergetnya agar pekerjaan bisa berjalan sesuai rencana.

5.   Apakah ada pekerjaan yang bisa dihapus dari to-do list?

Periksa lagi to-do list Anda hari itu, kemudian pilih pekerjaan yang masuk ke dalam kategori tidak penting dan tidak mendesak. Pekerjaan ini bisa dihapus jika memang bukan kebutuhan atau hanya sebatas kebiasaan yang tidak berdampak pada pekerjaan Anda.

Ketika Anda merasa semua pekerjaan penting dan merasa tertekan akibat deadline yang padat, mengatur skala prioritas perlu dilakukan agar Anda tak perlu merasa stress dan bisa mengatur waktu menjadi lebih produktif. Menyusun skala priorita sini mungkin tidak mudah dan menjadi tantangan bagi diri Anda. Namun, ketika berhasil menggunakan trik ini Anda bisa mengatur pekerjaan dengan lebah baik. 

Minta penawaran