Dalam suatu lembaga atau perusahaan, terdapat sebuah tim yang bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan komputer berdasarkan kebutuhan.
Tim pengadaan tersebut biasanya disebut dengan procurement management. Tak hanya komputer, tim ini juga bisa melakukan pengadaan barang lainnya yang dibutuhkan perusahaan.
Pengadaan barang sendiri merupakan upaya untuk mendapatkan sesuatu sesuai proses tertentu.
Dalam konteks pengadaan komputer, perusahaan mungkin saja melakukan sewa laptop.
Nah, agar kamu lebih memahami bagaimana proses pengadaan komputer, yuk simak uraian lengkapnya di bawah ini!
10 Tahap Pengadaan Komputer
Pengadaan komputer merupakan salah satu aspek penting dalam perkembangan perusahaan atau lembaga pendidikan.
Proses pengadaan ini harus dilakukan dengan cermat dan efisien agar dapat memenuhi kebutuhan serta standar yang diinginkan.
Berikut adalah 10 tahap atau prosedur pengadaan komputer yang perlu Anda ketahui:
1. Analisis Kebutuhan
Tahap pertama adalah menganalisis kebutuhan, seperti mencari tahu bagaimana contoh spesifikasi teknis pengadaan komputer yang diperlukan.
Pihak yang berwenang dalam perusahaan atau lembaga pendidikan akan melakukan identifikasi dan evaluasi mengenai kebutuhan komputer.
Hal ini juga mencakup bagaimana jenis komputer yang diperlukan, jumlah unit, dan kebutuhan akan perangkat tambahan, seperti monitor, keyboard, atau mouse.
Misalnya, dalam contoh proposal pengadaan komputer untuk UNBK, pihak yang berwenang biasanya akan melakukan riset terlebih dahulu mengenai kebutuhan teknis para siswa.
Oleh sebab itu, tahap ini merupakan langkah yang sangat penting dalam pengadaan barang elektronik, terutama komputer.
2. Perancangan Anggaran
Setelah kebutuhan komputer ditentukan, langkah selanjutnya adalah merancang anggaran untuk pengadaan.
Perancangan penganggaran ini merupakan bagian yang cukup krusial dan sensitif dalam proposal pengajuan pengadaan komputer.
Perancangan anggaran yang tepat akan memastikan pengelolaan dana dapat berjalan secara efisien.
Umumnya, dalam tor pengadaan komputer, anggaran akan mencakup biaya pembelian, pengiriman, instalasi, atau biaya tambahan lainnya.
Jika di perusahaan, departemen keuangan terkait biasanya akan terlibat dalam perancangan anggaran ini untuk memastikan alokasi dana yang tepat.
Sementara di lembaga pendidikan, misalnya dalam proposal pengadaan komputer UNBK, tim dari pihak sekolah akan menyusun anggaran yang sesuai dengan kuota siswa dan kebutuhan ujian.
3. Pengajuan Persetujuan
Setelah anggaran disusun, langkah selanjutnya adalah mengajukan persetujuan. Di perusahaan, persetujuan diajukan kepada manajemen atau pihak yang berwenang.
Sementara itu, di lembaga pendidikan, persetujuan diajukan kepada bagian wakil kepala sekolah atau pihak yang berwenang.
Persetujuan ini penting untuk memastikan bahwa proses pengadaan komputer dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
4. Analisis Penyedia Komputer
Setelah mendapatkan persetujuan, langkah berikutnya adalah menganalisis penyedia komputer.
Perusahaan atau sekolah perlu mencari penyedia yang terpercaya dan memiliki reputasi baik dalam menyediakan komputer berkualitas.
Analisis ini meliputi review terhadap kualitas produk yang ditawarkan, tingkat kepuasan pelanggan sebelumnya, keandalan layanan purna jual, dan harga.
Baca juga: Memahami Konsep IT Service Management, Manfaat & Prosesnya
5. Pengajuan Penawaran
Setelah menyaring penyedia komputer yang potensial, tahap selanjutnya adalah melakukan pengajuan penawaran.
Perusahaan atau sekolah akan menghubungi penyedia komputer dan meminta mereka untuk mengajukan penawaran sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Penawaran ini, akan menjadi dasar dalam pemilihan penyedia komputer yang paling sesuai.
6. Kesepakatan Tercapai
Setelah melakukan penawaran, tahap selanjutnya adalah mencapai kesepakatan dengan penyedia komputer terpilih.
Perusahaan atau sekolah akan melakukan negosiasi harga dan persyaratan lainnya untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.
Kesepakatan ini akan dituangkan dalam bentuk kontrak atau perjanjian tertulis.
7. Pembuatan Purchase Order dan Kontrak
Setelah kesepakatan tercapai, tahap selanjutnya adalah pembuatan purchase order dan kontrak.
Purchase order adalah dokumen tertulis yang berisi pesanan pembelian komputer kepada penyedia terpilih.
Kontrak akan memuat ketentuan-ketentuan transaksi, seperti jangka waktu, garansi, dan kewajiban masing-masing pihak.
8. Pembayaran
Setelah purchase order dan kontrak dibuat, langkah berikutnya adalah melakukan pembayaran.
Perusahaan atau sekolah akan membayarkan harga komputer sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam kontrak.
Pembayaran ini, biasanya dilakukan sesuai dengan metode pembayaran yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
9. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan Kualitas
Setelah pembayaran dilakukan, barang akan dikirim oleh penyedia komputer. Tahap ini melibatkan penerimaan barang dan pemeriksaan kualitas.
Perusahaan atau sekolah akan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.
Jika terdapat masalah dan cacat pada barang, perusahaan atau sekolah dapat mengajukan komplain kepada penyedia komputer.
10. Pemanfaatan Barang
Tahap terakhir dalam pengadaan komputer adalah pemanfaatan barang. Komputer yang telah diterima akan digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Dalam perusahaan, komputer dapat digunakan untuk berbagai kegiatan bisnis, seperti administrasi, pemasaran, dan produksi.
Sedangkan di sekolah, komputer akan digunakan untuk kegiatan pembelajaran, ujian, atau administrasi sekolah.
Baca juga: 8 Cara Menghilangkan Virus Shortcut di Komputer & Flashdisk
Contoh Surat Pengadaan Komputer
Apabila masih bingung bagaimana contoh surat pengadaan komputer, Anda bisa menyimaknya di bawah ini.
Surat Permohonan Pengadaan Barang
[Tanggal]
[Nomor]
[Hal]
[Lam]
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Manajer Perusahaan]
Jabatan: Manajer Perusahaan
Di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan teknologi informasi yang terus berkembang dan demi mendukung efisiensi serta produktivitas di lingkungan perusahaan, kami dari Divisi IT dengan ini mengajukan permohonan pengadaan komputer baru.
Sebagai Divisi IT, kami telah melakukan analisis kebutuhan secara mendalam berdasarkan pertumbuhan perusahaan dan kebutuhan pengguna. Berdasarkan analisis tersebut, kami memerlukan komputer baru untuk memperkuat infrastruktur teknologi informasi serta memenuhi tuntutan akan kinerja yang lebih baik.
Berikut ini adalah rincian spesifikasi yang kami butuhkan:
[Spesifikasi Komputer 1]
[Spesifikasi Komputer 2]
[Spesifikasi Komputer 3]
[dan seterusnya]
Kami telah melakukan penelitian terhadap beberapa penyedia komputer terpercaya dan memperoleh penawaran harga kompetitif untuk produk dibutuhkan.
Demi kelancaran proses pengadaan ini, kami memohon persetujuan dari Bapak/Ibu untuk melanjutkan tahap pengadaan komputer ini sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.
Kami bersedia memberikan informasi mengenai pengadaan ini dan menunjukkan beberapa contoh produk, apabila Bapak/Ibu memerlukan informasi lebih lanjut.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
Divisi IT [Nama Perusahaan]
Butuh Sewa Komputer untuk Perusahaan? Asani Solusinya!
Itulah dia penjelasan lengkap mengenai prosedur pengadaan komputer yang biasanya dilakukan perusahaan, lembaga, atau organisasi.
Nah, jika kamu berniat melakukan pengadaan komputer untuk perusahaan, menyewanya di Asani bisa menjadi solusinya.
Asani merupakan partner terbaik dalam urusan sewa-menyewa komputer dan laptop untuk perusahaan Anda.
Di Asani, Anda dapat memilih sendiri merek, spesifikasi, serta jumlah komputer yang ingin disewa sesuai kebutuhan.
Tak hanya itu, Asani juga menyediakan jasa konsultasi gratis dengan IT expert yang akan membantu perusahaan Anda untuk menyelesaikan segala permasalahan IT.
Untuk melakukan penyewaan di Asani, Anda bisa kunjungi katalog produk atau langsung ajukan penawaran sewa-menyewa.
Jika ada yang ingin ditanyakan, jangan ragu untuk menghubungi customer service Asani melalui WhatsApp resmi atau email di cs@asani.co.id, ya!
Baca juga: AMD vs Intel, Mana Processor yang Lebih baik di Tahun 2023?
