Production Planning and Inventory Control atau PPIC adalah salah satu posisi penting di industri manufaktur yang berhubungan erat dengan proses produksi dan kontrol persediaan bahan baku. Tugas PPIC adalah bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran aktivitas produksi secara keseluruhan.
Menurut data Kementerian Investasi, sektor industri manufaktur memberikan kontribusi signifikan bagi perekonomian nasional, yaitu sekitar 20,27%. Sektor ini pun mampu menyerap banyak tenaga kerja, salah satunya pada posisi PPIC.
Selain itu, dengan adanya PPIC perusahaan juga bisa meningkatkan keuntungan mereka.
Hal ini karena efisiensi dan efektivitas produksi yang dihasilkan PPIC akan berdampak positif pada profitabilitas perusahaan.
Lantas, apa definisi PPIC? Apa saja tugas dan tanggung jawab staff PPIC dalam sebuah perusahaan manufaktur? Simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.
Apa itu PPIC?
PPIC yang merupakan singkatan dari Production Planning and Inventory Control adalah salah satu bagian penting dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas perencanaan produksi dan pengendalian persediaan.
Tugas utama PPIC adalah mengontrol kebutuhan jumlah produksi barang dagangan agar selalu sesuai dengan permintaan pasar. Selain itu, PPIC juga berperan dalam menyiapkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan agar proses produksi lebih efisien dan hemat biaya.
Biasanya, estimasi jumlah produk yang akan terjual ditentukan oleh departemen pemasaran. Oleh karena itu, PPIC harus bekerja sama dengan tim pemasaran untuk memastikan produk sudah sesuai dengan kebutuhan konsumen.
Jadi, secara keseluruhan, PPIC berperan penting dalam menyeimbangkan produksi bahan baku dan permintaan produk jadi melalui koordinasi dengan semua departemen terkait di perusahaan.
Dalam era serba teknologi ini, pebisnis manufaktur mungkin menghadapi kesulitan dalam mengoptimalkan PPIC jika masih mengandalkan metode manual. Namun, pihak produsen saat ini memiliki alternatif dengan memanfaatkan sistem ERP otomatis.
Dengan menerapkan sistem ERP yang terintegrasi, proses produksi dapat dikelola secara otomatis dalam satu sistem pusat. Hal ini memungkinkan perencanaan serta pengendalian produksi jadi lebih cepat dan akurat sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
Tugas dan Tanggung Jawab PPIC
Sebagai bagian yang mengatur kelancaran proses produksi, PPIC memiliki beragam tugas penting dan tanggung jawab dalam sebuah perusahaan. Beberapa tugas dan tanggung jawab PPIC diantaranya adalah perencanaan kebutuhan bahan baku, penjadwalan produksi, hingga koordinasi dengan departemen terkait untuk memastikan output sesuai permintaan pasar.
Jika tugas-tugas tersebut dilaksanakan dengan baik, produktivitas perusahaan pun dapat dimaksimalkan. Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab PPIC adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan efisiensi dalam kegiatan produksi di perusahaan.
- Merencanakan jadwal produksi sesuai ketersediaan bahan baku untuk memastikan kelancaran proses manufaktur.
- Memaksimalkan penggunaan modal produksi demi tercapainya perencanaan jangka panjang perusahaan.
- Menata langkah-langkah dalam proses produksi sebagai pedoman untuk perencanaan masa depan.
- Mengelola alur pendistribusian bahan baku secara keseluruhan.
- Berkolaborasi dengan divisi lain seperti penjualan, pemasaran, dan produksi untuk mengatur inventaris agar lebih efisien.
- Menangani pesanan yang berkaitan dengan proses produksi.
- Mengestimasikan kebutuhan inventaris.
- Melakukan evaluasi estimasi penjualan dan permintaan produk.
- Membuat rencana pengadaan berdasarkan prediksi permintaan pelanggan.
- Memantau stok bahan baku di gudang serta proses penerimaan dan pengiriman barang.
- Mengelola produktivitas alat berat guna menghindari penggunaan yang berlebihan atau kurang.
- Membantu menyelesaikan masalah yang terkait dengan proses produksi.
- Menganalisis pemenuhan kapasitas kebutuhan sumber daya dalam produksi.
- Melaporkan data persediaan ke bagian keuangan.
Baca juga: Procurement Adalah: Pengertian, Jenis, Proses, dan Prinsip
Cara Kerja PPIC
PPIC memegang peranan penting dalam perencanaan dan pengendalian produksi di perusahaan manufaktur. Tugas utama PPIC adalah memastikan bahwa barang dapat diproduksi dan dikirim ke pelanggan tepat waktu dengan biaya yang efisien. Cara kerja PPIC bisa terlihat dari tugas dan tanggung jawab yang sedang dijalankan.
Secara garis besar, langkah-langkah kerja PPIC dapat diuraikan sebagai berikut:
- PPIC mengIdentifikasi kebutuhan bahan produksi.
- Melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku yang diperlukan.
- Melakukan pengelolaan persediaan bahan baku di gudang untuk meminimalkan stok.
- Menata barang dengan efisien di gudang guna mengurangi biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.
Lalu, untuk menjalankan tugas tersebut secara efektif dan efisien, anggota PPIC perlu memiliki pemahaman mendalam terkait hal-hal di bawah ini.
- Quantity Minimum Order.
- Bahan Baku Alternatif.
- Kapasitas Ekspedisi.
- Lead Time Pengiriman.
- Lead Time Pembelian
- Safety Stock Raw Material dan Finish Good.
- Customer Order.
- Formula Produk.
- Proses Produksi.
- Kapasitas Produksi.
- Forecast Penjualan.
- Kualitas Produk.
- Kapasitas Gudang.
Manfaat PPIC
Keberadaan PPIC yang mengatur perencanaan dan pengendalian produksi serta persediaan bahan baku memiliki manfaat besar bagi kinerja perusahaan manufaktur. Beberapa di antaranya adalah peningkatan Return on Asset perusahaan (ROA), efisiensi biaya pegawai, hingga optimalisasi besaran investasi aset. Adapun manfaat PPIC adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan RoA Perusahaan
Penerapan peran PPIC yang efektif memiliki dampak positif terhadap peningkatan kapasitas produksi perusahaan. Dengan adanya peningkatan kapasitas produksi, Return on Asset (RoA) perusahaan juga akan meningkat.
Selain itu, PPIC juga berperan untuk memastikan penggunaan aset produksi, seperti mesin, dan peralatan lainnya menjadi lebih optimal sehingga mampu menghasilkan produk dengan lebih efisien.
2. Meningkatkan Layanan
Jadwal dan proses produksi yang dikelola secara efisien oleh PPIC membuat perusahaan mampu mengirimkan pesanannya secara tepat waktu. Hal ini kemudian berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan serta mengurangi tingkat keluhan atau komplain. Dengan demikian, manfaat PPIC adalah bisa membantu meningkatkan citra positif perusahaan berkat kualitas layanannya yang baik dan tepat waktu.
3. Mengefisienkan Gaji Tenaga Kerja
Perencanaan produksi yang matang oleh PPIC bisa membantu perusahaan dalam memilih bahan baku, sistem teknologi, dan proses produksi paling efisien. Hal ini tentunya akan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Produktivitas tinggi memungkinkan perusahaan menghasilkan output yang lebih besar dengan jumlah tenaga kerja yang lebih sedikit. Dengan begitu, keberadaan PPIC dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja.
Baca juga: Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa: Jenis & Cara Pembayaran
4. Mengurangi Risiko Keterlambatan Produksi
PPIC memastikan bahan baku tersedia tepat waktu untuk menghindari keterlambatan dalam produksi. Selain itu, PPIC juga membuat perencanaan matang untuk membantu perusahaan menangani keterlambatan bahan baku tertentu tanpa mengganggu keseluruhan jadwal produksi. Dengan demikian, peran PPIC sangat penting dalam meminimalkan risiko proses produksi terhenti karena keterlambatan bahan baku atau perencanaan yang kurang baik.
5. Memastikan Besaran Investasi Aset
PPIC yang efektif dapat mempermudah pengendalian kapasitas produksi, kebutuhan peralatan, dan bahan baku perusahaan mencapai target jumlah produksi yang diinginkan. Dengan data mengenai kapasitas produksi yang terukur, manajemen perusahaan dapat menetapkan anggaran investasi dengan tepat.
6. Mengoptimalkan Biaya Inventaris
Manfaat PPIC lainnya adalah dapat mengoptimalkan biaya inventaris yang tidak diperlukan. PPIC akan bekerja sama dengan bagian penjualan untuk memperkirakan permintaan dan menentukan persediaan produk. Hal ini memungkinkan perusahaan menghemat anggaran inventaris.
Syarat dan Skill yang Diperlukan di Bidang PPIC
Sebagai bagian yang mengatur kelancaran proses produksi, ada beberapa syarat dan kemampuan yang harus dimiliki PPIC agar bisa menjalankan tugasnya dengan baik. Jadi, apa saja syarat dan keterampilan yang wajib dimiliki untuk bisa menjadi PPIC? Berikut pembahasannya.
Adapun syarat-syarat umum yang biasanya ditemui untuk menjadi Staff PPIC adalah:
- Lulusan minimal D3 di bidang Manajemen, Sistem Informasi, atau Teknik Industri.
- Keahlian menggunakan software Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint.
- Kemampuan bekerja dengan baik dalam tim, teliti, dan cekatan.
- Dapat menghadapi tekanan dan mengambil tantangan baru.
Selain pemahaman soal manajemen inventaris, terdapat sejumlah keterampilan yang penting untuk bekerja di posisi PPIC, yaitu:
- Kemampuan analisis.
- Keterampilan manajemen risiko.
- Keahlian dalam negosiasi.
- Keterampilan memecahkan masalah.
- Kemampuan komunikasi yang baik.
- Fokus pada detail.
- Keterampilan kepemimpinan.
Itulah penjelasan lengkap mengenai PPIC, mulai dari definisi, tugas, hingga tanggung jawabnya. Kelancaran operasional dan produktivitas perusahaan bergantung pada kinerja PPIC dalam mengelola proses produksi dan persediaan bahan baku.
Untuk mendukung pekerjaan PPIC, dibutuhkan peralatan IT yang handal seperti komputer dan laptop. Jangan khawatir, karena Asani dapat membantu perusahaan Anda. Asani menyediakan layanan sewa perangkat elektronik untuk kebutuhan bisnis dengan kualitas terbaik. Anda bisa cek selengkapnya dengan mengunjungi katalog Asani atau hubungi tim Asani melalui email maupun WhatsApp.
Selain itu, Asani juga menyediakan layanan konsultasi IT guna membantu mengatasi setiap permasalahan pada perangkat IT di perusahaan Anda. Tak hanya itu, aplikasi MyAsani dari Asani juga memudahkan Anda untuk mengelola aset bisnis Anda dengan praktis melalui beragam fiturnya.
Tunggu apa lagi? Yuk, sewa perangkat IT dapat dapatkan penawaran terbaik dari Asani untuk optimalkan produktivitas bisnis Anda!
Baca juga: Ini 3 Contoh SOP Perusahan yang Benar serta Cara Membuatnya
