Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa: Jenis & Cara Pembayaran

Pengadaan barang atau jasa adalah aktivitas untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan instansi dengan cara mengundang vendor untuk menawarkan barang atau jasa mereka. Dalam kerja sama tersebut, diperlukan kontrak pengadaan yang mengikat kesepakatan kedua belah pihak. 

Informasi dokumen ini penting untuk diketahui oleh penyedia barang atau jasa serta pihak yang hendak memanfaatkan barang atau jasa dari penyedia. Untuk mengetahui informasi tentang kontrak pengadaan barang dan jasa, simak penjelasannya berikut ini. 

Apa itu Kontrak Pengadaan? 

Kontrak pengadaan, menurut Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021, adalah perjanjian tertulis antara Pengguna Anggaran (PA), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dengan penyedia barang atau jasa (vendor) atau pelaksana swakelola. 

Swakelola merupakan aktivitas mendapat barang atau jasa yang dilakukan sendiri oleh Kementerian, Lembaga, Perangkat daerah, Organisasi Kemasyarakatan, atau Kelompok Masyarakat. 

Dalam merancang kontrak pengadaan, ada beberapa elemen yang harus dipertimbangkan, yaitu kesepakatan, dasar hukum dan pertimbangan, kapasitas mengadakan kontrak, objek yang sah, pelayanan publik, dam prinsip kehati-hatian. 

Biasanya, kontrak pengadaan digunakan untuk menjalin kerjasama pengadaan barang dan jasa dengan pemerintah. Itulah mengapa, pengadaan barang atau jasa pemerintah diatur pada Peraturan Presiden. 

Pihak yang Terlibat pada Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan barang atau jasa pemerintah dibiayai oleh APBN atau APBD. Dalam kontrak pengadaan barang dan jasa pemerintah, ada pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, di antaranya:

1. Pengguna Anggaran (PA)

PA adalah pejabat yang memegang kewenangan dalam menggunakan anggaran untuk belanja, termasuk pengadaan barang atau jasa di dalam instansi. PA bertugas menetapkan perencanaan pengadaan, melaksanakan kegiatan untuk pengeluaran belanja, memberikan kewenangan pada KPA, dan melakukan perjanjian dengan pihak eksternal sesuai anggaran belanja.

2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

KPA adalah pejabat yang ditetapkan PA untuk menggunakan APBN atau APBD untuk membelanjakan anggaran pada barang dan jasa. KPA bertugas memenuhi tanggung jawab yang diberikan PA dan memberikan kewenangan pada PPK untuk menggunakan anggaran belanja dan mengadakan perjanjian dengan pihak lain. KPA dapat merangkap pekerjaan menjadi PPK jika tidak ada orang yang dapat diberikan kewenangan. 

3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

PPK adalah pejabat yang melakukan pengadaan barang atau jasa di pemerintahan. PPK bertugas untuk merencanakan pengadaan, membuat Kerangka Acuan Kerja, membuat rancangan kontrak, menetapkan harga barang atau jasa, membuat Surat Penunjukan Penyedia barang atau jasa, dan masih banyak lagi. 

4. Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan adalah seseorang yang menyiapkan pemilihan penyedia dan menentukan penyedia yang akan diajak bekerja sama. Pejabat Pengadaan ditunjuk oleh Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa. 

5. Agen Pengadaan

Agen Pengadaan adalah Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan pengadaan barang atau jasa.  Tugas Agen Pengadaan adalah untuk menyiapkan pemilihan penyedia dan menentukan pemenang tender. 

6. Biro Hukum

Biro Hukum bertugas untuk menganalisis dan merancang kontrak pengadaan serta memberikan pertimbangan sesuai hukum jika ada permasalahan hukum pada proses pengadaan barang atau jasa. 

7. Penyedia Barang atau Jasa

Penyedia atau vendor adalah badan usaha yang menyediakan barang atau jasa. Penyedia wajib melaksanakan kontrak yang telah disetujui, memastikan detail-detail terkait barang atau jasa yang ditawarkan, dan menyerahkan barang atau jasa sesuai kontrak.

Baca juga: 5 Contoh Laporan Aset Perusahaan, Fungsi & Cara Membuatnya

Jenis Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa

Kontrak pengadaan harus disesuaikan dengan jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, teknis, periode pengerjaan, volume, dan risiko pekerjaan. Adapun jenis kontrak pengadaan adalah sebagai berikut:

1. Kontrak Lumpsum

Kontrak Lumpsum adalah kontrak pengadaan yang digunakan untuk ruang lingkup pekerjaan yang jelas, artinya harga, waktu, dan barang atau jasa dapat diungkapkan secara jelas. Syarat kontrak ini adalah:

• Semua risiko ditanggung penyedia.
• Berorientasi pada produk dan output.
• Pembayaran berdasarkan produk atau jasa yang dihasilkan sesuai kontrak.

Kontrak lumpsum biasanya digunakan untuk pengadaan barang kantor, penyewaan gedung, jasa pembuatan video grafis, pengadaan benih, pekerjaan konstruksi, dan lain sebagainya. 

2. Kontrak Harga Satuan

Kontrak harga satuan adalah kontrak yang berdasarkan harga satuan yang tetap untuk masing-masing kapasitas pekerjaan. Jadi, total pembayaran tergantung jumlah hasil pekerjaan dan ditetapkan setelah semua pekerjaan selesai. 

Pada ruang lingkup pekerjaan ini, kapasitas pekerjaan tidak bisa ditetapkan karena bersifat perkiraan. Kontrak harga satuan biasanya digunakan pada pembangunan gedung atau infrastruktur. 

3. Kontrak Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan

Kontrak pengadaan jenis ini digunakan untuk suatu ruang lingkup kerja yang sebagian pekerjaannya jelas dan bisa menggunakan kontrak lumpsum serta sebagian lainnya masih berdasarkan perkiraan dan harus dikontrakkan dengan harga satuan. Biasanya, kontrak pengadaan gabungan ini dilakukan pada pekerjaan konstruksi yang lebih rumit.

4. Kontrak Terima Jadi (Turnkey)

Kontrak Terima Jadi biasanya digunakan untuk pekerjaan konstruksi yang harus selesai pada periode waktu tertentu. Harga pekerjaannya sudah pasti sampai pekerjaan selesai (bangunan atau infrastruktur yang dibangun siap untuk difungsikan). Pembayaran pekerjaan dengan kontrak ini bisa sesuai dengan termin pada kontrak. Kontrak pengadaan ini biasanya digunakan pada pembangunan pembangkit tenaga listrik. 

5. Kontrak Payung

Kontrak payung adalah kontrak harga satuan untuk barang atau jasa yang belum pasti jumlah produknya atau waktu pengirimannya saat kontrak disahkan. Kontrak ini digunakan untuk ruang lingkup pekerjaan yang berulang, tetapi jumlahnya tidak pasti. Contoh penggunaan kontrak ini adalah pengadaan obat pada rumah sakit. 

6. Kontrak Putar Kunci

Kontrak pengadaan ini digunakan pada pekerjaan konstruksi yang dilakukan secara lebih mendalam hingga pemasangan perlengkapan di dalamnya sehingga bangunan dapat langsung dihuni. 

7. Kontrak Waktu Penugasan

Kontrak pengadaan ini biasanya digunakan di ranah konsultasi, di mana waktu dan hal yang dibutuhkan masih dalam perkiraan atau belum jelas. Contoh penggunaan kontrak ini adalah konsultasi konstruksi. 

8. Kontrak Tahun Jamak

Kontrak ini digunakan untuk pekerjaan yang dikerjakan selama lebih dari satu tahun setelah mendapat persetujuan dari pejabat berwenang sesuai undang-undang. Kriteria kontrak ini adalah:

• Pekerjaan yang penyelesaiannya lebih dari satu tahun.
• Pekerjaan yang penyelesaiannya lebih dari satu tahun anggaran.
• Pekerjaan yang apabila dikontrakkan lebih dari satu tahun anggaran, akan memberikan manfaat lebih.

Bentuk Pembayaran pada Kontrak Pengadaan 

Bentuk pembayaran pada kontrak pengadaan barang atau jasa dan kontrak swakelola telah diatur pada Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018. Bentuk pembayaran pada kontrak pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah sebagai berikut:

• Pembayaran bulanan yang berdasarkan prestasi yang dilakukan penyedia setiap bulan. 
• Pembayaran berdasarkan termin yang berdasarkan tahapan penyelesaian pekerjaan.
• Pembayaran sekaligus setelah pekerjaan selesai yang dibayarkan setelah seluruh pekerjaan selesai 100%.

Itulah informasi mengenai kontrak pengadaan yang perlu Anda ketahui. Kontrak pengadaan adalah dokumen penting yang harus dirancang secara cermat agar menguntungkan kedua belah pihak. 

Jika perusahaan Anda berencana melakukan pengadaan fasilitas kantor, seperti komputer dan laptop, Anda dapat menggunakan kontrak jenis lumpsum yang berorientasi pada produk. Selain itu, Anda juga perlu memilih penyedia peralatan elektronik untuk kantor yang terpercaya untuk menunjang bisnis Anda. 

Anda dapat mempercayakan ketersediaan teknologi di perusahaan pada Asani. Asani menawarkan jasa sewa peralatan elektronik berkualitas, mulai dari komputer, laptop, peralatan rapat, dan lain sebagainya dengan yang dapat Anda cek selengkapnya di katalog sewa Asani. Anda bisa minta penawaran melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id.

Tidak hanya itu,  jika perusahaan Anda ingin mengelola aset perusahaan secara praktis, Asani menyediakan layanan lengkap pada aplikasi MyAsani. Anda juga bisa berkonsultasi secara gratis apabila memiliki permasalah IT di perusahaan Anda. Ayo daftar MyAsani sekarang dan kelola bisnis Anda dengan nyaman!

Baca juga: Ini 3 Contoh SOP Perusahan yang Benar serta Cara Membuatnya