Apabila Anda sedang menjalankan bisnis di bidang perhotelan, pastinya Anda harus tahu bagaimana contoh invoice hotel yang benar. Invoice ini diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran sementara saat memesan hotel dan harus memuat informasi, seperti identitas perusahaan, tanggal pembayaran, dan sebagainya.
Melalui invoice tersebut, Anda dapat memastikan keakuratan pembayaran dari pelanggan dan bisa menyusun laporan keuangan perusahaan secara lebih efisien. Jadi, seperti apa contoh invoice hotel yang harus Anda pelajari? Yuk, cari tahu jawabannya di bawah ini!
Apa itu Invoice Hotel?
Sebelum membahas lebih lanjut terkait contoh invoice hotel yang benar, Anda perlu mengetahui pengertian dari dokumen ini. Secara umum, invoice, atau yang dikenal juga sebagai faktur, adalah dokumen yang akan diberikan oleh penjual kepada pelanggan untuk penagihan biaya.
Untuk invoice hotel, dokumen ini akan diberikan saat pelanggan melakukan proses check-in ke hotel. Jika pelanggan sudah membayar tagihan yang tertera di dalam invoice hotel, maka selanjutnya resepsionis akan menggantikan dokumen tersebut dengan kuitansi.
Di dalam invoice hotel, terdapat beberapa komponen, yaitu Identitas pelanggan, rincian produk atau layanan hotel, harga yang harus dibayar, tanggal pembelian dan jatuh tempo, serta metode pembayaran yang digunakan. Selain itu, isi di dalam invoice hotel cenderung lebih sedikit jika dibandingkan dengan invoice perdagangan.
Cara Membuat Invoice Hotel
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, invoice hotel memiliki komponen-komponen tertentu untuk menjelaskan rincian transaksi yang dilakukan oleh pelanggan. Maka dari itu, contoh invoice hotel yang benar harus dibuat berdasarkan langkah-langkah di bawah ini.
1. Mencantumkan Identitas Perusahaan
Pertama, contoh invoice hotel yang tepat harus mencakup informasi terkait perusahaan, seperti nama, logo, alamat, dan nomor kontak yang dapat dihubungi. Tujuannya adalah agar pelanggan tidak bingung terkait asal usul invoice tersebut dan dapat lebih mudah menghubungi jika terjadi masalah, seperti kesulitan pembayaran.
2. Menuliskan Nomor Invoice
Contoh surat invoice hotel yang benar juga harus mencakup nomor dokumen tersebut. Sebab, nomor ini merupakan elemen yang melekat pada identitas faktur itu sendiri. Dengan menyertakan nomor ini, pelanggan dapat memastikan bahwa invoice hotel yang diberikan bersifat resmi dan dapat dipercaya.
3. Mencatat Nama Pelanggan
Saat membuat invoice hotel, Anda harus mencantumkan nama dari pelanggan yang dituju. Dalam hal ini, Anda dapat mempersingkat nama mereka menjadi “Bapak Tio” atau “Ibu Lili” supaya tidak repot dalam menuliskan nama yang panjang atau susah dieja.
Namun, satu hal yang perlu diingat adalah pastikan untuk menuliskan nama panggilannya dengan benar agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Baca juga: Contoh Laporan Perubahan Modal serta Rumus & Cara Membuat
4. Menambahkan Informasi yang Detail Terkait Pemesanan
Salah satu hal yang penting dicantumkan dalam pembuatan invoice hotel adalah mencatat setiap detail pemesanan hotel dengan jelas dan lengkap. Di sini, Anda perlu menuliskan apa saja produk atau layanan yang dipesan oleh pelanggan beserta harga yang harus dibayar. Pastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan karena hal tersebut dapat berdampak pada cash flow perusahaan Anda.
5. Menentukan Tanggal Pembayaran
Terakhir, dalam contoh invoice hotel yang tepat, Anda seharusnya dapat menemukan tanggal penagihan utang di dalamnya. Selain itu, penting juga untuk mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran agar pelanggan tidak terlambat dalam melunasi utang.
Contoh Invoice Hotel
Ada berbagai macam contoh invoice hotel yang sederhana, mudah dibuat, dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Supaya lebih paham, berikut adalah beberapa contoh surat invoice hotel yang bisa Anda pelajari:
1. Contoh Invoice Hotel Bahasa Indonesia
Anda bisa membuat invoice hotel dengan menggunakan bahasa Indonesia. Terkait hal ini, Anda perlu merancang tata bahasa yang baik, jelas, dan sebaiknya menggunakan gaya formal, seperti contoh di bawah ini.
Sumber: Scribd
Sumber: Scribd
2. Contoh Invoice Hotel Bahasa Inggris
Selain bahasa Indonesia, Anda juga dapat membuat invoice hotel dalam Bahasa Inggris, terutama jika perusahaan Anda sering dikunjungi oleh wisatawan dari luar negeri atau memiliki jangkauan internasional. Berikut adalah contoh invoice hotel dalam Bahasa Inggris:
Sumber: Visme
Sumber: Scribd
Baca juga: Begini Contoh Transaksi Perusahaan Jasa & Bukti yang Tepat!
Tips agar Pembayaran Invoice Hotel Berjalan Lancar
Selain memahami contoh invoice hotel yang tepat, Anda juga perlu mengetahui beberapa tips agar proses pembayaran invoice berjalan lancar. Hal ini akan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran dan menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa tips yang perlu diperhatikan:
1. Mengirimkan Faktur Secepatnya
Untuk mempercepat proses transaksi, sebaiknya Anda mengirimkan faktur atau invoice hotel sesegera mungkin setelah pelanggan melakukan check-in. Dengan begitu, Anda dapat menghindari penundaan pembayaran dan memungkinkan pelanggan untuk melunasi utangnya dengan cepat.
2. Menerapkan Cara Pembayaran yang Fleksibel
Di era modern seperti sekarang, Anda dapat memanfaatkan berbagai macam metode pembayaran selain uang tunai. Maka dari itu, Anda dapat menambahkan opsi pembayaran invoice hotel, seperti melalui kartu kredit, e-wallet, atau layanan m-banking, untuk memberikan kemudahan pelunasan dan menarik lebih banyak pelanggan.
3. Membuat Reminder terkait Pembayaran Invoice
Langkah berikutnya adalah membuat reminder atau pengingat untuk pelunasan invoice hotel. Pasang reminder ini secara teratur supaya pelanggan tidak lupa untuk melakukan pembayaran utang.
Namun, agar pelanggan tidak merasa terganggu dengan reminder tersebut, Anda juga bisa memberikan pengingat secara lebih efisien, seperti menggunakan aplikasi invoice reminder dan mengatur jadwalnya secara otomatis.
4. Menerapkan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran
Anda bisa memberlakukan denda untuk menghindari pelanggan yang kurang bertanggung jawab sehingga mereka dapat melakukan pembayaran sebelum batas waktu yang telah ditetapkan.
Anda bisa mengatur besaran denda sesuai dengan kebijakan perusahaan. Lalu, pastikan besaran denda tersebut masuk akal agar tidak memicu permasalahan baru dengan pelanggan. Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan informasi tentang denda tersebut di dalam invoice hotel supaya pelanggan mengetahuinya sejak awal.
Itu dia beberapa contoh invoice hotel yang lengkap, sederhana, dan mudah untuk dibuat. Dengan memahami struktur dan informasinya yang benar, Anda dapat memverifikasi ketepatan pembayaran dari pelanggan dan lebih mudah dalam menyusun laporan keuangan perusahaan.
Tentunya, dalam mengelola invoice dan laporan keuangan secara keseluruhan, Anda membutuhkan perangkat IT yang memadai, seperti komputer atau laptop, agar pengelolaan data keuangan menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, Anda bisa menyewa perangkat tersebut dari Asani.
Di katalog sewa Asani, Anda bisa memilih berbagai jenis perangkat komputer atau laptop yang kualitasnya tinggi dan harga terjangkau. Jika sudah menemukan perangkat yang cocok, Anda bisa langsung mengajukan penawaran terbaik melalui WhatsApp resmi atau kirim email ke cs@asani.co.id.
Akan tetapi, jika masih ragu dengan pilihan Anda atau ingin berdiskusi terkait pengadaan perangkat IT di perusahaan, Anda bisa berkonsultasi secara gratis ke tim Asani. Yuk, gunakan layanan sewa laptop dan komputer dari Asani sekarang juga untuk menjamin kelancaran bisnis Anda!
Baca juga: Mengenal 5 Jenis Opini Audit Laporan Keuangan dan Tahapannya
