Pengadaan tender adalah aktivitas yang lazim dilakukan antar perusahaan atau pemerintah dengan perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan instansi. Jika perusahaan Anda hendak mengikuti tender, Anda perlu menyiapkan beberapa hal agar bisa memenuhi persyaratan pengadaan tender.
Selain itu, perusahaan Anda juga perlu memahami mekanisme dan tahapan tender agar tender berjalan sebagaimana mestinya. Lalu, apa saja yang harus dipersiapkan dalam pengadaan tender? Mari simak penjelasan selengkapnya berikut ini.
Apa itu Pengadaan Barang dan Jasa?
Sebelum membahas tentang pengadaan tender, mari simak penjelasan tentang pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang atau jasa adalah kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan metode tertentu agar mencapai kesepakatan harga, barang atau jasa, dan penawaran lainnya.
Dalam pengadaan barang atau jasa, baik penyelenggara tender atau penyedia harus mematuhi etika pengadaan barang atau jasa yang berlaku, filosofi pengadaan barang atau jasa, dan proses pengadaan yang berlaku.
Pengadaan barang dan jasa diatur oleh pemerintah pada Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintahan. Pada peraturan tersebut, disebutkan bahwa pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa oleh Kementerian, Lembaga, atau Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN atau APBD.
Apa itu Sistem Tender?
Tender adalah sistem jual beli barang dan/atau jasa yang melibatkan vendor (penyedia) dan penyelenggara tender. Para vendor akan datang untuk mempresentasikan penawaran terbaik mereka agar “memenangkan” tender. Pemenang tender adalah penyedia yang dapat menyediakan harga dan kualitas terbaik.
Sistem tender cukup digemari oleh banyak perusahaan karena nominal dan durasi kontrak tender yang sangat besar dan bervariasi. Pengadaan tender dapat dilakukan siapa saja, tetapi umumnya dilakukan oleh pemerintah.
Pengadaan tender dikelola oleh panitia pengadaan yang bertugas untuk melakukan pengadaan barang atau jasa. Pengadaan tender dilakukan dengan memasang iklan tender pada beberapa platform, seperti situs pengadaan atau media massa.
Pengadaan tender oleh pemerintah seluruhnya diadakan oleh Lembaga Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). LPSE adalah unit layanan yang menyelenggarakan pengadaan barang atau jasa secara elektronik. LPSE didirikan oleh Kementerian, Lembaga, Perguruan Tinggi, BUMN, atau Pemerintah Daerah untuk mengoperasikan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).
Lalu, perusahaan apa saja yang bisa mengikuti tender? Semua badan usaha yang legal secara administrasi, baik berskala mikro, kecil, atau menengah, dapat mengikuti tender. Dengan mengikuti tender, perusahaan dapat meningkatkan nilai bisnis dan memperluas jaringan kerja mereka.
Baca juga: Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan
Persiapan Mengikuti Tender
Pengadaan tender sepenuhnya diawasi oleh Badan Pengawas Tender. Agar dapat lolos pada persyaratan yang telah ditetapkan, perusahaan Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Pastikan perusahaan Anda memenuhi persyaratan tender dan peraturan perusahaan yang menawarkan tender.
- Pastikan modal yang perusahaan Anda miliki dapat memenuhi pekerjaan dan permintaan pemberi tender.
- Pastikan sumber daya bisnis seperti pekerja, peralatan, dan lain-lain telah siap untuk mengerjakan permintaan pemberi tender.
- Siapkan dokumen legal perusahaan, seperti Akta Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP).
- Siapkan proposal penawaran yang sesuai dengan kebutuhan pemberi tender. Perhatikan harga, garansi, layanan, dan barang atau jasa yang akan ditawarkan pada pemberi tender serta dokumen tender yang tersedia.
- Pastikan untuk mengisi dokumen penawaran dengan teliti.
Mekanisme Sistem Tender
Sistem tender memiliki beberapa tahapan dari undangan hingga memenangkan tender. Adapun mekanisme sistem tender yang perlu perusahaan Anda perhatikan adalah sebagai berikut.
1. Undangan Mengikuti Tender
Tahap pertama sistem tender adalah perusahaan Anda akan mendapatkan undangan mengikuti tender. Undangan dapat diberikan pada penyedia yang sering mengikuti tender dan perusahaan yang belum pernah mengikuti tender.
2. Penjelasan Teknis Tender
Setelah mendapat undangan mengikuti tender, perusahaan Anda akan dikumpulkan bersama peserta tender lainnya untuk mendapat penjelasan tentang tender yang akan berlangsung. Panitia pengadaan tender akan memaparkan projek yang ditenderkan, kriteria penilaian, persyaratan terkait, dan teknis pengadaan tender.
3. Pengajuan Proposal Teknis
Perusahaan Anda akan diminta untuk mengajukan proposal teknis pada perusahaan pemberi tender. Jika perusahaan Anda mengikuti tender untuk proyek besar, Anda bisa mencairkan biaya tender setelah proses tender berakhir.
4. Undangan Mengikuti Presentasi Proposal
Setelah proposal teknis dikirimkan pada perusahaan pemberi tender, perusahaan tersebut akan memilah proposal yang sesuai dengan proyek yang mereka tenderkan. Setelah menemukan kandidat penyedia yang sesuai, perusahaan pemberi tender akan mengundang penyedia untuk melakukan presentasi proposal teknis.
5. Presentasi Proposal
Perusahaan penyedia atau vendor yang terpilih akan melakukan presentasi proposal di hadapan tim penilai. Pada saat presentasi, biasanya vendor akan memberikan garansi apabila proyek tidak dapat diselesaikan sesuai kontrak. Garansi yang diberikan akan dimasukkan pada bank garansi dan dapat dicairkan oleh pemberi tender, tetapi tidak bisa dicairkan oleh vendor.
6. Pengumuman
Setelah presentasi, akan ada pengumuman hasil presentasi dari perusahaan yang berpartisipasi. Jika perusahaan Anda lolos pada tahap ini, perusahaan Anda akan diundang untuk mengikuti tahap lelang.
7. Tahap Lelang (Auction)
Pada tahap ini, vendor yang lolos seleksi presentasi akan menawarkan harga pada perusahaan pemberi tender. Kemudian, perusahaan tersebu akan memilih pemenang tender dan membuat persetujuan lebih lanjut dengan pemenang.
Cara Mendaftarkan Perusahaan ke LPSE
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, pengadaan tender pemerintah sepenuhnya dilakukan oleh LPSE. Oleh karena itu, jika perusahaan Anda ingin mengikuti tender yang diselenggarakan oleh pemerintah, Anda perlu mendaftarkan perusahaan ke LPSE.
Apabila perusahaan Anda telah terdaftar di LPSE, perusahaan Anda dapat mengikuti tender di lembaga LPSE di seluruh Indonesia. Pendaftaran ke LPSE dapat dilakukan secara online maupun offline. Adapun cara mendaftarkan perusahaan ke LPSE adalah sebagai berikut.
Pendaftaran secara Online
Sebelum mendaftarkan perusahaan Anda, pastikan dokumen usaha Anda lengkap dan legal. Dokumen yang perlu disiapkan adalah:
- Salinan KTP pemilik perusahaan, direksi, direktur, atau pejabat yang berwenang
- Dokumen asli dan salinan NPWP
- Dokumen asli dan salinan SIUP atau SIUJK
- Dokumen asli dan salinan TDP
- Dokumen asli dan salinan Surat Keterangan Domisili Usaha (SITU)
- Dokumen asli dan salinan pengesahan akta oleh Kemenkumham (khusus Perseroan Terbatas)
- Formulir keikutsertaan yang telah ditandatangani di atas materai
- Formulir pendaftaran
Adapun langkah-langkah mendaftar secara online adalah sebagai berikut:
- Masuk ke laman LPSE kota terdekat, pilih “Mendaftar Sebagai Penyedia Barang/Jasa”.
- Masukkan e-mail perusahaan.
- Isi formulir pendaftaran online.
- Siapkan berkas pendaftaran dan lakukan verifikasi berkas di kantor unit LPSE di kota/kabupaten tempat mendaftar.
- Setelah diverifikasi, Anda akan mendapat ID pengguna dan kata sandi.
- Perusahaan Anda terdaftar dan bisa mengikuti tender.
Pendaftaran secara Offline
Sebelum mendaftarkan perusahaan ke LPSE secara offline, Anda perlu menyiapkan beberapa berkas di bawah ini:
- Salinan KTP pemilik perusahaan, direksi, atau pejabat yang berwenang.
- Salinan NPWP
- Salinan TDP
- Formulir pendaftaran
- Formulir keikutsertaan
Berkas-berkas tersebut dikirimkan ke kantor LPSE terdekat dengan dimasukkan ke amplop tertutup. Jangan lupa untuk melampirkan berkas asli pada amplop yang berbeda. Setelah proses verifikasi selesai, berkas asli perusahaan akan dikembalikan.
Itulah penjelasan tentang pengadaan tender yang perlu Anda ketahui. Pastikan untuk mempersiapkan segala berkas dan kebutuhan agar tender berjalan dengan lancar. Perlu diingat untuk selalu mematuhi peraturan dan menghormati peserta tender lain.
Jika perusahaan Anda membutuhkan layanan pengadaan barang untuk menunjang bisnis, khususnya peralatan elektronik, Anda dapat mempercayakannya pada Asani. Asani menawarkan jasa sewa peralatan elektronik berkualitas, mulai dari komputer, laptop, peralatan rapat, dan lain sebagainya yang dapat Anda cek selengkapnya di katalog sewa Asani.
Selain itu, jika perusahaan Anda ingin mengelola aset perusahaan secara praktis, Asani menyediakan layanan lengkap pada aplikasi MyAsani. Anda juga bisa berkonsultasi secara gratis apabila memiliki permasalah IT di perusahaan Anda. Ayo daftar MyAsani sekarang dan kelola bisnismu dengan nyaman!
Baca juga: Procurement Adalah: Pengertian, Jenis, Proses, dan Prinsip
