Pada dasarnya, setiap perusahaan wajib memenuhi Quality Management System (QMS) yang baik. Dalam hal ini, QMS dapat membantu suatu perusahaan untuk melaksanakan quality control dalam menjaga mutu produk atau jasa yang ditawarkan.
Selain itu, tugas quality management system adalah membuat peraturan perusahaan yang efektif dan efisien. Dengan begitu, fokus perusahaan tidak hanya pada tahap produksi, tetapi juga berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan.
Lantas, apa itu quality managements system? Simak uraian berikut ini untuk mengetahui QMS selengkapnya.
Apa itu Quality Management System (QMS)?
Secara sederhana, quality management system (QMS) adalah merupakan kemampuan atau performa suatu perusahaan dalam menjaga kualitas barang atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Dengan kata lain, QMS dapat didefinisikan sebagai sistem terstruktur yang meliputi proses dan prosedur tertentu untuk menghasilkan produk dan jasa berkualitas tinggi yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
Saat membicarakan quality management system, selalu ada kata quality sebagai pokok utama sistem ini. Para ahli telah medefinisikan arti quality atau kualitas. Pertama, Westinghouse percaya bahwa kualitas adalah kemampuan kerja yang dapat memenuhi keinginan pelanggan secara berkelanjutan.
Lebih lanjut, W. Edwards Deming berpendapat bahwa kualitas merupakan bentuk pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan secara terus menerus. Di sisi lain, Philip B. Crosby berpendapat bahwa kualitas adalah kesesuaian terhadap kualitas produk yang ditawarkan.
Intinya, quality management system mendokumentasikan proses, prosedur, dan tanggung jawab dalam mencapai kualitas produk atau jasa sesuai dengan kebijakan dan sasaran perusahaan.
QMS dapat membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, persyaratan dan ketentuan produksi, serta meningkatkan keefektifan produksi secara berkelanjutan.
Dalam menjunjung mutu produk terbaiknya, terdapat QMS yang cukup populer digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia dan dikeluarkan oleh International Standard Organization (ISO). ISO menetapkan standar dengan prinsip-prinsip dasarnya yang lebih dikenal sebagai ISO 9001.
Untuk menjaga kualitas produknya, sebuah perusahaan harus memiliki sertifikasi ISO 9001. Sertifikasi ISO 9001 adalah sertifikasi quality management system yang berfungsi untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan, daya saing perusahaan, dan kinerja perusahaan.
Jadi, jika sebuah perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, itu berarti produk yang diluncurkan sudah terjamin kualitas dan standarnya.
Prinsip-Prinsip Quality Management System
Setelah mengetahui pengertian quality management system, sekarang Anda perlu memahami prinsip-prinsip dasarnya. Berdasarkan standarisasi ISO 9001 tahun 2015, ada 7 prinsip QMS yang digunakan sebagai pedoman perusahaan untuk melakukan peningkatan performa. Simak penjelasan berikut ini:
- Fokus pada pelanggan. Perusahaan berusaha atau berorientasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan terlebih dahulu.
- Kepemimpinan. Perusahaan berupaya dalam memengaruhi segala pihak dalam menentukan tujuan bersama.
- Keterlibatan elemen perusahaan. Perusahaan harus mengoptimalkan seluruh elemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
- Pendekatan pada proses. Perusahaan mengutamakan kualitas dari rangkaian proses yang berkaitan untuk membantu mencapai hasil yang diinginkan.
- Peningkatan. Perusahaan harus mematikan bahwa setiap harinya harus ada evaluasi dan peningkatan untuk mencapai kesuksesan.
- Pengambilan keputusan berdasarkan data. Perusahaan harus mengambil setiap keputusan melalui proses analisis data untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Manajemen hubungan. Perusahaan harus menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak eksternal untuk bermitra dan memenuhi kebutuhannya.
Baca juga: SOP Procurement: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Manfaat QMS
Selain sebagai standar yang digunakan untuk pengukuran tingkat performa perusahaan, quality management system juga memberikan sejumlah manfaat lainnya, mulai dari meningkatkan efisiensi kerja hingga meningkatkan kualitas produk. Simak poin-poin di bawah ini untuk selengkapnya.
1. Menjaga Kesesuaian Standar Kualitas
Manfaat QMS yang pertama adalah menjaga kesesuaian standar kualitas. Dengan adanya QMS, perusahaan dapat memastikan bahwa produk sesuai dengan standar kualitas dan regulasi yang berlaku di perusahaan.
2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, QMS dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan akan produk yang diluncurkan oleh perusahaan. Jika pelanggan puas dengan kualtias produk yang ditawarkan, besar kemungkinan untuk mereka kembali menggunakan produk Anda dan loyal pada bisnis.
3. Meningkatkan Kualitas Produk dan Jasa
QMS mendokumentasikan segala prosedur, ketentuan, dan proses dalam membuat produk sehingga perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk dan jasa mereka menjadi lebih baik seiring berjalannya waktu.
4. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Tidak hanya meningkatkan kualitas produk dan jasa, QMS juga berperan untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan menyingkirkan proses-proses yang tidak dibutuhkan. Dengan begitu, produktivitas dan efisiensi kerja akan terjaga.
5. Menekan Pengeluaran
Karena perusahaan bekerja secara efisien untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa yang ditawarkan, perusahaan tidak perlu khawatir dengan adanya pengeluaran lebih karena mengulang pekerjaan yang salah, mendapat komplain dari pelanggan, dan pembatalan kerja sama.
6. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi
QMS dapat meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar departemen dan staf di dalam persusahaan sehingga dapat bekerja dengan maksimal dan efektif. Hasilnya, produk dan jasa yang diproduksi akan sesuai standar dan meminimalisasi adanya miskomunikasi.
Pendekatan Proses QMS
Terdapat tiga langkah pendekatan proses quality management system yang biasa digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Simak uraian berikut ini.
1. Menentukan Proses
Pendekatan QMS pertama adalah menentukan proses. Artinya, perusahaan harus mendefinisikan secara rinci proses yang akan ditetapkan. Hal ini dilakukan supaya dapat mengurangi kesalahan di tengah proses berlangsung. Tentukan apa dan bagaimana proses QMS sejak awal agar dapat mencapai tujuan yang maksimal.
2. Menganalisis Masukan dan Keluaran Proses
Perlu diketahui bahwa masukan dari proses dapat berupa sumber daya manusia (SDM), bahan baku, peralatan, energi, dan modal. Sementara keluaran dari perusahaan dapat berupa barang atau jasa, baik mentah, setengah jadi, atau produk jadi.
Dalam hal ini, suatu perusahaan harus mampu memperkirakan masukan dan keluaran melalui proses terbaik agar dapat mencapai keberlangsungan usaha.
3. Memperkirakan Risiko, Hasil dan Efek
Pendekatan proses quality management system yang tidak kalah penting adalah menyangkut bagaimana seluruh pihak yang terlibat dipengaruhi oleh proses di setiap tahap yang ditentukan oleh perusahaan. Hal ini juga menyangkut pada hubungan perusahaan dengan pelanggan, supplier, serta pemerintah, sehingga aktivitas perusahaan dapat terukur dengan baik.
Itu dia pembahasan lengkap terkait quality management system beserta manfaat dan pendekatannya. Dapat disimpulkan, QMS menjadi salah satu komponen penting bagi setiap perusahaan karena memuat standar mutu, mulai dari fokus pelanggan hingga manajemen hubungan.
Selain itu, QMS memberikan sejumlah manfaat seperti pengembangan SDM yang lebih lanjut dapat membantu perusahaan mencapai hasil yang diinginkan. Agar dapat menghasilkan produk dengan mutu terbaik, tentu dibutuhkan perangkat berkualitas yang mendukung aktivitas perusahaan. Dalam hal ini, Anda dapat mempercayakannya pada Asani.
Asani menawarkan penyewaan perangkat laptop dan komputer dengan kualitas terjamin yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Selain sewa laptop, Asani juga menyediakan layanan lain untuk mengatasi berbagai macam permasalahan IT, seperti cyber security, pemanfaatan cloud application, hingga instalasi jaringan.
Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi tim Asani melalui email atau Whatsapp resmi untuk informasi lebih lanjut. Cek katalog Asani sekarang juga dan dapatkan penawaran menarik!
Baca juga: Ini 3 Contoh SOP Perusahan yang Benar serta Cara Membuatnya
