Payroll adalah sistem pembayaran yang diterapkan perusahaan, termasuk perusahaan startup maupun badan usaha lainnya, untuk mendistribusikan gaji dengan lebih mudah. Istilah payroll merujuk pada skema penggajian yang dilakukan secara otomatis dan akurat.
Adapun salah satu manfaat dari payroll adalah memungkinkan suatu perusahaan mengetahui laporan gaji dan menghemat waktu dalam proses penggajian karyawan setiap bulannya. Dengan begitu, sistem gaji perusahaan akan lebih teratur dan terhindar dari kesalahan perhitungan yang krusial.
Ingin menerapkan sistem penggajian karyawan yang efektif untuk perusahaan Anda? Yuk, ketahui cara kerja payroll pada artikel di bawah ini!
Apa itu Payroll?
Bagi perusahaan-perusahaan besar, manajemen payroll tidak asing lagi karena telah menjadi aspek penting untuk pengelolaan keuangan. Adapun pengertian payroll adalah sebuah sistem terintegrasi yang mengelola penggajian, termasuk cara pembayaran dan pengupahan pada karyawan secara rutin dalam jangka waktu tertentu.
Dengan kata lain, proses payroll adalah sistem penggajian otomatis yang diterapkan oleh suatu perusahaan kepada karyawan untuk mempermudah bagian administrasi atau HR. Maka dari itu, sistem payroll menjadi andalan bagi perusahaan-perusahaan berskala besar yang memiliki jumlah karyawan hingga ribuan.
Dalam cara kerjanya yang kompleks, payroll adalah suatu sistem yang mengkalkulasikan berbagai komponen pembayaran seorang karyawan, misalnya gaji pokok, tunjangan, bonus, asuransi, lembur, potongan pajak, dan potongan jaminan sosial serta kesehatan. Dengan begitu, perusahaan tidak lagi harus menghitung secara manual yang berpotensi terjadinya human error.
Manfaat Payroll
Setelah mengetahui pengertiannya, Anda perlu memahami manfaat payroll, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Utamanya, manfaat payroll berkaitan dengan efisiensi dan kepraktisannya. Untuk penjelasan lebih mendalam, beberapa manfaat payroll adalah sebagai berikut.
1. Data Terintegrasi
Setiap pembayaran atau penggajian dalam perusahaan tentunya tidak bisa terlepas dari input data masing-masing karyawan. Adapun data yang biasa dibutuhkan dalam penggajian di antaranya adalah identitas karyawan, waktu lembur, potongan pajak, denda, presensi, dan lain sebagainya.
Anda tidak perlu khawatir kesulitan dalam mengatur pembayaran karena payroll adalah sistem yang mengintegrasikan semua komponen tersebut untuk memudahkan HR dan perusahaan dalam mengelola data karyawan secara mudah dan praktis.
Baca juga: Cara Sharing Data Antar Komputer yang Perlu Anda Ketahui
2. Perhitungan Berjalan secara Otomatis
Sejalan dengan poin sebelumnya, penerapan sistem payroll memungkinkan perusahaan untuk melakukan perhitungan atau kalkulasi secara akurat. Cara kerja payroll yang terintegrasi tidak lagi mengharuskan perusahaan mengentri data secara manual sehingga lebih efektif dan efisien.
Selain itu, payroll dapat diatur secara rutin dalam jangka waktu tertentu sehingga waktu pembayaran gaji tidak akan mundur. Hal ini juga dapat membantu perusahaan meningkatkan indeks kepuasan karyawan karena ketepatan waktu penggajian yang dimilikinya.
3. Menyesuaikan Ketentuan Perusahaan
Walaupun sistem payroll adalah metode penggajian yang disediakan oleh pihak ketiga, nyatanya seluruh mekanismenya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari kebijakan terkait tunjangan hingga waktu pembayaran. Maka, kehadiran payroll oleh pihak ketiga tidak akan mengganggu prinsip dan aktivitas perusahaan yang telah ditentukan di awal.
Baca juga: 14 Aplikasi Absensi Karyawan untuk Perusahaan, Fitur Lengkap!
4. Meminimalkan Kesalahan
Perlu diketahui, beberapa faktor seperti rasa lelah, kelalaian, dan ketidakseriusan dapat memengaruhi performa karyawan, terlebih bagian administrasi atau HR. Dalam hal ini, payroll hadir sebagai sistem otomatis untuk menjawab kekhawatiran berkaitan dengan risiko human error dalam menghasilkan perhitungan yang tepat.
Meski demikian, perusahaan tetap harus melakukan monitoring untuk mengantisipasi adanya kesalahan sistem atau malafungsi, sehingga proses penggajian terhindar dari perkara yang tidak diinginkan.
Cara Kerja Payroll
Pada umumnya, penggajian karyawan terdiri dari uang makan, biaya transportasi, upah lembur, dan gaji pokok. Semua komponen tersebut akan dientri oleh staf terkait di awal konfigurasi payroll sehingga tidak perlu dimasukkan secara manual setiap waktu penggajian tiba.
Karena adanya faktor-faktor tersebut, penerapan payroll harus direncanakan dengan matang oleh perusahaan bersangkutan. Selengkapnya, penjelasan tiga tahapan payroll adalah sebagai berikut.
1. Pre-Payroll
Pre-payroll adalah langkah awal dalam menentukan kebijakan perusahaan terkait penggajian karyawan. Secara umum, kebijakan ini berkaitan dengan bonus, cuti, pencapaian target, dan lain sebagainya.
Meski dapat disesuaikan, perusahan tetap harus mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, misalnya BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Perhitungan PPh 21.
Setelah membuat kebijakan, staf memasukkan data karyawan untuk diolah dalam perhitungan pembayaran gaji. Data karyawan yang dientri termasuk presensi dan perubahan gaji. Kemudian, data diuji validitasnya agar data payroll akurat dan sesuai ketentuan perusahaan.
Baca juga: Perusahaan Startup: Pengertian, Ciri-Ciri, Jenis & Contohnya
2. Payroll
Setelah data masing-masing karyawan telah divalidasi, data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk perhitungan gaji bersih. Adapun gaji bersih merupakan upah yang telah disesuaikan dengan komponen perhitungan, seperti pajak, bonus, dan lain-lain. Komponen-komponen tersebut lah yang nantinya akan diperhitungkan dalam sistem payroll.
3. Post-Payroll
Setelah penggajian didistribusikan secara merata oleh tim HR, perusahaan harus mencatat transaksi keuangan karena gaji karyawan merupakan pengeluaran yang tergolong besar.
Tidak hanya itu, menurut Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015, perusahaan wajib menyertakan bukti pembayaran upah. Bukti pembayaran upah memuat rincian upah yang diterima oleh karyawan dan menjadi dokumentasi atau laporan bagi tim finance.
Hal yang Memengaruhi Sistem Payroll
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait sistem penggajian kepada karyawan. Namun, perusahaan umumnya mempertimbangkan komponen-komponen seperti gaji pokok, pencapaian target, kehadiran, hingga potongan denda. Adapun hal-hal yang memengaruhi sistem payroll adalah sebagai berikut.
1. Gaji Pokok
Gaji pokok dalam sistem payroll adalah komponen utama yang dapat memengaruhi besaran upah tenaga kerja. Pada dasarnya, setiap karyawan memiliki perhitungan gaji pokok sesuai dengan jabatan serta tugas dan tanggung jawab masing-masing. Dengan variabel yang berbeda-beda, sistem payroll akan memudahkan perhitungan gaji bersih oleh tim HR atau administrasi.
2. Pajak Penghasilan
Selanjutnya, hal yang memengaruhi sistem payroll adalah pajak penghasilan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016. Oleh sebab itu, perhitungan Pph 21 jangan sampai terlewat karena komponen ini juga berkaitan dengan kewajiban membayar pajak.
3. Tunjangan
Bagian penting lainnya dalam sistem payroll adalah tunjangan yang menjadi komponen tetap di setiap perusahaan. Adapun jenis tunjangan meliputi tunjangan hari raya, absensi, hingga transportasi. Walaupun demikian, pilihan dan besaran tunjangan tetap disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing.
4. Jaminan Sosial dan Kesehatan
Perlu diketahui, setiap perusahaan wajib mendaftarkan seluruh karyawannya untuk mendapatkan jaminan sosial dan kesehatan. Bentuk jaminan sosial dan kesehatan karyawan umumnya dapat berbentuk BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, hingga penyedia badan usaha swasta. Untuk itu, perusahaan harus mempertimbangan komponen tersebut supaya penerapan sistem payroll berjalan dengan semestinya.
Itu dia pembahasan lengkap mengenai payroll beserta manfaat hingga cara kerjanya. Perlu diingat, perhitungan payroll akan berjalan secara otomatis, sehingga berdampak terhadap efisiensi proses penggajian pada perusahaan. Maka dari itu, supaya dapat mencegah terjadinya kesalahan distribusi gaji dan upah, Anda perlu menerapkan proses payroll pada perusahaan.
Selain penerapan payroll, pengadaan fasilitas berupa perangkat untuk mendukung produktivitas karyawan juga harus diperhatikan. Dalam hal ini, percayakan saja pada Asani. Asani menawarkan jasa sewa perlengkapan perusahaan berkualitas, mulai dari laptop hingga komputer, untuk menunjang produktivitas.
Dengan menggunakan jasa Asani, Anda akan memperoleh layanan terkait permasalahan IT yang sedang dihadapi di perusahaan. Anda juga bisa menggunakan solusi IT Asset Management untuk bantu kelola perusahaan dan aset perusahaan Anda.
Jadi, apa yang Anda tunggu? Segera lakukan pendaftaran dan optimalkan aktivitas perusahaan Anda bersama Asani!
Baca juga: 5 Cara Menjaga Aset Perusahaan untuk Optimalkan Keuntungan
