Quotation letter atau surat penawaran merupakan dokumen yang berisikan produk dan harga untuk mendapatkan kesepakatan jual-beli dengan calon pelanggan. Sebagai seseorang yang menggeluti dunia bisnis, apakah Anda sudah tahu contoh quotation letter yang benar?
Sebab, membuat quotation letter tidak bisa dilakukan sembarangan karena Anda harus menjaga komunikasi yang jelas dan tertata rapi guna menjamin kelancaran transaksi. Yuk, telaah contoh quotation letter di artikel ini karena jika Anda berhasil meyakinkan calon pelanggan, otomatis akan berdampak pada peningkatan keuntungan perusahaan!
Apa itu Quotation Letter?
Quotation letter adalah surat resmi yang berisikan penawaran terkait barang atau jasa yang dijual oleh perusahaan kepada calon pelanggan. Biasanya, surat ini akan memuat informasi terkait deskripsi produk, harga, syarat, diskon, metode pembayaran, dan sebagainya.
Quotation letter adalah surat yang bersifat mengikat karena berkaitan erat dengan kesepakatan antara pihak untuk transaksi jual-beli. Oleh karena itu, baik penjual maupun pelanggan, harus memiliki pertimbangan yang matang sebelum melakukan kesepakatan tersebut.
Manfaat Quotation Letter
Selain berguna untuk memberikan penawaran, quotation letter juga dapat memberikan dampak positif lainnya bagi penjual maupun pelanggan. Manfaat-manfaat tersebut di antaranya, yaitu:
- Memberikan informasi detail terkait barang atau jasa kepada pelanggan agar lebih mudah dalam mencari produk yang diinginkan, serta tidak ragu untuk membuat kesepakatan.
- Mengurangi potensi kerugian yang disebabkan oleh beberapa hal, seperti ketersediaan stok, perubahan harga, dan pembatalan pemesanan.
- Memudahkan proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan.
- Membantu perusahaan dalam mengatur cash flow secara lebih mudah dan teliti.
- Meningkatkan visibilitas perusahaan di mata pelanggan sekaligus memperluas jaringan bisnis.
Jenis Quotation
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai contoh quotation letter, sebaiknya Anda pahami dulu jenis-jenis dari surat yang satu ini. Berikut ini adalah dua jenis surat penawaran harga yang dapat disusun dan disesuaikan berdasarkan jenis transaksi dan pihak yang terlibat.
1. Vendor Quotation
Salah satu jenis surat penawaran harga, yaitu vendor quotation, akan dibuat dan diberikan oleh perusahaan manufaktur kepada pihak supplier. Adapun tujuan dibuatnya surat penawaran ini adalah untuk menjual produk mentah atau setengah jadi yang diperlukan guna kegiatan produksi.
2. Customer Quotation
Di sisi lain, customer quotation adalah surat penawaran harga yang diberikan oleh perusahaan kepada calon pelanggan. Biasanya, surat ini akan dikeluarkan atas permintaan calon pelanggan atau dibuat oleh perusahaan untuk mendapatkan kesepakatan secara langsung.
Baca juga: SLA: Pengertian, Manfaat, Jenis, Komponen, & Cara Menghitung
Unsur dan Format Quotation Letter
Agar Anda memahami contoh quotation letter yang benar, tentu perlu dipahami terlebih dahulu unsur-unsur dan format yang ada di dalamnya. Sebab, Quotation letter harus disusun dengan rapi dan jelas agar pihak penerima dapat mencerna informasi dengan mudah. Setidaknya, surat penawaran harga harus disusun berdasarkan unsur dan format sebagai berikut.
1. Bagian Pembuka
Di bagian pembuka, Anda bisa mendeskripsikan perusahaan secara singkat. Jangan lupa tambahkan informasi penting, seperti surat izin perdagangan, NPWP, TDR, dan sebagainya, untuk menguatkan kredibilitas dan legalitas perusahaan di hadapan pelanggan.
Tak hanya itu, Anda juga harus menjelaskan mengapa surat penawaran tersebut dibuat secara singkat, padat, dan jelas. Selain informasi tersebut, Anda juga bisa menuliskan keunggulan dari produk-produk yang diproduksi oleh perusahaan di bagian ini.
2. Bagian Isi
Bagian isi adalah komponen paling utama dalam quotation letter. Sebab, dalam contoh quotation letter yang benar, bagian isi harus bisa menjelaskan jenis dan jumlah barang, serta harga.
Selain itu, disarankan juga untuk menyertakan informasi mengenai kualitas barang, metode pembayaran, waktu pengiriman dan pengerjaan, serta syarat dan ketentuan dengan jelas. Lalu, untuk meyakinkan pelanggan, Anda juga bisa menuliskan penawaran khusus, baik promo atau diskon, yang sedang berlaku di perusahaan.
3. Bagian Penutup
Di bagian penutup, Anda hanya perlu menuliskan harapan agar dapat membangun kesepakatan dengan calon pelanggan. Jangan lupa tuliskan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah mereka berikan untuk membaca quotation letter tersebut.
Bila diperlukan, Anda dapat menyertakan beberapa dokumen kerja sama sebelumnya guna meningkatkan ketertarikan calon pelanggan dalam menjalin kesepakatan jual-beli.
Sudah paham seputar Quotation Letter? Nah, coba cek juga beberapa produk kami untuk melengkapi kebutuhan Anda!
Contoh Quotation Letter
Setelah memahami pengertian, manfaat, jenis, unsur dan formatnya, sekarang mari kita bahas seperti apa contoh quotation letter yang dapat Anda terapkan untuk perusahaan. Berikut adalah contoh quotation letter, baik untuk perusahaan barang maupun jasa.
1. Contoh Quotation Letter untuk Barang
PT Purnama Sejahtera Jl. Batujadi No.21, Bandung No. Telepon: 022-342-4123/Kode Pos: 12821 Email: ptabckarya@gmail.com —————————————————————————————————————————- Yth. Kepala Bagian Pengadaan Barang PT Makmur Jaya Jl. Merpati Raya No.23, Surabaya Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memperkenalkan perusahaan kami, PT Purnama Sejahtera yang berfokus pada pengadaan barang elektronik kantor, termasuk komputer, printer, dan perlengkapan lainnya. Menyadari bahwa PT Makmur Jaya sedang mengalami perkembangan pesat dan berencana membangun gedung perkantoran baru, kami ingin menawarkan layanan kami dalam menyediakan alat-alat perkantoran yang dibutuhkan. Sehubungan dengan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk pengadaan barang elektronik khususnya printer, seperti berikut:
Besar harapan kami agar penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerja sama yang saling menguntungkan. Apabila Bapak/Ibu berminat dan bersedia untuk menjalin kerja sama, kami dengan senang hati akan melakukan pembicaraan guna membahas rincian dan persyaratan lebih lanjut. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan. Pembayaran ke rek NBI: 2500 8723 22 a/n Melati Setiawan Catatan:
Hormat Kami, Manajer Pemasaran PT Purnama Sejahtera |
Baca juga: Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa: Jenis & Cara Pembayaran
2. Contoh Quotation Letter untuk Jasa
PT Harmoni Indonesia Jl. Nasional No.30, Jakarta No. Telepon: 022-351-9801/Kode Pos: 19783 Email: ptharmoniindonesia@gmail.com —————————————————————————————————————————- Yth. Kepala Bagian Pengadaan Jasa PT Harapan Sentosa Jl. Payakumbuh No.19, Palembang Dengan hormat, Bersamaan dengan surat ini, kami ingin menyampaikan penawaran jasa layanan sesuai dengan permintaan yang diajukan oleh Kepala Bagian Pengadaan Jasa PT Harapan Sentosa pada kesempatan sebelumnya. Adapun rincian untuk pengerjaan 1 (Satu) service adalah sebagai berikut:
Demikian surat ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar penawaran ini dapat terwujud dalam jalinan kerja sama yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan. Hormat Kami, Manajer Pemasaran PT Harmoni Indonesia |
Itu dia contoh quotation letter atau surat penawaran yang bisa Anda implementasikan guna menjamin kelancaran transaksi jual-beli dengan calon pelanggan. Tentunya, contoh quotation letter tersebut bisa Anda modifikasi agar sesuai dengan tujuan penawaran yang akan dibuat.
Bagi Anda yang tinggal di area Cilegon dan membutuhkan produk Asani, coba minta penawaran dengan klik tombol di bawah ini!
Cara Membuat Quotation Letter
Agar quotation letter Anda terlihat profesional dan sesuai standar bisnis, ada beberapa langkah penting yang perlu diperhatikan. Berikut adalah cara membuat quiotation letter tersebut:
1. Gunakan Kop Surat Resmi
Kop surat harus mencantumkan logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Hal ini menunjukkan identitas perusahaan serta memberikan kesan profesional.
2. Cantumkan Tanggal dan Penerima Surat
Tuliskan tanggal pembuatan surat dan informasi lengkap penerima (nama, jabatan, serta nama perusahaan). Data ini menunjukkan surat ditujukan secara personal, bukan sekadar template umum.
3. Buat Subjek atau Perihal Surat
Judul atau perihal surat harus jelas dan singkat, contohnya: “Penawaran Harga Produk Alat Kantor”. Subjek yang tepat memudahkan penerima untuk langsung memahami maksud surat.
4. Sampaikan Isi Penawaran dengan Rinci
Bagian isi harus memuat detail berikut:
Nama produk atau jasa yang ditawarkan.
Jumlah unit atau durasi layanan.
Harga per unit dan total harga.
Ketentuan tambahan seperti pajak, biaya kirim, garansi, atau layanan purna jual.
Penyajian dalam bentuk tabel sangat disarankan agar lebih mudah dibaca.
5. Tentukan Batas Waktu Penawaran
Quotation letter sebaiknya mencantumkan masa berlaku, misalnya “penawaran berlaku hingga 30 September 2025”. Hal ini memberikan kepastian bagi kedua belah pihak dan mendorong calon klien untuk segera memberikan keputusan.
6. Tambahkan Call to Action
Call to action (CTA) adalah ajakan bagi penerima untuk menindaklanjuti surat, misalnya dengan menghubungi tim penjualan atau bagian procurement. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas, contohnya: “Apabila Bapak/Ibu memerlukan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami melalui…”.
7. Gunakan Bahasa Formal dan Profesional
Bahasa yang digunakan dalam quotation letter harus sopan, ringkas, dan tidak bertele-tele. Hindari penggunaan istilah yang ambigu agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Selain dari sisi eksternal, Anda juga harus memperhatikan internal perusahaan agar bisnis dapat beroperasi dengan lancar dan mencapai kesuksesan. Demi mengoptimalkan kinerja internal perusahaan, pastikan untuk menyewa perangkat komputer atau laptop dari Asani.
Asani adalah layanan penyewaan laptop dan komputer dengan harga terjangkau, serta kualitas terbaik bagi perusahaan. Anda bisa langsung mengecek katalog sewa untuk memilih perangkat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Namun, jika Anda masih ragu, Anda dapat melakukan konsultasi gratis dengan tim Asani untuk berdiskusi seputar pengadaan alat elektronik yang cocok dengan kebutuhan perusahaan saat ini.
Yuk, segera ajukan penawaran terbaik ke Asani melalui WhatsApp resmi atau kirimkan email ke cs@asani.co.id!
Baca juga: Work Breakdown Structure: Manfaat, Komponen, & Cara Membuat
