Inventaris Kantor: Pengertian, Tujuan, & Cara Membuatnya

Dalam melakukan proses bisnis, perusahaan akan mengadakan alat-alat penunjang, seperti komputer atau laptop. Alat-alat tersebut kemudian dikelompokkan dalam sebuah daftar barang bernama inventaris kantor. 

Membuat inventaris kantor penting untuk dilakukan agar barang-barang yang digunakan di kantor dapat termonitor dengan baik. Lalu, bagaimana cara membuat inventaris kantor? Simak penjelasannya berikut ini. 

Apa itu Inventaris?

Inventaris adalah daftar yang dibuat untuk mencatat semua barang milik perusahaan yang digunakan dalam proses bisnis. Inventaris kantor adalah daftar barang yang digunakan untuk melakukan tugas di kantor, seperti komputer, printer, alat tulis, dan lain sebagainya. 

Dalam mengurus barang-barang kantor, terdapat istilah inventarisasi yang berarti penyusunan daftar barang di perusahaan secara teratur sesuai ketentuan yang berlaku. Inventaris kantor selanjutnya dicatatkan dalam buku inventaris, sebuah buku yang memuat informasi tentang barang di kantor. Informasi pada buku inventaris meliputi nama barang, jenis, jumlah, tahun pembelian, harga, dan kode barang. 

Contoh inventaris kantor adalah peralatan elektronik, seperti laptop, komputer, televisi; dokumen perusahaan, seperti surat dan laporan; serta ruangan yang ada di kantor. 

Jenis Inventaris Barang

Berbicara tentang inventaris kantor, terdapat dua jenis inventaris barang, yaitu benda bergerak dan benda tidak bergerak. Kedua benda tersebut diatur dalam Pasal 504 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer). 

Untuk benda bergerak, diatur pada Pasar 509-518 KUHPer, sedangkan barang tidak bergerak diatur pada Pasal 506-508 KUHPer. Adapun penjelasan selengkapnya adalah sebagai berikut.

1. Benda Bergerak

Benda bergerak adalah benda yang sifatnya dapat dipindahkan karena tidak tergabung dengan tanah. Benda bergerak kemudian dibagi menjadi dua, yaitu benda habis pakai dan tidak habis pakai. 

Benda habis pakai adalah benda yang hanya bisa dipakai satu kali, seperti kertas, pensil, tinta, dan lain sebagainya. Di sisi lain, benda tidak habis pakai adalah benda yang bisa dipakai dalam jangka waktu yang lama dan berulang kali, seperti lemari, printer, laptop, dan lain sebagainya.

Benda bergerak juga dibedakan menurut ketentuan undang-undang. Contoh benda bergerak karena ketentuan undang-undang adalah hak pakai benda bergerak, piutang, dan lain sebagainya.

2. Benda Tidak Bergerak

Benda tidak bergerak adalah benda yang tidak dapat berpindah, seperti gedung dan tanah. Benda tidak bergerak juga termasuk sesuatu yang melekat pada tanah, seperti pohon di atas tanah.

Kemudian, barang tidak bergerak juga mencakup barang yang memiliki tujuan pemakaian tertentu, seperti produk yang dihasilkan pabrik, benda yang melekat pada dinding gedung, dan lain-lain. Selain itu, benda tidak bergerak juga mencakup benda-benda yang sudah diatur undang-undang, seperti hak kepemilikan tanah, hak usaha, dan lain sebagainya. 

Baca juga: 18 Fasilitas Kantor untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan

Tujuan Inventaris Kantor

Inventaris merupakan catatan barang-barang yang ada di kantor dan berfungsi untuk mengetahui kondisi barang. Membuat inventaris kantor memiliki berbagai tujuan, di antaranya:

1. Ketertiban Administrasi

Tujuan inventaris kantor yang pertama adalah agar tercipta ketertiban administrasi di perusahaan. Dengan membuat inventaris kantor, Anda bisa memonitor perlengkapan kantor dan meminimalisasi terjadinya kehilangan barang. 

Inventaris kantor juga bertujuan untuk merapikan aset yang dimiliki perusahaan agar mudah dipantau dan diperbaiki jika perlu. Anda juga bisa menemukan barang di lokasi yang seharusnya dengan mudah. 

2. Pemantauan Barang

Tujuan yang selanjutnya adalah agar mudah memantau barang-barang di perusahaan. Anda dapat melakukan pemeliharaan dan perbaikan sesuai catatan yang ada. Selain itu, inventaris kantor juga memudahkan procurement sehingga pengadaan barang tepat sesuai kebutuhan dan anggaran. 

3. Penghematan Anggaran

Seperti yang telah disinggung di atas, inventaris kantor memudahkan perusahaan dalam menghemat anggaran pengadaan barang karena semua informasi barang ada pada buku inventaris. Dengan begitu, Anda bisa menentukan perlengkapan yang akan dibeli dan menghindari membeli alat yang tidak perlu. 

4. Penghitungan Kekayaan Kantor

Tujuan yang terakhir adalah dapat menghitung kekayaan kantor melalui informasi barang yang dimiliki perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa membuat laporan kekayaan dan kepemilikan barang secara rinci.

Cara Membuat Inventaris Kantor

Anda dapat membuat inventaris kantor secara manual atau menggunakan aplikasi. Jika Anda ingin membuat inventaris kantor secara manual, simak caranya berikut ini.

1. Mencatat Barang

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mencatat barang-barang yang ada di kantor. Buatlah format inventaris kantor secara rinci agar tidak ada data yang salah. Catatan pada inventaris kantor kemudian akan dimasukkan ke buku inventaris. 

2. Memasukkan Data ke Buku Induk Barang Inventaris

Setelah semua barang tercatat, Anda bisa memasukkan data barang ke buku induk barang inventaris. Untuk mempermudah pencatatan, Anda dapat memberikan kode pada barang. Setiap barang memiliki kodenya masing-masing, jadi jangan sampai kode tertukar dengan barang lain. Fungsi kode pada barang adalah untuk mendeteksi kehilangan barang di kantor. 

Anda juga perlu menyiapkan kode pengguna barang agar bisa memantau barang yang digunakan. Untuk memudahkan pencatatan barang dan pengguna, Anda bisa membuat kartu inventaris ruangan. 

Setiap pengguna yang menggunakan ruangan dan barang-barang yang ada di dalamnya harus menuliskan data di kartu tersebut. Dengan begitu, Anda bisa memantau penggunaan barang di kantor. 

Cara Pengkodean Barang Inventaris Kantor

Dalam membuat daftar barang untuk inventaris kantor, Anda perlu membuat kode untuk setiap barangnya agar bisa memonitor barang sesuai jenisnya. Setiap jenis barang memiliki kodenya masing-masing, dan setiap perusahaan memiliki prosedur pelabelan kodenya masing-masing. 

Label inventaris umumnya terdiri dari beberapa informasi, seperti:

• Nomor barang
• Kode bar
• Nama perusahaan
• Lokasi penyimpanan
• Tanggal masuk dan keluarnya barang

Berikut adalah contoh cara pengkodean barang inventaris kantor yang bisa Anda terapkan pada perusahaan Anda.

1. Tentukan Angka untuk Kode Barang

Anda bisa menentukan angka-angka yang dapat menjadi kode barang. Misalnya, sebuah kode barang terdiri dari tujuh angka. Angka pertama menunjukkan kode golongan barang (benda bergerak atau tidak bergerak), angka kedua dan ketiga menunjukkan kode barang, angka keempat dan kelima berisi kode kelompok barang, serta angka keenam dan ketujuh berisi kode jenis barang.

2. Tentukan Simbol Barang

Selain angka kode, Anda juga bisa menggunakan simbol untuk menandakan bahwa barang tersebut milik suatu departemen. Simbol yang digunakan bisa berupa huruf, gambar, atau angka. 

3. Sesuaikan Label Kode Barang dengan Peraturan

Setelah membuat kode, Anda perlu mencetaknya ke label untuk kemudian ditempelkan pada barang. Pastikan ukuran label, jenis bahan label, dan kode bar untuk label sesuai dengan peraturan perusahaan. Pilihlah bahan label yang tahan lama, tidak mudah pudar, dan tidak mudah rusak akibat bahan kimia. 

4. Seragamkan Label Kode Barang

Selanjutnya, pastikan label kode barang seragam, mudah dibaca, dan mudah dipindai dengan alat pemindai. Posisikan label di sisi barang yang sama agar staf bisa memproses barang dengan mudah. Pastikan juga kode barang sudah sesuai dengan catatan.

Surat-Surat yang Dibutuhkan dalam Inventaris Kantor

Selain buku inventaris dan label, Anda juga perlu membuat surat-surat, salah satunya surat serah terima barang inventaris. Berikut adalah contoh surat serah terima barang inventaris kantor.

Demikian informasi tentang inventaris kantor yang bisa Anda terapkan pada perusahaan Anda. Inventaris kantor dapat membantu Anda memantau dan mengelola penggunaan aset di kantor secara rinci. 

Jika perusahaan Anda ingin mengelola aset perusahaan secara praktis, Anda bisa mempercayakannya pada Asani. Asani menyediakan layanan lengkap pada aplikasi MyAsani. Anda juga bisa berkonsultasi secara gratis apabila memiliki masalah pengadaan perangkat IT  di perusahaan Anda. 

Tidak hanya itu, Asani juga menawarkan jasa sewa peralatan elektronik untuk menunjang bisnis Anda, seperti komputer, laptop, peralatan rapat, dan lain sebagainya yang dapat Anda cek di katalog sewa Asani. Anda bisa minta penawaran melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id. Ayo daftar MyAsani, minta penawaran, dan kelola bisnis Anda dengan nyaman!

Baca juga: Evaluasi Karyawan: Pengertian, Manfaat, Kriteria & Faktornya