10 Perlengkapan Ruang Meeting untuk Produktivitas Perusahaan

Perlengkapan ruang meeting menjadi hal yang krusial untuk menunjang produktivitas perusahaan, terutama mencapai scale up bisnis. Bagaimana tidak, fasilitas ruang meeting mengakomodasi setiap kebutuhan divisi perusahaan agar dapat menyampaikan materi dengan optimal.

Tidak sampai situ, fasilitas ruang rapat juga dapat menciptakan suasana nyaman dan aman karena venue terjaga privasinya, misalnya dengan tersedianya CCTV atau perangkat laptop bagi setiap divisinya.

Oleh karena pertimbangan tersebut, Anda perlu memenuhi fasilitas seperti perangkat laptop, LCD, koneksi Wi-Fi, hingga meja dan kursi untuk menunjang produktivitas perusahaan. Selengkapnya, berikut fasilitas yang harus ada dalam ruang rapat. 

Daftar Perlengkapan Ruang Meeting

Sebagai bentuk komunikasi untuk memecahkan masalah, melakukan kerjasama, serta memberikan informasi, suatu perusahaan akan mengadakan meeting yang dihadiri oleh pihak-pihak terlibat.

Namun, supaya tujuan tersebut dapat terwujud dengan baik, terdapat daftar perlengkapan ruang meeting yang perlu dipenuhi. Selengkapnya, beberapa daftar perlengkapan ruang meeting adalah sebagai berikut.

1. Perlengkapan Laptop atau Komputer

Kecanggihan teknologi di masa kini turut menunjang keperluan perusahaan dalam segala aspek bisnis, termasuk agenda meeting. Dalam hal ini, contoh perlengkapan ruang meeting adalah laptop atau komputer.

Dahulu, mungkin kita menganggap perangkat laptop sebagai aset pelengkap untuk menunjang kinerja. Namun, saat ini, laptop menjadi kebutuhan meeting bagi hampir semua perusahaan, terlebih saat Anda harus presentasi atau berhadapan dengan klien. 

Walau begitu, belum tentu semua perusahaan memiliki aset laptop atau komputer untuk kebutuhan meeting. Maka dari itu, jika Anda membutuhkan layanan sewa laptop, pilih saja Asani sebagai opsi yang mudah dan praktis. Tak hanya itu, Anda juga bisa memanfaatkan keuntungan berupa konsultasi permasalahan IT yang disediakan Asani untuk para penyewa.

2. LCD dan Tripod Screen Projector

Perlengkapan ruang meeting selanjutnya adalah LCD beserta tripod screen projector. Perlu diketahui, LCD dalam rapat berfungsi untuk menampilkan bahan presentasi, baik PowerPoint maupun video, sehingga dapat disimak oleh seluruh audiens. 

Sementara itu, tripod screen projector atau layar proyektor merupakan permukaan datar untuk memproyeksikan bahan presentasi sehingga dapat terlihat jelas.

Tanpa kedua alat penunjang tersebut, Anda akan kesulitan untuk menampilkan gambar atau data yang perlu didiskusikan bersama. Berkenaan dengan hal tersebut, kini Asani menyediakan sewa meeting room equipment, termasuk proyektor hingga monitor tanpa minimal unit.

Baca juga: 18 Fasilitas Kantor untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan

3. Koneksi Wi-Fi Memadai

Dewasa ini, koneksi Wi-Fi menjadi kebutuhan utama dalam dunia bisnis dan pekerjaan. Bahkan, di hampir semua tempat telah tersedia koneksi Wi-Fi karena perannya yang amat penting untuk mempermudah komunikasi.

Koneksi Wi-Fi yang memadai digunakan sebagai perlengkapan ruang meeting yang terintegrasi dengan penggunaan perangkat laptop atau komputer. Dengan demikian, peserta meeting akan mendapatkan kemudahan untuk mengakses data, mengecek e-mail, hingga menghubungi pihak-pihak terkait.

4. Flip Chart

Flip chart atau papan presentasi merupakan lembaran kertas yang digunakan untuk mempresentasikan informasi kepada audiens dengan cara membalikkan halaman. Umumnya, flip chart digunakan untuk memvisualisasikan ide, gambar, tabel, dan materi presentasi lainnya. Walau begitu, penggunaan flip chart semakin berkurang karena perlengkapan ruang meeting ini tergolong kurang praktis.  

5. Papan Tulis 

Meski merupakan temuan lama, penggunaan papan tulis beserta kelengkapannya nyatanya belum bisa tergantikan sepenuhnya. Terkadang, papan tulis digunakan beriringan dengan penggunaan proyektor dan laptop. 

Ketika proyektor menampilkan materi presentasi, papan tulis memungkinkan presenter untuk mengungkapkan ide yang muncul dalam pembahasan rapat. Selain itu, papan tulis dan kelengkapannya juga digunakan untuk menegaskan atau memperjelas bahasan rapat.

6. Buku Catatan dan Pulpen

Meski sudah ada iPad atau tablet portabel, buku catatan dan pulpen masih menjadi perlengkapan ruang meeting yang tidak boleh sampai tertinggal. Sebab, sebagian orang masih memilih buku fisik untuk mencatat poin-poin penting selama rapat berlangsung. Jadi, pastikan Anda dapat membawa buku catatan dan pulpen sebelum rapat dimulai.

7. Sound System

Selanjutnya, perlengkapan ruang meeting yang tidak kalah penting adalah sound system. Faktanya, presentasi tim yang menampilkan video selama rapat berlangsung tidak terlepas dari aspek audio.

Supaya audio dapat terdengar dengan baik oleh seluruh peserta rapat, sound system perlu disediakan. Biasanya, perangkat sound system sederhana sudah termasuk microphone wireless, receiver, speaker, dan berbagai penunjang lainnya. 

Untuk menunjang rapat, Asani juga menyediakan sewa set audio yang terdiri dari speaker dan microphone dengan kualitas audio terbaik. 

Baca juga: Mengenal Topologi Jaringan Kantor: Jenis dan Macamnya

8. Akses Listrik

Pada dasarnya, fungsi akses listrik bagi keberlangsungan meeting cukup krusial. Sebab, hampir semua alat perlengkapan ruang meeting membutuhkan arus listrik agar bisa digunakan dengan optimal, mulai dari laptop, sound system, hingga router Wi-Fi. Maka dari itu, Anda perlu mengetahui bagaimana reliabilitas akses listrik pada tempat meeting supaya tidak mengganggu keberlangsungan kegiatan perusahaan.

9. Mesin Fotocopy

Mesin fotokopi bisa menjadi perlengkapan tambahan untuk ruang meeting Anda, terutama dalam fungsi penggandaan dan penyebaran materi. Meski terdengar sepele, materi yang dicetak serta disebar ke seluruh peserta rapat dapat mempermudah setiap divisi untuk mencatat dan memberi tanggapan.

10. Memiliki Gorden atau Penutup Jendela

Jenis konsep open space terkadang kurang cocok untuk beberapa kasus pertemuan, terutama yang pembahasannya bersifat rahasia. Di samping itu, tidak adanya penutup jendela pada ruang meeting dapat menimbulkan suasana kurang nyaman dan kondusif. Maka, tidak ada salahnya untuk menyediakan gorden atau penutup jendela lainnya agar peserta rapat tetap fokus pada pembahasan utama.

11. Dokumen Rapat

Beriringan dengan fungsi mesin fotokopi, dokumen rapat menjadi hal penting sebagai perlengkapan ruang meeting yang tidak bisa dianggap remeh. Pasalnya, dokumen rapat berguna untuk mendukung, memvalidasi, dan melengkapi pembahasan yang akan fatal apabila tidak dibawa saat meeting.

Adapun beberapa dokumen rapat meliputi lembar presensi, notulensi, materi presentasi, laporan kemajuan mingguan, dan lain sebagainya. Sementara itu, Anda dapat menggunakan mesin fotokopi untuk mendistribusikan dokumen dalam bentuk fisik ke seluruh peserta rapat.

12. Meja dan Kursi 

Meja dan kursi merupakan perlengkapan ruang meeting terakhir yang tidak kalah pentingnya. Kedua perabot ini nyatanya dapat menunjang produktivitas, baik bagi individu maupun kelompok. 

Dalam hal ini, kursi akan menjadi tempat duduk peserta rapat sehingga mereka merasa nyaman dan meeting bisa berjalan dengan lebih kondusif. Di sisi lain, meja dibutuhkan dalam ruang meeting untuk meletakkan berbagai perlengkapan yang dibawa oleh peserta rapat, misalnya laptop dan alat tulis.

Sekian rekomendasi perlengkapan ruang meeting yang dapat dipertimbangkan sebelum Anda melakukan koordinasi divisi. Sebab, fasilitas ruang rapat yang memadai berarti terpenuhinya kebutuhan perusahaan. 

Kini, Anda tidak perlu bingung mencari perlengkapan ruang meetingi karena Anda bisa menyewanya dengan mudah di Asani. Asani melayani kebutuhan peralatan meeting mulai dari sewa TV LED, sewa proyektor, sewa monitor, dan lain sebagainya.

Selain perlengkapan tersebut, laptop juga penting untuk menunjang produktivitas tim saat mengadakan meeting. Oleh karena itu, siapkan perlengkapan ruang meeting tanpa ribet dengan sewa perangkat laptop dan komputer untuk agenda rapat Anda di Asani.

Asani adalah perusahaan yang menawarkan sewa laptop dengan berbagai keuntungan seperti konsultasi permasalahan IT, konfigurasi jaringan, dan persiapan teknologi lainnya. Anda bisa memilih berbagai jenis laptop sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang pastinya lengkap dan terjangkau.

Jadi, tunggu apalagi? Langsung saja cek katalog sewa Asani dan ajukan penawaran sekarang juga untuk pengadaan fasilitas ruang rapat perusahaan!

Baca juga: Procurement Adalah: Pengertian, Jenis, Proses, dan Prinsip