Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan

Proses pengadaan barang atau jasa di sebuah perusahaan tidak bisa dilakukan sembarangan. Tim procurement harus bisa memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan jasa atau barang  dimulai dari perencanaan, pemilihan vendor, proses negosiasi, dan penandatanganan kontrak perjanjian. Procurement barang harus berlangsung efisien dan efektif.

Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Prosedur yang dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa harus mampu mendukung dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Berikut adalah proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan:

1. Menganalisis dan Mencatat Kebutuhan Perusahaan

Biasanya, bagian divisi di setiap perusahaan akan mengajukan kebutuhan barang atau jasa kepada tim procurement. Tim divisi tersebut harus bisa memastikan bahwa pengajuan barang atau jasa memang benar-benar penting.

2. Meminta Persetujuan dari Manajemen

Pengajuan barang atau jasa dari tiap divisi tidak semuanya bisa langsung disetujui langsung oleh tim procurement. Tahap yang perlu dilalui selanjutnya adalah persetujuan dari manajemen perusahaan. Persetujuan biasanya ditandai dengan dokumen yang menyatakan bahwa proses procurement bisa mulai dijalankan.

Baca juga:  Sewa Laptop untuk Perusahaan, Apakah Data Perusahaan Aman?

3. Mencari Vendor

Setelah mendapat persetujuan dari manajemen, tim procurement akan mulai mencari vendor atau supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses ini dilakukan untuk mendapat vendor yang memiliki harga dan kualitas terbaik.

4. Meminta Penawaran atau Quotation

Setelah menemukan beberapa vendor yang sesuai, tim recruitment biasanya meminta vendor atau supplier untuk memberikan penawaran.

5. Melakukan Negosiasi dan Pemilihan Vendor  

Pada masa penawaran, tim procurement sudah bisa melakukan proses negosiasi agar bisa mendapatkan keuntungan lebih baik.

6. Membuat Purchase Order dan Dokumen Kontrak

Jika sudah berhasil negosiasi dengan vendor, tim bisa mulai melakukan pemesanan dalam bentuk purchase order. Dokumen kontrak dibuat agar semua berjalan sesuai dengan kesempatan oleh perusahaan dan vendor terpilih. Nantinya vendor akan membuat dokumen pengiriman barang.

7. Menerima dan Mengecek Kualitas Barang

Setelah semua dokumen lengkap dan vendor melakukan pengiriman barang, tim procurement harus terus memastikan bahwa barang benar-benar diterima dengan baik. Selain itu, tim juga harus melakukan pengecekan kualitas barang apakah sesuai dengan kesepakatan.

8. Membayar Barang dan Jasa

Perusahaan akan menerima tagihan atau invoice dari vendor yang harus dibayar. Dokumentasikan setiap pembayaran yang dilakukan dan simpan dengan baik.

Itulah proses umum pengadaan barang dan jasa pada suatu perusahaan. Jika Anda membutuhkan laptop atau komputer untuk perusahaan, Asani menyediakan sewa laptop atau komputer. Lihat katalog Asani lengkap untuk kebutuhan design graphic, editing video, develop website atau aplikasi, serta administrasi, dan bisnis.

Pastikan Anda memilih jasa sewa laptop yang memiliki harga sewa terjangkau, aman, dan terpercaya.

Asani  merupakan  partner  yang tepat untuk Anda jika membutuhkan penyewaan laptop dan perangkat IT untuk perusahaan.

Jika Anda tertarik, ajukan penawaran sekarang juga ke Asani dengan menghubungi  official WhatsApp Asani  atau customer service kami di  cs@asani.co.id.

Baca juga:  Tips Meningkatkan Efisiensi Procurement Perusahaan