Tanggung Jawab dan Skill Pekerjaan Staff Purchasing

Dalam tahap procurement, di dalamnya ada tahap purchasing. Istilah purchasing berbeda dengan procurement. Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh divisi atau departemen di sebuah perusahaan. Apa tanggung jawab dan skill pekerjaan purchasing?

Skill yang Dibutuhkan untuk Pekerjaan Staff Purchasing

Kemampuan yang dibutuhkan seorang staff purchasing yaitu:

1. Komunikasi

Staff purchasing akan selalu berhubungan dengan divisi atau departemen lain, maka dari itu keahlian dalam berkomunikasi akan sangat penting dan dibutuhkan. Selain itu, tim purchasing juga harus banyak berhubungan dengan vendor atau supplier, sehingga harus menjaga hubungan kerja sama dengan baik.

2. Negosiasi

Skill negosiasi dipadukan dengan komunikasi yang baik akan membantu mendapatkan barang atau jasa dengan harga terbaik yang menguntungkan perusahaan.

3. Networking

Kebutuhan yang beragam dari tiap divisi membuat tim purchasing harus mencari berbagai macam jenis jasa maupun barang, maka dari itu tim purchasing diharapkan mampu mencari jaringan atau koneksi dengan vendor. Akan lebih baik jika tim sudah memiliki koneksi.

4. Kemampuan Mencatat dan Mendokumentasikan Dokumen dengan Baik

Proses purchasing harus dicatat dan didokumentasikan dengan baik agar tidak menyulitkan divisi lain yang berhubungan dengan proses pembelian barang seperti bagian keuangan. Sistem pencatatan yang baik dan terorganisir akan membantu mengurangi masalah di masa depan.

5. Kemampuan Mengoperasikan Komputer

Kemampuan ini sangat dibutuhkan karena ada banyak dokumen yang dibuat oleh tim purchasing baik sebelum maupun sesudah membeli barang atau jasa.

Baca juga: Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan

Tanggung Jawab Pekerjaan Staff Purchasing

Purchasing tidak hanya bertugas untuk membeli barang, ada beberapa tanggung jawab lain yang dipegang oleh staff purchasing yaitu:

1. Menyusun Daftar Barang atau Jasa yang Akan Dibeli untuk Setiap Divisi Perusahaan

Tiap divisi perusahaan pasti memiliki kebutuhan yang berbeda, maka dari itu tim purchasing harus memastikan kebutuhan yang harus dibeli. Staff purchasing dapat membuat daftar kebutuhan bulanan maupun kebutuhan sekali beli.

2. Menganalisis Kualitas Supplier atau Vendor

Tim purchasing dapat menyusun supplier potensial untuk diajak kerja sama. Memilih vendor terbaik mampu memberikan keuntungan bagi perusahaan. Kegiatan ini harus dijalankan dengan baik agar perusahaan bisa mendapatkan manfaat maksimal dan tidak ada kesalahan sehingga menyebabkan kerugian.

3. Melakukan Negosiasi dan Pembelian Barang

Selain menyusun daftar yang harus dibeli, tim purchasing juga harus memastikan bahwa setiap pembelian sudah disetujui oleh manajemen perusahaan. Negosiasi adalah skill yang dibutuhkan oleh seorang staff purchasing. Negosiasi dilakukan agar terjadi kesepakatan yang sama-sama menguntungkan antara pembeli dan vendor. Setelah kata sepakat dicapai, langkah selanjutnya tim purchasing akan membuat Purchase Order (PO) untuk diberikan ke supplier.

4. Membuat Rekapitulasi dan Laporan Pembelian Barang

Staff purchasing harus bisa membuat rekapitulasi dan laporan pembelian barang dengan baik. Laporan yang dibuat akan berguna untuk melihat apakah pembelian yang dilakukan sudah optimal dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Selain itu, di dalam laporan itu juga bisa didapatkan progress kerja sama dengan supplier. Jika ada vendor yang bermasalah, tim purchasing staff bisa langsung mencari pengganti.

5. Membina Hubungan Baik dengan Supplier

Menjaga hubungan baik dengan supplier dilakukan agar kerja sama bisa terus berlanjut. Mencari supplier yang cocok, sesuai, dan bisa bekerja sama dengan perusahaan tidak mudah. Maka dari itu, hubungan yang sudah terjalin baik diharapkan terus berlangsung dengan baik.

Pekerjaan sebagai staf purchasing dinilai menarik karena bisa bertemu dan berinteraksi dengan banyak orang. Kemampuan yang mumpuni dapat membantu pekerjaan purchasing menjadi lebih baik.

Proses purchasing juga membutuhkan ketelitian dan kehati-hatian karena bisa mempengaruhi kinerja perusahaan. Jika Anda membutuhkan laptop atau komputer untuk membantu meningkatkan kinerja karyawan, Asani menyediakan sewa laptop atau komputer dengan spesifikasi yang sesuai kebutuhan perusahaan. Lihat katalog Asani lengkap untuk kebutuhan design graphic, editing video, develop website atau aplikasi, serta administrasi, dan bisnis.

Pastikan Anda memilih jasa sewa laptop yang memiliki harga sewa terjangkau, aman, dan terpercaya.

Asani merupakan partner yang tepat untuk Anda jika membutuhkan penyewaan laptop dan perangkat IT untuk perusahaan.

Jika Anda tertarik, ajukan penawaran sekarang juga ke Asani dengan menghubungi official WhatsApp Asani atau customer service kami di cs@asani.co.id.

Baca juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing di Perusahaan