Teleconference adalah sebuah inovasi yang dapat mempermudah manusia dalam melakukan komunikasi. Dengan teleconference, Anda bisa melakukan komunikasi dengan banyak orang tanpa memandang jarak. Maka dari itu, teleconference bisa meningkatkan keuntungan perusahaan karena dapat memperlancar komunikasi antar pegawainya.
Untuk dapat melakukan teleconference dengan baik, Anda perlu melakukan beberapa persiapan sebelumnya. Selain itu, terdapat beberapa jenis teleconference yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan. Untuk Anda yang masih asing dengan istilah teleconference, simak artikel ini sampai akhir.
Apa itu Teleconference?
Teleconference adalah konferensi atau pertemuan yang dilakukan melalui media digital. Istilah lain yang sering digunakan untuk menyebut teleconference adalah telewicara, teleseminar, atau telekonferensi. Teleconference sebenarnya sudah sering dilakukan sejak tahun 2000 an, tapi hal ini menjadi sangat populer ketika masa pandemi datang.
Ketika masa pandemi datang, banyak kegiatan yang tidak bisa dilakukan dengan bertatap muka secara langsung. Mulai dari meeting pekerjaan hingga kegiatan belajar dan mengajar di sekolah. Agar kegiatan tersebut tetap bisa berjalan, orang-orang mulai memanfaatkan teleconference.
Jenis-Jenis Teleconference
Perlu diketahui, teleconference memiliki beberapa jenis. Jenis-jenis tersebut dibagi berdasarkan media yang digunakan. Adapun jenis-jenis teleconference meeting adalah sebagai berikut.
1. Audio Teleconference
Audio teleconference adalah telekonferensi yang dilakukan dengan menggunakan media suara saja. Konsepnya sama seperti telepon, tapi yang berpartisipasi tentunya lebih dari dua orang. Dikarenakan hanya menggunakan media suara, pada umumnya orang-orang yang hendak mengadakan audio teleconference akan menentukan topik pembahasan terlebih dahulu.
Selain itu, Anda juga perlu menyiapkan bahan topik diskusi secara tertulis untuk mempermudah jalannya telekonferensi. Meskipun sudah ada jenis telekonferensi lain yang lebih baik, audio teleconference masih diminati banyak orang untuk berdiskusi atau sekedar mengobrol bersama dengan banyak orang.
2. Audio Graphic Teleconference
Audio graphic teleconference adalah jenis telekonferensi yang menggunakan media suara serta bisa memunculkan gambar maupun dokumen grafis lainnya. Konsepnya kurang lebih sama dengan audio teleconference, hanya saja pada jenis telekonferensi ini Anda bisa memunculkan dokumen grafis untuk dilihat semua peserta telekonferensi.
Jika dibandingkan dengan audio teleconference, jenis konferensi ini jauh lebih efisien karena dapat melihat materi diskusi secara langsung sehingga telekonferensi yang dilakukan bisa berjalan lebih lancar. Pada umumnya, jenis dokumen grafis yang ditampilkan pada audio graphic teleconference adalah diagram, tabel, serta materi presentasi lainnya.
Baca juga: 10 Perlengkapan Ruang Meeting untuk Produktivitas Perusahaan
3. Computer Teleconference
Computer teleconference adalah telekonferensi yang menggunakan beberapa komputer, software, serta jaringan komunikasi untuk dapat melakukannya. Konsep dari computer teleconference ini mirip seperti email, hanya saja pesan yang dikirim bisa langsung dilihat banyak orang secara bersamaan.
Selain itu, pesan yang dikirim juga bisa ditanggapi langsung oleh anggota konferensi lainnya. Sistem telekonferensi ini juga bebas, di mana orang dapat meninggalkan konferensi jika dirasa sudah tidak perlu bergabung. Di saat orang itu keluar, ia tidak akan menerima pesan apapun lagi dari telekonferensi tersebut.
4. Video Teleconference
Video teleconference adalah telekonferensi yang sering digunakan karena bisa memberikan interaksi secara langsung meskipun tidak dalam satu tempat. Video teleconference memungkinkan para peserta telekonferensi untuk menyiarkan video secara langsung sehingga para peserta lainnya bisa saling melihat wajah masing-masing.
Di zaman sekarang, video teleconference sudah banyak sekali mengalami perkembangan. Kini, video teleconference tidak hanya bisa menyiarkan video secara langsung, tapi juga berbagi dokumen, mengirimkan pesan, dan menampilkan gambar untuk melakukan presentasi. Contoh teleconference jenis ini adalah kegiatan belajar online yang sering dilaksanakan pada masa pandemi.
Manfaat Teleconference
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, teleconference adalah suatu inovasi yang dilahirkan untuk mengatasi masalah komunikasi yang diakibatkan oleh jarak. Perlu diketahui, selain mengatasi permasalahan jarak dalam berkomunikasi, masih ada beberapa manfaat lain dari teleconference. Manfaat lain teleconference adalah sebagai berikut
1. Efisien
Manfaat pertama dari teleconference adalah efisien. Pada umumnya, teleconference bisa dipersiapkan dalam waktu yang singkat. Hal tersebut tentunya sangat menghemat waktu dan membuat kegiatan yang dilakukan bisa berjalan lebih cepat. Selain itu, sudah tersedia beberapa layanan teleconference yang gratis untuk digunakan.
Jadi, selain bisa mengatasi permasalahan jarak dalam berkomunikasi, teleconference juga bisa mempersingkat waktu serta menghemat biaya. Dengan begitu, kegiatan yang Anda lakukan dapat berjalan lebih efisien daripada melakukan konferensi secara manual.
Baca juga: 18 Fasilitas Kantor untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan
2. Fleksibel
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, teleconference adalah hal yang bisa dilakukan tanpa memandang tempat. Telekonferensi bisa bebas dilakukan kapan saja dan di mana saja. Dengan begitu, Anda bisa melakukan rapat maupun diskusi dengan lebih fleksibel tanpa perlu memikirkan waktu maupun tempatnya.
Selain itu, akses untuk menggunakan telekonferensi juga sangat mudah. Sekarang sudah tersedia berbagai macam software telekonferensi yang bisa diakses secara gratis serta mudah untuk digunakan.
3. Meningkatkan Produktivitas
Teleconference adalah salah satu hal yang dapat memengaruhi peningkatan produktivitas. Semakin mudah komunikasi yang ingin dilakukan, maka Anda bisa menjalankan diskusi atau menyalurkan ide dari manapun tanpa perlu melakukan pertemuan secara langsung.
Selain itu, dengan telekonferensi Anda bisa melakukan diskusi maupun melakukan pertemuan dengan perusahaan atau orang-orang di seluruh dunia. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan banyak ilmu serta relasi yang bisa berpotensi meningkatkan produktivitas Anda.
Cara Melakukan Teleconference
Pada dasarnya, untuk melakukan teleconference sangatlah mudah. Anda hanya perlu mempersiapkan software dan perangkat keras pendukung teleconference, seperti laptop kerja dan headset untuk dapat melakukannya. Berikut merupakan cara melakukan teleconference yang perlu Anda ketahui.
- Siapkan peralatan teleconference berupa komputer/laptop, headset, webcam, serta jaringan internet yang lancar.
- Siapkan software teleconference, install software tersebut pada komputer/laptop Anda. Pastikan software tersebut kompatibel dengan perangkat yang Anda gunakan.
- Lakukan pendaftaran akun, setelah software sudah terpasang, Anda bisa melanjutkan ke proses pendaftaran akun agar bisa menggunakan layanan di software tersebut.
- Buat ruang untuk telekonferensi, setelah membuat akun Anda bisa membuat ruang melakukan telekonferensi. Anda bisa mengatur jadwal dan peserta dari telekonferensi tersebut.
- Bagikan undangan telekonferensi, pada umumnya undangan yang dibagikan akan berupa tautan. Undangan dapat Anda bagikan lewat email atau platform chat.
Itulah beberapa informasi mengenai teleconference yang perlu Anda ketahui. Teleconference adalah suatu hal yang mengandalkan teknologi untuk dapat menjalankannya dengan lancar. Maka dari itu, agar bisa menjalankan teleconference tanpa hambatan, Anda perlu menyiapkan peralatan-peralatan yang memadai. Untuk memenuhi kebutuhan peralatan tersebut, Anda bisa menyewanya di Asani.
Asani menyediakan berbagai macam peralatan IT, mulai dari komputer hingga peralatan rapat yang bisa Anda gunakan untuk mendukung kegiatan teleconference di perusahaan. Jika tertarik untuk menyewa peralatan IT dari Asani, Anda bisa langsung melihat peralatannya di katalog sewa Asani.
Perlu diketahui, menyewa peralatan IT jauh lebih hemat jika dibandingkan dengan membelinya langsung. Dengan menyewa, Anda bisa mendapatkan peralatan versi terbaru tanpa perlu membelinya setiap kali ada produk dengan versi terbaru diluncurkan.
Jadi tunggu apalagi? Segera minta penawaran dengan menghubungi WhatsApp kami atau kirim melalui email cs@asani.co.id. Bersama Asani, mari lengkapi kebutuhan peralatan IT di perusahaan Anda guna mendukung kegiatan teleconference agar lebih lancar.
Baca juga: Mengenal Topologi Jaringan Kantor: Jenis dan Macamnya
