Work breakdown structure adalah salah satu bagian penting yang memudahkan penyelesaian proyek. Pasalnya, melalui work breakdown structure, suatu proyek yang kompleks akan dipecah menjadi beberapa tugas yang sederhana. Hal ini membuat suatu proyek lebih terstruktur, sehingga lebih efisien dalam penyelesaiannya.
Oleh sebab itu, tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan besar hingga startup menggunakan work breakdown structure dalam pengerjaan proyeknya. Jika Anda ingin mengetahui cara membuatnya, bacalah artikel berikut hingga akhir!
Apa itu Work Breakdown Structure (WBS)?
Work breakdown structure atau WBS adalah suatu alat yang memudahkan pengelolaan proyek di perusahaan. Sebelum memulai proyek, Anda dapat menggunakan WBS untuk membagi tugas-tugas menjadi lebih sederhana secara hierarkis. Tujuannya adalah untuk mempermudah pelaksanaan dan penyelesaian proyek tersebut agar hasilnya maksimal.
Ketika menggunakan WBS, Anda akan memecah tugas menjadi beberapa subtugas sederhana sehingga tersusunlah sebuah segitiga hierarki. Pembuatannya pun harus melalui berbagai pertimbangan supaya pecahan tugas-tugas tersebut tetap saling terintegrasi dengan baik.
Pada umumnya, Anda akan membuat perkiraan linimasa proyek, menyusun sistem budgeting, hingga menuliskan daftar-daftar aktivitas atau tugas yang harus dikerjakan.
Hal-hal tersebut tentunya memperlancar penyelesaian proyek di perusahaan Anda. Oleh sebab itu, WBS menjadi langkah awal yang penting dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengelola proyek.
Manfaat Work Breakdown Structure
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pemanfaatan WBS dapat memudahkan dalam menyelesaikan proyek di perusahaan. Dengan menggunakan WBS, Anda dapat merasakan manfaat work breakdown structure berikut ini:
- Memudahkan pengelolaan proyek karena dibagi atas subtugas yang lebih kecil.
- Lebih mudah menjelaskan proyek kepada tim karena setiap elemen sudah disusun dengan jelas.
- Proses implementasi lebih relevan karena WBS disusun oleh orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut.
- Lebih efektif dan efisien dalam menyusun alokasi waktu dan biaya operasional.
- Memudahkan koordinasi tim berkat alur proyek yang dibuat secara detail.
- Memungkinkan adanya komunikasi yang baik antara setiap ruang lingkup proyek dengan seluruh stakeholders.
- Memudahkan proses evaluasi kinerja karyawan.
- Lebih mudah mengidentifikasi kemungkinan risiko yang mungkin tidak terdefinisikan dengan baik.
Baca juga: Ini 3 Contoh SOP Perusahaan yang Benar serta Cara Membuatnya
Komponen Work Breakdown Structure
Dalam implementasinya, terdapat beberapa komponen penting yang harus ada ketika menyusun daftar-daftar tugas menggunakan WBS. Selengkapnya, komponen-komponen utama dalam work breakdown structure adalah sebagai berikut:
- Deskripsi tugas: Berisikan pembagian tugas kepada tim dan penjelasannya serta estimasi untuk menyelesaikannya.
- Status tugas: Digunakan untuk melacak progres seluruh tugas, seperti belum, sedang, dan sudah selesai dikerjakan.
- Biaya: Anggaran yang dikeluarkan untuk menyelesaikan setiap tugasnya.
- Project deliverables: Hasil kerja yang ingin diperoleh dari setiap pekerjaan hingga proyek secara keseluruhan. Komponen ini nantinya akan menjadi parameter keberhasilan proyek.
- Level: Tingkatan pekerjaan yang dideskripsikan dalam WBS. Misalnya, ada level pertama menjelaskan aspek-aspek yang mendeskripsikan hasil proyek. Aspek ini dipecah ke dalam level-level kecil yang berisikan deskripsinya secara lebih detail.
- Paket kerja: Level terendah yang berisikan sekelompok subtugas untuk dikerjakan oleh setiap anggota tim. Pada paket kerja, project manager perlu menjelaskan perkiraan biaya dan durasi tugas secara detail sebagai pedoman untuk seluruh anggota.
Contoh Work Breakdown Structure berdasarkan Jenisnya
Pada dasarnya, WBS dapat disusun berdasarkan jenisnya, yaitu antara deliverable-based atau phase-based. Adapun inilah contoh work breakdown structure berdasarkan kedua jenis tersebut.
1. Deliverable-based
Jenis WBS yang paling sering digunakan adalah deliverable-based WBS. Adapun jenis ini memecah proyek ke dalam poin-poin utama dari hasil proyek pada level 1. Kemudian, dipecah kembali menjadi beberapa level 2 yang mendetailkan paket kerja dari poin-poin di level 1. Dengan demikian, proses kerja dalam proyek menjadi lebih transparan sehingga mudah dipantau.
Berikut adalah contoh work breakdown structure yang menggunakan jenis deliverable-based:
Sumber: LinovHR
2. Phase-based
Selain itu, beberapa orang memilih menggunakan phase-based WBS yang lebih menjelaskan setiap tahapan dalam proyek. Jadi, level 1 meliputi tahapan-tahapan yang dilakukan ketika mengerjakan suatu proyek, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, hingga penutupan.
Kemudian, level 2 dituliskan di atas dan berisikan hasil kerja yang diharapkan pada setiap tahapan proyek tersebut. Jadi, project manager merencanakan penanganan risiko pada setiap tahapannya.
Adapun contoh work breakdown structure yang menggunakan phase-based WBS adalah sebagai berikut:
Sumber: LinovHR
Cara Membuat Work Breakdown Structure
Ketika membuat WBS, Anda harus memperhatikan format, daftar aktivitas, dan levelnya dengan baik. Jangan sampai WBS yang diimplementasikan sembarangan karena hal tersebut berpotensi membuat proyek tidak berjalan maksimal. Oleh karena itu, ikutilah tiga cara membuat work breakdown structure berikut ini.
1. Pastikan Format yang Dibentuk
Pada dasarnya, WBS berisikan daftar seluruh aktifitas yang dibentuk berdasarkan jenis tertentu sesuai tujuan proyek. Jenis-jenis ini dapat dibentuk menggunakan format hierarki struktur organisasi dan/atau format outline teksnya. Ketika menentukan jenis dan formatnya, pastikan sudah dibuat berdasarkan deliverables (hasil kerja), proses pengerjaan, serta tahapan proyek.
Baca juga: Pahami 9 Contoh Peraturan Perusahaan yang Efektif & Efisien!
2. Membuat Daftar Aktivitas dengan Optimal
Kemudian, daftar aktivitas harus disusun oleh orang yang kompeten dan akan terlibat dalam proyek tersebut. Dalam aplikasinya, project manager harus memastikan daftar aktivitas ini seudah sesuai fungsi dan persyaratan proyek serta dapat dipertanggung jawabkan.
Namun, tidak hanya project manager, setiap tahapan dan tugasnya sebaiknya telah disepakati seluruh lingkup atas dasar sudah sesuai tujuan proyek.
Agar pembuatan aktivitas lebih optimal, Anda tidak perlu menunjukkan sequence setiap pekerjaannya sehingga berfokus saja pada deskripsi tugasnya. Adapun deskripsi elemen pekerjaan sebaiknya dijelaskan menggunakan kata benda dan kata sifat serta. Kemudian, gunakan juga kode tertentu sebagai identitas dan level hierarki setiap elemen.
3. Menyusun Sejumlah Level dalam Proyek
Seperti disinggung sebelumnya, WBS terdiri atas level 1 yang merupakan poin utama dan level 2 yang merupakan pecahan dari level 1. Terkait hal ini, pastikan Anda menjelaskan setiap levelnya secara optimal, tidak perlu terlalu detail tapi jangan umum.
Pada implementasinya, level terendah atau paket kerja ditentukan berdasarkan kondisi proyek tetapi harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini:
- Detailnya harus disepakati oleh pihak-pihak yang akan mengerjakan tugasnya.
- Menggambarkan jumlah total paket kerja selengkapnya.
- Tujuan proyek harus dapat diukur.
- Memperkirakan sumber daya untuk pelaksanaan aktivitas dengan seakurat mungkin.
- Menyusun durasi pelaksanaan aktivitas sesuai kebutuhan setiap tugas.
- Tindakan yang diambil dapat dipahami orang lain.
Sewa Perangkat IT Terbaik untuk Mengoptimalkan Pengerjaan Proyek!
Sekian penjelasan mengenai work breakdown structure. Pada dasarnya, penyusunan WBS merupakan langkah awal untuk memudahkan pengelolaan proyek hingga selesai.
Namun, menyusun WBS pun belum cukup, Anda juga perlu menyediakan beragam fasilitas terbaik agar pelaksanaan proyek makin optimal, seperti perangkat IT yang up-to-date sesuai kebutuhan proyek. Berkaitan dengan hal ini, perusahaan dapat memilih untuk sewa perangkat IT, seperti laptop dan komputer, di Asani.
Perlu diketahui, menyewa perangkat IT di Asani nyatanya lebih menguntungkan dibandingkan membelinya. Sebab, dengan jasa sewa perangkat IT dari Asani, perusahaan dapat menggunakan perangkat terbaru dan upgrade terkini di setiap masa rentalnya.
Selain itu, hal ini juga memungkinkan Anda lebih hemat budget, karena harga sewa perangkat IT lebih murah daripada terus membeli sesuai kebutuhan terbaru.
Bagi para penyewa, Asani juga menyediakan kemudahan melalui layanan IT Support yang bisa dimanfaatkan secara gratis. Dengan demikian, perusahaan Anda semakin hemat dan tidak perlu mencari solusi perbaikan perangkat di tempat lain.
Jadi, tunggu apalagi? Segera cek katalog sewa Asani serta minta penawaran melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id sekarang juga!
Baca juga: Sistem Manajemen K3 – Tujuan dan Manfaatnya di Perusahaan
