Inilah Cara Mencegah Purchasing Fraud yang Harus Dilakukan

Purchasing fraud adalah jenis kecurangan yang terjadi pada proses pembelian barang di perusahaan. Kecurangan ini sering terjadi dan biasanya sulit terdeteksi karena banyak pihak yang terlibat. Banyaknya transaksi jual-beli yang dilakukan perusahaan juga memungkinkan terjadinya kecurangan atau penyimpangan.

Masalah Purchasing Fraud

Purchasing fraud bentuknya bisa berkaitan dengan pengelolaan maupun proses pembeliannya. Potensi purchasing fraud dapat terjadi dalam aktivitas pembelian contohnya :

1. Suap

Ini bisa terjadi jika tim dari vendor ingin menaikkan penjualan perusahaannya dengan cara menyuap di tim pembeli.

Baca juga: Kesalahan Staff Purchasing yang Harus Dihindari

2. Penggelapan nota beli

Orang membuat faktur pembelian bisa membuat faktur double dengan nominal yang berbeda. Hasil pencairan yang pertama bisa masuk ke dalam kantong sendiri, bukan vendor.

3. Order fiktif

Tidak ada barang yang dibeli dan dibayar. Semua pembayaran masuk ke kantung karyawan yang bertugas membeli barang perusahaan.

4. Permainan harga antara tim purchasing dan supplier

Tim purchasing dan supplier bekerja sama untuk memainkan harga barang, misalnya menaikkan biaya penagihan. Nantinya masing-masing akan mendapatkan bagian dari dana yang sudah diterima supplier.

Cara Mengenali Purchasing Fraud

Ada beberapa tanda yang bisa Anda perhatikan untuk memastikan apakah ada purchasing fraud:

• Alamat vendor sama dengan alamat karyawan purchasing
• Nama vendor mirip, hanya berganti nama panggilan
• Nama vendor berbeda, tapi semua alamatnya sama
• Pembelian dilakukan saat stok di perusahaan masih sangat banyak
• Dominasi nama sebuah vendor (potensi suap)
• Vendor yang didapat tanpa proses tender resmi
• Dokumen pembelian dari vendor sudah difotokopi (bukan yang asli)

Cara Mencegah Fraud Purchasing

Mencegah kasus purchasing fraud akan lebih baik dilakukan agar meminimalkan kerugian. Berikut adalah cara mencegah purchasing fraud yang bisa dilakukan:

1. Merekrut orang yang berbeda sesuai dengan jobdesk

Aktivitas procurement melibatkan banyak proses sehingga membutuhkan banyak orang. Sebaiknya, tiap posisi diisi oleh orang berbeda sehingga semua proses menjadi lancar dan tidak ada celah kecurangan yang mungkin terjadi. Biarkan setiap orang bertanggungjawab dan menjalankan peran yang sesuai jobdesk.

2. Menegakkan SOP internal kontrol

Perusahaan bisa membuat tim anti-fraud yang bertugas mengawasi dan melakukan pemeriksaan semua proses procurement berjalan sesuai standar operasional perusahaan.

3. Mencari tahu dengan lengkap informasi vendor

Untuk mengurangi potensi kecurangan, pilihlah vendor yang terpercaya dan memiliki jejak rekam yang baik. Tips memilih vendor dapat dibaca pada artikel ini.

4. Mewajibkan proses dokumentasi dengan baik

Adanya pendokumentasian yang baik bisa mencegah tim dari godaan melakukan fraud.

Potensi kecurangan bisa terjadi dengan adanya kerjasama dari berbagai pihak dan sangat merugikan perusahaan. Maka dari itu, masalah kecurangan harus dicegah sebisa mungkin termasuk dengan cara membuat serta menjalankan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk pengadaan barang dan jasa di perusahaan.

Untuk lebih memudahkan proses pengadaan barang, perusahaan juga bisa menggunakan layanan e-procurement yang bisa memberikan solusi pengadaan barang atau jasa secara online. Jika Anda membutuhkan laptop atau komputer untuk perusahaan, Asani menyediakan sewa laptop atau komputer dengan spesifikasi yang bisa disesuaikan kebutuhan. Lihat katalog Asani lengkap untuk kebutuhan design graphic, editing video, develop website atau aplikasi, serta administrasi, dan bisnis.

Jika Anda tertarik, ajukan penawaran sekarang juga ke Asani.

Baca juga: Mengenal Purchase Order dan Fungsinya