Dalam dunia bisnis, tender adalah salah satu bagian dari rangkaian jual beli yang dilakukan perusahaan maupun pemerintah. Pada dasarnya, tender adalah proses penawaran yang bisa meliputi pengajuan harga, penyediaan barang atau procurement, hingga pemborongan pekerjaan.
Dengan memenangkan tender, Anda dapat meningkatkan nilai suatu usaha ke depannya. Tidak mengherankan, tender menjadi salah satu proses penting yang sebaiknya diajukan oleh tiap usaha, mulai dari UMKM, startup, sampai perusahaan konvensional. Namun, sebelum mengajukan penawarannya, yuk kenali apa itu tender dan segala informasi lainnya mengenai aktivitas ini!
Apa itu Tender?
Tender adalah proses penawaran dalam kegiatan jual beli yang melibatkan penyelenggara dan vendor selaku penawar. Penawaran ini dapat meliputi pengajuan harga, pengadaan barang dan jasa, maupun pemborongan pekerjaan.
Sementara itu, tender juga merupakan proses yang diatur secara hukum melalui Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaaan Barang/Jasa Pemerintah.
Menurut Perpres ini, tender adalah metode pemilihan penyedia barang atau pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya. Kegiatan tersebut perlu diatur secara hukum supaya keberlangsungan proyek terjamin adil, transparan, dan akuntabel.
Di Indonesia, tender adalah hal yang biasa dilakukan oleh bisnis swasta, seperti UMKM, startup, dan perusahaan konvensional, ataupun badan pemerintah, mulai dari BUMN hingga kementerian. Namun, berdasarkan Perpres di atas, tender lebih diprioritaskan kepada UMKM dan pemasok lokal.
Tujuan Tender
Seperti dijelaskan sebelumnya, tender adalah rangkaian kegiatan untuk memilih penyedia layanan. Dalam peraturan tersebut, dijelaskan bahwa tujuan tender adalah sebagai berikut.
- Membantu menghasilkan barang atau jasa dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur melalui aspek kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan penyedianya.
- Membantu meningkatkan penggunaan produk lokal.
- Memberi dukungan dalam pelaksanaan penelitian.
- Meningkatkan peran UMKM, koperasi, serta pelaku usaha nasional.
- Memanfaatkan barang ataupun jasa yang dihasilkan melalui penelitian.
- Meningkatkan partisipasi industri kreatif.
- Membantu mewujudkan pemerataan ekonomi sekaligus memberikan kesempatan memulai usaha yang lebih luas.
- Membantu dalam meningkatkan pengadaan berkelanjutan.
Baca juga: Masalah dalam Procurement dan Cara Mengatasinya
Fungsi Tender
Tender memiliki beberapa fungsi yang perlu Anda ketahui agar bisa memaksimalkan kegiatan tender. Pada dasarnya, kegiatan ini dapat menguntungkan perusahaan penyelenggara serta vendor yang terpilih. Selengkapnya, fungsi tender adalah sebagai berikut.
- Lebih efektif dalam mencari penawaran barang ataupun jasa yang dibutuhkan.
- Risiko penipuan berkurang karena semua pihak yang terlibat harus transparan dalam proses tender.
- Bisa mendapatkan penawaran terbaik dengan harga yang lumayan bersaing.
- Penyelenggara dan vendor dapat meningkatkan keuntungan perusahaan masing-masing.
- Rekam jejak vendor menjadi lebih positif jika dilakukan dengan baik.
- Penyelenggara bisa melanjutkan kerjasama dengan vendor apabila kedua belah pihak merasa saling menguntungkan.
- Menambah relasi profesional.
Syarat Mengajukan Tender
Dalam menjalankan kegiatan ini, penyelenggara tentu tidak boleh sembarangan memilih vendor. Sebab, tender adalah proyek yang cenderung krusial untuk keberlangsungan usaha. Untuk dapat mengikuti tender, terdapat beberapa aturan yang harus dipenuhi oleh pihak vendor, di antaranya:
- Vendor harus mempunyai legalitas yang jelas. Hal ini biasanya dibuktikan dengan mencantumkan akta perusahaan, NPWP, Surat Izin Usaha Perdagangan, atau dokumen lainnya.
- Penawaran yang diberikan vendor harus sesuai kriteria kesepakatan dari penyelenggara. Dalam hal ini, vendor sebaiknya memberikan penawaran berkualitas dengan garansi.
- Vendor wajib menyanggupi penawaran yang telah diajukan, mulai dari spesifikasi hingga jumlahnya. Oleh sebab itu, Anda juga harus teliti dalam mengisi dokumen penawaran dan tidak boleh mengubah deskripsinya.
- Vendor harus mencari tahu informasi mengenai pengadaan barang maupun jasa, terutama di dalam portal e-procurement dari pemerintah daerah atau datang ke lembaga yang bersangkutan.
Jenis Tender
Menurut cara kerjanya, terdapat tiga jenis tender yang dapat dijalankan penyelenggara, yaitu open tendering, restricted tendering, dan negotiated tendering. Berikut penjelasan mengenai ketiga jenis tender tersebut.
1. Open Tendering
Open tendering merupakan tender yang dapat ditawar oleh siapa saja. Sebab, penyelenggara membuka tender untuk umum. Biasanya, vendor akan menerima undangan terbuka terlebih dahulu.
Setelah mendapat undangan, vendor dapat mengirimkan dokumen dan proposal penawarn kepada peyelenggara. Jika diharuskan melakukan presentasi, vendor juga akan mempresentasikan proposalnya di depan penyelenggara.
Kemudian, penyelenggara akan mengevaluasi vendor-vendor tersebut dan menetapkan penyedia yang berhak memenangkan tender. .
Baca juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing di Perusahaan
2. Restricted Tendering
Sementara, restricted atau selective trending adalah tender yang hanya dapat diikuti oleh vendor terpilih. Pada prosedur ini, penyelenggara mungkin akan mengirimkan Pre-Qualification Questionnaire (PQQ) terlebih dahulu. Kemudian, mereka akan mengundang vendor secara langsung yang dirasa sesuai dengan kebutuhannya.
3. Negotiated Tendering
Terakhir, negotiated tendering merupakan kegiatan tender yang melibatkan proses negosiasi antara penyelenggara dan vendor. Sebelum menjalankannya, penyelenggara akan memberikan kuesioner terlebih dahulu, seperti pre-qualification questionnaire atau selective questionnaire. Setelah memilih beberapa penyedia, mereka akan diajak menegosiasikan penawaran hingga penyelenggara mendapatkan penawaran terbaik dari salah satu vendor.
Tipe Dokumen Tender
Perlu diketahui, supaya bisa menjalankan tender, Anda harus mempersiapkan beberapa dokumen penunjang. Penggunaan dokumen tentu bergantung pada jenis tender yang akan dilakukan. Merujuk pada tiga jenis tender di atas, tiga tipe dokumen yang umumnya digunakan penyelenggara adalah sebagai berikut.
1. Invitation to Tender (ITT)
Invitation to tender adalah dokumen paling penting yang harus disediakan oleh semua penyelenggara tender. ITT kemudian dikirimkan kepada vendor yang meliputi vendor dari perseorangan atau organisasi tertentu. Di dalamnya, penyelenggara harus mendeskripsikan proyek secara garis besar.
2. Pre-Qualification Questionnaire (PQQ)
Pre-qualification questionnaire merupakan kuesioner yang diberikan sebelum ITT pada restricted maupun negotiated tendering. Jadi, sebelum melakukan penawaran, penyelenggara akan membagikan PQQ kepada calon vendor untuk mengetahui mana yang paling cocok dengan proyeknya dan boleh mengirimkan proposal.
Biasanya, PQQ meliputi pertanyaan mengenai profil penyedia, kondisi keuangan, kualitas barang atau jasa, ketentuan perusahaan vendor, dan beberapa case study.
Baca juga: Mengenal Purchase Order dan Fungsinya
3. Selection Questionnaire (SQ)
Selection questionnaire adalah jenis kuesioner lainnya yang cenderung dipakai pada negotiated tendering. Berbeda dengan PQQ, penyelenggara lebih berfokus pada pembuktian kualifikasi dan sertifikasi dalam SQ. Jika hal ini tidak ditanyakan dengan SQ, penyelenggara mungkin akan memintanya langsung dalam ITT.
Tahapan Tender
Terdapat tahapan pelaksanaan tender sesuai hukum berlaku yang harus dipatuhi oleh pihak penyelenggara maupun vendor. Pada umumnya, tahap-tahap dalam proses tender adalah sebagai berikut.
- Pertama, vendor akan mendapat undangan untuk mengikuti tender.
- Kemudian, penyelenggara akan menjelaskan secara detail mengenai tendernya, mulai dari kriteria hingga teknis pelaksanaannya.
- Selanjutnya, penyedia barang atau jasa akan mengajukan proposal teknisnya. Dalam proyek besar, vendor biasanya dikenakan biaya ketika melakukan proposal yanga kan dicairkan ketika proses tender berakhir.
- Jika memenuhi syarat, vendor akan melakukan presentasi secara lebih detail mengenai proposalnya kepada penyelenggara.
- Kalau dianggap memenuhi kriteria, vendor akan diundang untuk berpartisipasi dalam lelang. Di acara lelang ini, vendor yang memberikan penawaran harga dan kualitas barang terbaik akan memenangkan tender.
Lengkapi Fasilitas Kantor dengan Sewa Perangkat IT!
Sekian penjelasan mengenai apa itu tender. Seperti yang telah dijelaskan di atas, tender adalah proses penawaran harga, pengadaan barang, hingga pemborongan pekerjaan yang menguntungkan perusahaan. Jika berhasil memenangkan tender, perusahaan dapat meningkatkan nilainya dan mampu mengembangkan bisnis.
Terlepas dari itu, jika perusahaan Anda butuh vendor pengadaan fasilitas kantor, Asani bisa menjadi solusinya. Perlu diketahui, sewa perangkat lebih menguntungkan daripada membelinya, apalagi bagi perusahaan rintisan.
Sebab, menyewa perangkat IT dapat membantu menghemat budget, memungkinkan perusahaan menggunakan perangkat dan upgrade terkini pada tiap masa rentalnya, bisa sewa dalam waktu panjang, serta berpotensi mendapatkan layanan perbaikan.
Adapun Asani menawarkan berbagai pilihan perangkat IT dan perangkat eletroknik, seperti komputer, laptop, AC, perangkat untuk ruang meeting, dan lainnya, yang dapat disewa sesuai kebutuhan teknologi, durasi rental, dan kuantitas barangnya.
Tidak hanya itu, Asani menyediakan kemudahan layanan IT Support bagi semua penyewa secara gratis. Dengan begitu, perusahaan lebih mudah memenuhi kebutuhan teknologi untuk seluruh karyawan.
Oleh sebab itu, yuk segera cek katalog sewa Asani dan minta penawaran melalui WhatsApp atau kirim email ke cs@asani.co.id!
Baca juga: Inilah Cara Mencegah Purchasing Fraud yang Harus Dilakukan
