Pengadaan barang dan jasa adalah suatu proses esensial bagi perusahaan. Strategi pengadaan barang dan jasa biasanya disusun oleh tim pengadaan perusahaan. Strategi yang tepat bisa membuat produktivitas perusahaan meningkat serta membuat proses produksi menjadi lebih efektif dan efisien.
Maka dari itu, belanja barang dan jasa memerlukan strategi yang matang agar kebutuhan produksi perusahaan terpenuhi secara efektif dan efisien tanpa membuat anggaran membengkak.
Strategi yang matang juga bisa membuat perusahaan Anda berhubungan baik dengan vendor-vendor penting dalam jangka panjang.
Artikel ini membahas strategi pengadaan barang dan jasa beserta contoh-contoh jenis belanja barang dan jasa di perusahaan dan faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Simak lebih lanjut untuk mempelajarinya.
Strategi Efektif Pengadaan Barang dan Jasa
Perencanaan pengadaan barang dan jasa harus dipikirkan matang-matang. Hal ini dikarenakan pengadaan barang dan jasa yang baik bisa membuat produktivitas perusahaan Anda meningkat.
Sebaliknya, perencanaan yang buruk akan membuat perusahaan Anda merugi baik dalam hal produktivitas maupun finansial.
Untuk itu, ikuti langkah-langkah di bawah ini secara seksama. Penting untuk diingat bahwa tim pengadaan harus menyusun strategi pengadaan barang dan jasa secara cermat.
1. Analisis Kebutuhan secara Menyeluruh
Langkah awal yang bisa diambil adalah mengetahui kebutuhan tertentu dalam perusahaan. Analisis kebutuhan bisa dilakukan dengan cara mendata kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan di seluruh divisi perusahaan oleh tim pengadaan.
Pencatatan ini harus dilakukan secara jeli dengan memperhatikan biaya anggaran yang ada. Pencatatan oleh tim pengadaan harus mendetail, mencakup kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang dibutuhkan dalam rentang waktu tertentu.
Hasil analisis juga harus sudah disetujui oleh manajemen. Sangat penting untuk diingat oleh manajemen bahwa hasil analisis oleh tim pengadaan harus dibaca secara menyeluruh dengan mempertimbangkan biaya dan anggaran.
2. Tentukan Vendor yang Tepat
Mencari vendor bisa dilakukan dengan banyak cara. Tetapi, cara paling efektif adalah menggunakan metode pengadaan tender.
Metode ini memungkinkan perusahaan untuk meminta penawaran dari banyak vendor sekaligus. Tim pengadaan kemudian bisa melakukan riset akan kelayakan tiap-tiap vendor.
Metode ini memungkinkan perusahaan untuk memilah-milah bermacam-macam penawaran dan bernegosiasi dengan banyak vendor sekaligus untuk mencari penawaran terbaik.
Lagi-lagi, tim pengadaan harus cermat dalam bernegosiasi serta memeriksa semua aspek dari apa yang ditawarkan oleh vendor.
Baca juga: Tips Memilih Vendor Perusahaan yang Tepat
3. Bangun Relasi Jangka Panjang Dengan Vendor
Metode pengadaan tender menjadi sangat penting ketika perusahaan membutuhkan pengadaan barang dan jasa secara berulang.
Metode ini memungkinkan perusahaan membangun kemitraan jangka panjang dengan tetap mempertahankan posisi negosiasi. Hal ini sangat penting tentunya untuk peningkatan produktivitas perusahaan.
Kerja sama jangka panjang bisa menguntungkan perusahaan dalam hal prioritas layanan, kemudahan pengadaan, harga kompetitif, serta kemudahan bernegosiasi.
Penting untuk diingat bahwa memiliki relasi yang baik terhadap vendor-vendor penting bisa menjadi aset yang amat berharga bagi perusahaan.
4. Manfaatkan Aplikasi Sistem Manajemen Pengolahan Data
Untuk memudahkan proses audit semua barang dan jasa yang masuk, ada baiknya tim pengadaan memanfaatkan berbagai aplikasi sistem manajemen pengolahan data yang ada. Berbagai aplikasi seperti Google Workspace dan Notion sudah tersedia secara gratis dan mudah untuk dipelajari.
Proses inventarisasi ini berguna untuk memantau seluruh proses pengadaan dari awal sampai akhir, memeriksa kualitas barang, dan mencocokkannya dengan dokumen purchase order dari vendor.
Hal ini berguna untuk menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu. Proses ini juga memudahkan tim pengadaan untuk menulis laporan ke manajemen perusahaan nantinya.
5. Pertimbangkan Juga Menyewa Sebagai Strategi
Untuk beberapa kebutuhan yang tidak selalu ada, opsi menyewa bisa dipertimbangkan. Begitu juga dengan kebutuhan yang dirasa sulit bagi perusahaan untuk mengelolanya sendiri.
Sebagai contoh, perusahaan akan lebih diuntungkan untuk menyewa jasa keamanan yang sudah terlatih dari awal daripada harus melakukan proses rekrutmen dan pelatihan dari nol.
Namun harus diingat, tidak semua vendor bisa menawarkan fleksibilitas seperti ini. Hal ini tentu saja dipengaruhi oleh jenis barang atau jasa yang akan disewa, seberapa baik hubungan antara perusahaan dan vendor, serta kemampuan negosiasi tim pengadaan dan manajemen perusahaan.
Baca juga: Cara Menghitung Akumulasi Penyusutan: Metode & Contohnya
Faktor-faktor Penting dalam Belanja Barang dan Jasa
Untuk memahami lebih lanjut apa saja yang harus diperhatikan ketika menyusun strategi pengadaan barang dan jasa, pahami dulu langkah-langkah di bawah ini.
Tentu setiap perusahaan memiliki kondisi yang berbeda-beda. Sebaiknya hal-hal seperti di bawah ini didiskusikan secara mendalam dengan manajemen perusahaan terlebih dahulu.
1. Biaya Anggaran
Agar aspek operasional perusahaan tidak terganggu, manajemen perusahaan harus selalu memeriksa biaya setiap anggaran sebelum menyetujui pengadaan. Akan menjadi sangat berbahaya jika manajemen tidak teliti dengan biaya yang diajukan oleh tim pengadaan. Tentu Anda tidak ingin perusahaan Anda pailit, bukan?
2. Kualitas Barang dan Jasa
Pastikan tim pengadaan melakukan riset kualitas barang atau jasa yang ditawarkan oleh vendor. Selain itu, pastikan pula apakah vendor tersebut bisa menyediakan barang atau jasa tersebut secara berulang atau tidak. Memeriksa kualitas barang atau jasa yang ditawarkan vendor bisa menjadi titik awal negosiasi kemitraan jangka panjang di masa depan.
3. Legalitas Vendor, Barang, dan Jasa
Legalitas vendor beserta barang dan jasa yang mereka tawarkan juga wajib untuk diperiksa. Hal ini bisa dilakukan dengan melihat Akta Usaha, NPWP, Surat Izin Usaha, maupun Surat Pernyataan Kepemilikan Barang.
Beberapa komoditas seperti kendaraan bermotor, alat-alat berat, dan tanah berpotensi untuk menimbulkan permasalahan hukum di masa depan apabila kepemilikannya tidak jelas.
Contoh-contoh Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan
Setelah Anda mempelajari hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun strategi pengadaan barang dan jasa, kali ini Anda akan melihat contoh-contoh pengadaan barang ataupun jasa. Simak lebih lanjut!
1. Pengadaan Bahan Baku
Bahan baku adalah bagian penting dari suatu perusahaan manufaktur. Karena kualitas bahan baku sangat memengaruhi kualitas akhir produk, maka tim pengadaan mempunyai tanggung jawab tinggi untuk melakukan riset bahan baku terbaik.
Seperti yang telah dijelaskan di atas, proses pengadaan bisa lebih mudah dengan menggunakan metode pengadaan tender.
2. Pengadaan Jasa Keamanan dan Kebersihan
Salah satu bidang jasa yang sering didatangkan oleh perusahaan adalah jasa keamanan dan kebersihan. Beberapa vendor bisa menyediakan jasa keamanan dan kebersihan yang sudah terlatih dan berpengalaman.
Perusahaan Anda akan lebih diuntungkan dalam kemitraan jangka panjang daripada harus melakukan rekrutmen dan training dalam jumlah yang besar.
3. Pengadaan Perangkat Komputer dan Jasa Layanan IT
Perangkat komputer, jaringan, dan layanan IT adalah barang dan jasa yang sering ditawarkan oleh beberapa vendor. Perusahaan bisa diuntungkan dengan bekerja sama dengan vendor yang menyediakan layanan komputer beserta teknisi yang berpengalaman.
Beberapa vendor penyedia perangkat komputer dan layanan IT juga menawarkan solusi cloud dan jaringan internet internal untuk kantor Anda. Jika perusahaan Anda masih beroperasi secara luring, ada baiknya mempertimbangkan digitalisasi kantor agar tetap bisa bersaing dengan kompetitor Anda. .
Demikianlah cara menyusun strategi pengadaan untuk perusahaan Anda. Strategi pengadaan barang dan jasa yang efektif adalah salah satu langkah krusial dalam memastikan perusahaan Anda berfungsi optimal tanpa harus membuat pengeluaran membengkak.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pengadaan barang dan jasa tidak selalu tentang pembelian, bisa juga Anda pertimbangkan untuk menyewa. Nah, dalam hal ini Anda bisa mengandalkan Asani untuk memenuhi kebutuhan laptop dan layanan IT perusahaan Anda.
Tentunya, pengadaan perangkat komputer dan jasa layanan IT yang mumpuni bisa meningkatkan produktivitas kantor Anda. Asani siap menyediakan beragam laptop yang perusahaan Anda bisa sewa beserta dukungan para teknisi IT yang sigap membantu. Silakan kunjungi Katalog Asani untuk informasi lebih lanjut.
Hubungi customer service Asani melalui cs@asani.co.id atau melalui official Whatsapp Asani dan dapatkan penawaran menarik.
Asani siap menjadi rekan pengadaan laptop, perangkat komputer, dan layanan IT perusahaan Anda!
Baca juga: Cara Manajemen Stok Barang & Rekomendasi Aplikasinya, Catat!
