Bagi banyak perusahaan, infrastruktur teknologi merupakan investasi terbesar sekaligus pengeluaran yang paling sulit untuk dilacak. Tanpa manajemen yang tepat, aset, seperti PC, laptop, server, hingga lisensi software bisa menjadi beban finansial tersembunyi.
Dalam hal ini, kehadiran IT asset management sangat krusial. Bukan sekadar pencatatan inventaris, ITAM adalah strategi bisnis yang memastikan setiap pengeluaran untuk teknologi memberikan nilai maksimal dan efisiensi biaya optimal bagi perusahaan.
Untuk selengkapnya mengenai IT asset management (ITAM), jangan lewatkan pembahasan di artikel berikut. Mari simak sampai akhir.
Apa Itu IT Asset Management?
IT asset management adalah pendekatan terstruktur untuk pelacakan dan pengelolaan seluruh aset IT milik perusahaan, mulai dari hardware, software, hingga aset virtual serta cloud di sepanjang siklus hidupnya.
ITAM melibatkan penggunaan data finansial, inventaris, sekaligus kontraktual untuk mengoptimalkan pengeluaran, menunjang manajemen siklus hidup, serta pengambilan keputusan strategis dalam lingkungan IT.
ITAM berorientasi pada kontrol, visibilitas serta tata kelola aset dari proses pengadaan sampai aset tersebut dihentikan penggunaannya. Ini cukup berbeda dengan manajemen operasional IT yang berfokus pada performa sistem serta operasional layanan.
Adapun beberapa komponen penting IT asset management adalah sebagai berikut.
- Inventaris Aset: Melakukan pencatatan terhadap hardware dan software yang dimiliki supaya dapat dilacak secara efektif.
- Manajemen Siklus Hidup Aset: Meninjau dan memastikan setiap aset yang dikelola, mulai dari pengadaan sampai penghapusan.
- Pengelolaan Lisensi Software: Memastikan penggunaan software sesuai regulasi demi menghindari masalah lisensi.
- Manajemen Keuangan Aset: Memantau biaya terkait aset, mulai dari pembelian hingga pemeliharaan/perawatan.
- Kepatuhan dan Manajemen Risiko: Menjaga keamanan aset sekaligus memastikan kepatuhannya pada aturan yang berlaku.
- Pemantauan dan Pelaporan: Memberikan informasi yang jelas dan akurat terkait kondisi aset sehingga pengambilan setiap keputusan bisa dilakukan dengan lebih tepat.
- Integrasi dengan Sistem Lain: ITAM kerap kali diintegrasikan dengan sistem ERP atau aplikasi IT inventory gua menghasilkan laporan lebih komprehensif.
Pentingnya IT Asset Management Bagi Perusahaan
ITAM merujuk pada penggunaan data aset untuk memaksimalkan pengembalian sekaligus meminimalkan risiko sehingga dapat mendorong nilai bisnis mengalami peningkatan.
Dengan kata lain, ITAM lebih dari sekadar membuat/mencatat inventaris aset. Selain itu, berikut ini beberapa alasan pentingnya IT asset management bagi perusahaan.
- Efisiensi Operasional: IT asset management memungkinkan perusahaan untuk menghindari pembelian perangkat yang dirasa tidak dibutuhkan. Hal itu karena telah ada aset serupa yang masih dapat digunakan.
- Kepatuhan Lisensi Perangkat Lunak: ITAM dapat membantu perusahaan untuk memastikan bahwa setiap perangkat lunak telah berlisensi secara resmi dan tidak melanggar regulasi yang ada. Alhasil, perusahaan tidak akan menghadapi masalah terkait lisensi software yang tidak sesuai.
- Keamanan Data: IT asset management membuat pengelolaan aset menjadi lebih terstruktur. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran data akibat perangkat yang hilang atau bahkan tidak terkontrol.
- Penghematan Biaya: Melalui IT asset management, perusahaan bisa memantau siklus hidup aset. Dengan demikian, perawatan aset sebelum terjadi kerusakan besar yang mengeluarkan biaya tinggi dapat dilakukan.
- Perencanaan Investasi yang Lebih Baik: IT asset management menyediakan data analitik. Data tersebut berguna untuk membantu manajemen membuat keputusan dalam investasi teknologi jangka panjang.
Baca juga: Mengenal IT Managed Services & Keuntungannya Bagi Perusahaan
Proses IT Asset Management
Secara umum, proses IT asset management melibatkan beberapa langkah, yaitu sebagai berikut.
- Identifikasi Aset: Yaitu membuat inventaris dari semua aset IT secara terperinci. Ini bisa mempermudah proses identifikasi dan memastikan bahwa aset yang berlebihan dioptimalkan untuk efisiensi lebih besar.
- Pelacakan: Melibatkan penggunaan alat atau sistem ITAM guna melakukan pemantauan terhadap aset IT. Informasi lalu diakumulasikan untuk melacak setiap aset, meliputi data finansial (biaya aset), inventaris (lokasi dan kondisi aset fisik), serta kontraktual (lisensi, garansi, maupun service level agreements).
- Pemeliharaan: Aset IT dipelihara dan dirawat sesuai tahap siklus hidupnya, meliputi perbaikan, peningkatan, serta penggantian aset. Seluruh aktivitas ini dicatat sebagai bagian dari proses ITAM sehingga data tersebut bisa digunakan untuk menilai kinerja aset.
Tahapan Siklus Hidup IT Asset Management
Pada dasarnya, siklus hidup setiap aset IT terbatas. Oleh karena itu, perlu dikelola sebagai mungkin untuk memastikan produktivitas yang maksimal. Adapun tahapan siklus hidup IT asset management adalah sebagai berikut.
1. Perencanaan
Perusahaan menentukan perangkat apa saja yang sebenarnya diperlukan, untuk apa alat tersebut digunakan, dan cara mendapatkannya. Di tahap ini, perusahaan tidak langsung membeli, tetapi membandingkan berbagai pilihan yang ada.
Kemudian, menghitung untung, rugi, dan total biaya yang harus dikeluarkan, termasuk biaya perawatan. Tujuannya adalah agar dapat memilih opsi yang paling menguntungkan sekaligus hemat.
2. Pengadaan atau Akuisisi
Pada tahapan ini, aset bisa didapatkan dengan berbagai cara, mulai dari pembelian langsung (termasuk software as as service), membangun sistem sendiri, melisensikan, atau mengajukan sewa. Masing-masing metode memiliki keunggulan tersendiri.
Tetapi, bagi perusahaan yang mengejar efisiensi tanpa ingin terbebani biaya investasi besar di awal, sistem sewa merupakan opsi paling strategis. Memahami kebutuhan ini, Asani hadir sebagai solusi sewa laptop yang lebih dari sekadar menyediakan hardware.
Asani juga memberikan akses gratis ke dasbor MyAsani. Untuk nikmati kemudahan manajemen infrastruktur IT yang lebih efisien dan cerdas ini, cukup ajukan penawaran ke Asani.
3. Penerapan (Deployment)
Penerapan aset bisa mencakup instalasi, integrasi dengan alat lain, penyediaan akses kepada pengguna, serta penyediaan dukungan teknis.
4. Pemeliharaan
Setelah aset digunakan, perlu dilakukan pengaturan untuk pemeliharaan, peningkatan, serta perbaikan berkala. Ini bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan dan memaksimalkan nilainya sehingga masa pakai lebih panjang, biaya minimal, serta mengurangi risiko.
5. Retirement
Dalam hal ini, aset IT telah mencapai akhir siklus hidup, terutama ketika pemeliharaan lebih sering dilakukan dan menghabiskan lebih banyak sumber daya untuk aset tersebut dibandingkan sebelumnya.
Jika ada alternatif yang lebih baik di pasaran, perusahaan bisa memutuskan untuk memensiunkan aset. Ini melibatkan pembuangan aset lama, pembaruan informasi aset, penghentian dukungan teknis sekaligus perjanjian lisensi, dan peralihan ke aset baru.
Manfaat IT Asset Management
ITAM bermanfaat untuk membantu perusahaan mengambil keputusan bisnis yang lebih baik. Tidak hanya itu, ada beberapa manfaat utama lainnya, antara lain:
1. Inventaris/Basis Data Aset Terpusat
Dengan ITAM, perusahaan memiliki satu sumber data akurat yang membuat proses pelacakan aset menjadi lebih mudah dan efisien. Perusahaan bisa melihat di satu tempat aset mana yang perlu diperbaiki, dibuang, atau dioptimalkan untuk produktivitas maksimal.
2. Penggunaan Aset yang Optimal
IT asset management memungkinkan perusahaan memperoleh data secara real-time tentang kondisi seluruh aset sehingga bisa mengambil keputusan yang tepat terkait penggunaan aset ke depannya.
3. Kepatuhan dalam Lisensi Software
Penggunaan ITAM secara otomatis membantu perusahaan memantau seluruh software yang diinstal pada semua komputer di jaringan mereka sekaligus memastikan kepatuhan terhadap perjanjian lisensi yang relevan.
4. Pengambilan Keputusan yang Tepat
Data IT asset management membantu dalam evaluasi pembelian serta penerapan sebelumnya. Ini yang kemudian menjadi dasar untuk melakukan tindakan berikutnya. ITAM memungkinkan peningkatan pada proses pembelian aset IT dan bisnis.
Baca juga: Memahami Konsep IT Service Management, Manfaat & Prosesnya
Aplikasi IT Asset Management
Seiring bertambahnya aset IT pada suatu perusahaan membuat sistem manual berbasis kertas atau spreadsheet dinilai cukup merepotkan dan tidak lagi relevan. Alhasil, banyak yang mulai beralih ke penggunaan aplikasi IT asset management, seperti MyAsani.
IT asset management software inovatif dari Asani ini dirancang untuk memudahkan perusahaan mengelola, melacak, dan mengontrol semua aset IT dalam satu platform terintegrasi. Beberapa fitur unggulannya, yaitu:
- Kelola Perusahaan: Perusahaan dapat menambahkan alamat utama, anak perusahaan, atau kantor cabang yang ada di wilayah Indonesia.
- Kelola Pengguna: Untuk mendata pengguna aset sekaligus lokasi dengan tepat.
- Kelola Aset: Untuk menambahkan seluruh data aset yang ada di perusahaan dan mengetahui kondisi, harga, asal aset, sekaligus lokasi aset berada.
- Pusat Resolusi: Perusahaan bisa melaporkan kerusakan pada unit serta memantau progress status perbaikan aset dengan mudah.
Di samping itu, tersedia helpdesk support untuk memberikan respon cepat terhadap pertanyaan atau masalah pengguna. Perusahaan pun bisa mengelola aset dengan pengguna tidak terbatas dan tanpa biaya menggunakan MyAsani.
Implementasi MyAsani sebagai IT asset management software yang tepat bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan strategis untuk menjaga kesehatan operasional perusahaan.
Saat ini, MyAsani hadir memberikan standar baru dalam visibilitas sekaligus kontrol aset secara digital yang jauh lebih akurat dan praktis. Solusi cerdas bagi bisnis ini menitikberatkan pada efisiensi tingkat tinggi dalam manajemen aset IT.
Akses gratis ke dasbor MyAsani bisa didapatkan ketika perusahaan Anda mengajukan layanan sewa perangkat IT ke Asani. Integrasi ini memungkinkan perusahaan memperoleh hardware berkualitas dan sistem manajemen yang memastikan operasional bisnis tetap ramping sekaligus transparan.
Bahkan, layanan penyewaan di Asani telah dilengkapi dukungan teknis selama masa sewa dan perlindungan asuransi perangkat. Maka dari itu, jangan ragu untuk mengajukan sewa sekarang melalui WhatsApp atau email cs@asani.co.id.
Cek katalog produk Asani dan manfaatkan promo terbaik yang disediakan sekarang. Yuk, optimalkan infrastruktur IT perusahaan Anda tanpa kerumitan administrasi bersama Asani!
Baca juga: Apa itu Manajemen Bandwidth? Fungsi, Contoh & Cara Kerja
