Kanban adalah metode yang kerap dipakai perusahaan menggunakan pendekatan agile untuk manajemen proyek.
Banyak perusahaan besar menggunakan metode kanban untuk membantu meningkatkan kinerja dengan mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien, seperti Spotify dan Nike.
Walaupun pada awalnya fungsi kanban adalah untuk industri manufaktur, sekarang, metode ini sudah bisa bekerja di berbagai jenis sektor bisnis.
Di samping itu, Anda juga bisa menggunakan metode kanban untuk memecahkan masalah bisnis, dari yang kecil hingga besar.
Lantas sebenarnya, apa itu kanban? Dan, seperti apa contohnya? Mari simak artikel di bawah ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang sistem kanban.
Apa itu Kanban?
Sistem kanban adalah metode alur kerja (workflow) yang membantu memvisualisasikan pekerjaan, memaksimalkan efisiensi, dan meningkatkan keberlanjutan perusahaan.
Dengan kata lain, metode kanban adalah pendekatan agile yang menjadi alternatif penyelesaian masalah dengan mengutamakan efisiensi.
Secara etimologi, kanban adalah sebuah frasa berasal dari bahasa Jepang yang memiliki arti visual atau kartu.
Metode ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang teknisi perusahaan Toyota pada 1940-an.
Sesuai dengan namanya, cara kerja sistem kanban adalah menggunakan sticky notes yang ditempel pada papan kanban.
Papan kanban adalah papan yang memiliki tiga kolom utama, yakni “to do,” “in progress,” dan “done.”
Dengan demikian, pekerjaan dari setiap elemen perusahaan dapat dipantau (tracking and monitoring) melalui papan kanban supaya tetap berjalan sesuai rencana awal.
Fungsi Sistem Kanban
Setelah memahami pengertiannya, sekarang saatnya untuk mengetahui lebih detail mengenai fungsi sistem kanban sebagai bahan pertimbangan Anda. Sejumlah fungsi dari sistem kanban adalah sebagai berikut.
1. Alat Instruksi Produksi dan Pengangkutan
Fungsi pertama kanban adalah sebagai alat instruksi kerja yang dapat mengatur segala aspek produksi. Setiap job description atau tugas tim akan ditempel oleh manajer di papan kanban.
Selain itu, kanban juga digunakan sebagai media komunikasi antar divisi atau tim. Dengan menggunakan metode kanban, setiap tim dapat berkolaborasi dengan mudah dan mengetahui bagaimana cara menyelesaikannya.
2. Alat untuk Pengendalian Secara Visual
Kanban adalah media untuk memberikan sinyal visual yang berguna bagi tim dalam pengendalian alur kerja dan informasi.
Melalui penggunaan metode kanban, tim dapat mengatur visual lebih maksimal dan memastikan agar masalah tertangani dengan baik.
Baca juga: Perbedaan Agile dan Waterfall, Mana yang Lebih Tepat?
3. Alat untuk Pengaturan Prioritas
Metode kanban membantu perusahaan dalam memilih dan memilih skala prioritas pekerjaan dan progress tim.
Biasanya, tugas prioritas akan diletakkan di atas atau diberi tanda supaya tim akan mengenali bahwa pekerjaan tersebut harus diutamakan.
4. Sebagai Penyesuaian Perubahan
Dinamika dan perubahan adalah hal biasa dalam dunia bisnis. Dalam hal, ini fungsi kanban adalah untuk merespons perubahan lebih baik lagi.
Berkenaan dengan hal itu, kanban membantu tim agar lebih adaptif terhadap segala perubahan dalam tahapan-tahapan produksi.
Sebagai contoh, jika terdapat kendala pada proses produksi, maka jadwal pengerjaan mesti diatur ulang.
5. Mengidentifikasi Masalah
Selain sebagai penyesuaian perubahan, fungsi kanban juga membantu mengenali masalah dalam alur kerja.
Dengan tereksposnya tugas di papan kanban, tim dapat segera mengidentifikasi masalah ketika ada yang terkendala dan segera menemukan solusinya.
Keuntungan Sistem Kanban
Terdapat sejumlah keuntungan dalam menerapkan sistem kanban pada perusahaan Anda, mulai dari kolaborasi tim yang baik, dan meningkatnya efisiensi kerja.
Supaya lebih memahami lebih lanjut, beberapa keuntungan sistem kanban adalah seperti berikut.
1. Meningkatkan Keterlibatan dan Kolaborasi Tim
Kanban memungkinkan perusahaan untuk memiliki keterlibatan dan kolaborasi tim yang lebih unggul.
Transparansi pekerjaan dan step by step yang jelas mendukung anggota tim untuk bekerja sesuai tupoksinya.
Selain tim dapat memahami tanggung jawabnya, sistem kanban juga membantu tim berkomunikasi lebih efisien lagi.
2. Penggambaran yang Jelas
Berikutnya, keuntungan kanban adalah memberikan gambaran pekerjaan yang jelas kepada masing-masing tim.
Metode kanban memberikan visualisasi tupoksi yang mudah dipahami dan tegas, sehingga tim dapat melihat secara langsung prosesnya.
Baca juga: Perusahaan Startup: Pengertian, Ciri-Ciri, Jenis & Contohnya
3. Meminimalkan Pekerjaan Berlebihan
Penerapan metode kanban diyakini dapat memberikan alur kerja yang lebih baik, sistematis, dan efisien.
Anda dapat membatasi besaran pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga anggota tim bisa mengeksekusi tugas dengan optimal.
Hal ini dimaksudkan supaya beban tim tidak berlebihan dan mencegah distraksi akibat overload pekerjaan.
4. Fleksibel dan Adaptif
Salah satu keuntungan lain dari metode kanban adalah dapat menyesuaikan perubahan-perubahan yang terjadi pada perusahaan.
Papan kanban yang fleksibel bisa kapan saja diubah dan disesuaikan berdasarkan kebutuhan pada saat itu.
Maka dari itu, divisi atau tim bisa mengeksekusi pekerjaan lebih fleksibel dan tidak terpaku dengan ekspektasi awal.
5. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Dengan visualisasi dan kolaborasi tim yang baik, lebih lanjut, sebuah perusahaan akan memperoleh hasil maksimal.
Selain itu, identifikasi masalah yang cepat dapat membantu melindungi perusahaan dari hambatan minor maupun mayor.
Contoh Kanban
Selain mengetahui segala sesuatu mengenai sistem kanban, Anda mesti mengenali bagaimana contoh penerapannya. Beberapa contoh penerapan sistem kanban adalah sebagai berikut:
- Pengaturan papan kanban: Tim pengembangan memulai dengan mengatur papan kanban fisik di dinding ruang kerja mereka. Papan kanban dibagi menjadi beberapa kolom, termasuk “To Do,” “In Progress,” “Review,” “Testing,” dan “Done.”
- Kartu kanban: Setiap tugas pengembangan atau fitur perangkat lunak diwakili oleh sebuah kartu kanban. Kartu kanban berisi informasi seperti judul tugas, deskripsi, estimasi waktu, dan prioritas. Kartu kanban ditempatkan di kolom “To Do” ketika mereka siap untuk dikerjakan.
- Pengendalian WIP (Work in Progress): Tim mengatur batasan Work in Progress (WIP) untuk setiap kolom. Misalnya, mereka memutuskan bahwa tidak lebih dari lima kartu kanban boleh ada di kolom “In Progress” pada saat yang bersamaan. Hal ini membantu menghindari tumpukan pekerjaan yang berlebihan dan mendorong penyelesaian tugas yang sedang berlangsung.
- Aliran kerja yang jelas: Dengan menggunakan Kartu Kanban, tim memiliki visibilitas yang jelas terhadap aliran kerja. Mereka dapat dengan mudah melihat tugas apa yang sedang dalam proses, sejauh mana progress-nya, dan jika ada masalah atau hambatan.
- Pemantauan dan pembaruan harian: Tim melakukan pertemuan harian singkat (stand-up) di depan papan kanban. Mereka memperbarui status setiap kartu kanban dan membahas perubahan atau kendala yang mungkin muncul. Ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan mengidentifikasi solusi.
Itu dia diskusi lengkap yang membahas pengertian, fungsi, keuntungan, hingga pada contoh sistem kanban.
Anda bisa mengimplementasikan metode kanban untuk mengembangkan bisnis dengan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi tim.
Dengan menggunakan sistem kanban pada perusahaan, Anda memiliki alternatif lain untuk memecahkan permasalahan bisnis.
Dengan begitu, Anda dapat memperoleh setiap keuntungan yang lebih teratur dan maksimal.
Bila memerlukan layanan untuk kelola aset dengan mudah, Anda bisa menggunakan IT Asset Management di MyAsani!
Dengan mendaftar IT Asset Management, Anda akan mendapat berbagai fitur unggulan, seperti kelola perusahaan, pengguna, aset, dan pusat resolusi.
Bahkan, Anda bisa memanfaatkan Helpdesk Support dengan respons cepat terhadap pertanyaan atau masalah pengguna.
Tunggu apalagi? Mulai kelola aset Anda di Asani dan kembangkan bisnis Anda sekarang juga!
Baca juga: 5 Cara Menjaga Aset Perusahaan untuk Optimalkan Keuntungan
