Manpower planning merupakan salah satu istilah yang sering ditemukan di dunia Human Resource (HR). Manpower planning adalah perencanaan sumber daya manusia dan merupakan salah satu bagian penting dalam manajemen HR.
Perusahaan dapat mengatur sumber daya manusia sesuai kebutuhan dengan menyusun manpower planning. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, simak penjelasannya berikut ini.
Apa itu Manpower Planning?
Manpower planning adalah proses perencanaan dan identifikasi sumber daya manusia dalam perusahaan. Proses ini termasuk menentukan jumlah sumber daya manusia, tempat, waktu, dan biaya yang dibutuhkan agar bisa mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu, dengan membuat perencanaan sumber daya manusia, Anda dapat memastikan bahwa sumber daya manusia yang direncanakan memiliki keterampilan yang dibutuhkan perusahaan serta menentukan teknologi yang bisa menunjang keterampilan tersebut.
Umumnya, HR menyusun perencanaan dalam skala tahunan atau sesuai kebutuhan dan rencana bisnis perusahaan di masa depan. Perencanaan terus dilakukan selama perusahaan berdiri. Manpower planning juga termasuk perekrutan, penempatan, pelatihan, kompensasi, dan pemberhentian karyawan.
Tujuan Manpower Planning
Manpower planning termasuk pada manajemen sumber daya manusia. Perencanaan ini tentu memiliki tujuan, di antaranya:
- Menentukan jumlah dan kualitas karyawan untuk suatu posisi.
- Menjamin ketersediaan tenaga kerja di masa sekarang atau masa depan.
- Mengalokasikan karyawan secara tepat dan efektif (tidak kekurangan atau kelebihan).
- Menjadi pedoman pelatihan, perekrutan, pengembangan, kompensasi, dan pemberhentian karyawan.
- Mengevaluasi performa karyawan.
Lantas, apa saja yang dilakukan dalam manpower planning? Tim HR akan menganalisis karyawan yang ada saat ini dan memperkirakan kebutuhan karyawan di masa depan. Selain itu, tim HR juga harus memperkirakan kendala dan solusi yang akan terjadi di masa depan, seperti keterbatasan karyawan atau tidak tersedianya karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan.
HR juga harus melihat perkembangan industri setiap 5-10 tahun untuk beradaptasi dengan teknologi dan ketersediaan karyawan. Sebagai contoh, Artificial Intelligence (AI) mulai merebak di industri. Beberapa peran manusia telah digantikan dengan AI. HR perlu membuat strategi menghadapi ini agar tetap bisa mencapai tujuan perusahaan.
Mengapa Manpower Planning Penting?
Perencanaan sumber daya manusia sangatlah penting bagi perusahaan agar memiliki ketersediaan karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan perusahaan. Manpower planning dibutuhkan untuk mengatasi talent gap dan skill gap.
Talent gap adalah kondisi di mana jumlah tenaga kerja yang tersedia tidak dapat memenuhi kebutuhan karyawan di perusahaan. Di sisi lain, skill gap adalah ketika jumlah tenaga kerja dengan keterampilan tertentu tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang sedang menghadapi perubahan teknologi.
Talent gap dan skill gap dapat memengaruhi proses bisnis perusahaan apabila tidak segera diatasi. Terlebih lagi, perusahaan akan sulit bersaing dengan kompetitor dan sulit mencapai target. Itulah mengapa, perencanaan sumber daya manusia penting untuk menjaga ketersediaan karyawan di sebuah perusahaan.
Baca juga: 12 Aplikasi Project Management untuk Mendukung Produktivitas
Manfaat Manpower Planning
Manpower planning harus dilakukan secara efektif dan strategis agar bisa memberikan manfaat bagi perusahaan. Adapun manfaat perencanaan sumber daya manusia bagi perusahaan adalah sebagai berikut.
- Meningkatkan produktivitas bisnis.
- Mendapatkan karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan perusahaan.
- Mencapai target bisnis.
- Mempermudah dalam menentukan strategi untuk menanggulangi permasalahan sumber daya manusia.
- Mengevaluasi dan mengembangkan karyawan.
- Mengefisiensi biaya tenaga kerja.
- Memiliki manajemen perusahaan yang baik.
Cara Membuat Manpower Planning
Jika perusahaan Anda berencana membuat manpower planning, langkah-langkah di bawah ini patut untuk Anda simak agar dapat merencanakan sumber daya manusia dengan baik. Adapun cara membuatnya adalah sebagai berikut.
1. Mencari Tahu Target dan Tujuan Perusahaan
Langkah merencanakan manpower planning yang pertama adalah Anda perlu mengetahui target dan tujuan perusahaan. Lihat kembali visi dan misi perusahaan sehingga Anda dapat menentukan keterampilan tenaga kerja seperti apa yang dibutuhkan perusahaan agar bisa mencapai target.
2. Menelaah Ketersediaan Karyawan Saat Ini
Setelah mengetahui target perusahaan, Anda bisa mendata tenaga kerja yang ada pada perusahaan Anda saat ini agar dapat memperkirakan peran atau jabatan apa yang membutuhkan sumber daya lebih di masa depan. Dengan mendata karyawan yang ada, perusahaan tidak akan kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Selain itu, Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor di dalam perusahaan agar bisa merencanakan sumber daya manusia di masa depan. Adapun faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah:
- Jumlah karyawan saat ini
- Budaya kerja
- Tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang
- Keterampilan yang dibutuhkan setiap unit kerja
- Potensi risiko bisnis
3. Menelaah Ketersediaan Karyawan di Masa Depan
Selain menganalisis ketersediaan karyawan saat ini, Anda juga perlu menelaah ketersediaan karyawan di masa depan. Anda perlu memperkirakan (forecasting) jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan di masa depan. Anda dapat menganalisisnya menggunakan dua pendekatan manpower forecasting, yaitu internal dan eksternal.
Dalam analisis internal, Anda akan melibatkan seluruh lapisan karyawan termasuk jajaran atasan untuk menganalisis beban kerja, tenaga kerja, keuangan, dan lain sebagainya. Dalam analisis ini, tim akan melihat budaya kerja, fungsi, dan keterampilan yang dibutuhkan setiap unit kerja.
Kemudian, tim juga akan melihat jumlah karyawan yang direkrut, presensi karyawan, performa karyawan, dan jumlah karyawan yang berhenti bekerja (PHK, resign, dan pensiun). Sementara itu, analisis eksternal adalah memetakan tren tenaga kerja yang dibutuhkan dan dampaknya bagi perusahaan serta analisis pihak-pihak yang dapat mendukung perencanaan sumber daya manusia perusahaan Anda.
4. Menentukan Kesepakatan Kerja
Selain analisis kebutuhan karyawan, HR dan pimpinan perusahaan akan membuat kesepakatan kerja, termasuk gaji, kenaikan jabatan, kontrak kerja,pergantian posisi, dan pengisian posisi.
5. Menyusun Kerangka Manpower Planning
Setelah semua aspek di atas terpenuhi, HR akan membuat kerangka manpower planning berdasarkan anggaran perusahaan. Kerangka ini termasuk penempatan ulang, pelatihan, perekrutan karyawan baru, pensiun dini, dan kenaikan gaji.
6. Menentukan Metode Perekrutan
HR kemudian akan menentukan metode perekrutan tenaga kerja dan memulai proses perekrutan. HR bisa mengumumkan rekrutmen di portal lowongan pekerjaan, memakai referensi dari karyawan saat ini, atau lewat perusahaan yang menyediakan layanan rekrutmen tenaga kerja.
7. Mempersiapkan Pengembangan Tenaga Kerja
Dalam pengembangan tenaga kerja, HR dapat merencanakan pelatihan. Pelatihan karyawan dibutuhkan agar tidak terjadi kesenjangan keterampilan antar tenaga kerja. Pelatihan juga dapat mengarahkan karyawan baru tentang budaya kerja dan pedoman kerja di sebuah perusahaan. Karyawan pun dapat meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan pengelaman sehingga dapat meningkatkan performa.
Tidak hanya berlaku pada karyawan baru, pengembangan tenaga kerja juga bisa dilakukan pada karyawan yang telah bekerja di perusahaan sebelumnya dengan upskilling dan reskilling. Pada pengembangan ini, HR juga harus membangun visi misi yang sama dengan karyawan.
8. Evaluasi
Layaknya proses bisnis lainnya, HR perlu mengevaluasi perencanaan yang telah dibuat agar bisa menentukan strategi selanjutnya, seperti mengubah atau meningkatkan aspek-aspek pada manpower planning agar tujuan perusahaan tercapai.
Format Manpower Planning pada Perusahaan
Perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing dalam membuat format manpower planning. Umumnya, perencanaannya dibuat dalam bentuk tabel pada Microsoft Excel atau Google Sheet. Berikut adalah contoh format perencanaan sumber daya manusia yang dapat Anda cermati.
Sumber: Pinterest
Demikian penjelasan tentang manpower planning yang dapat Anda pelajari. Manpower planning adalah perencanaan yang penting bagi perusahaan agar ketersediaan tenaga kerja tetap terjaga dan perusahaan dapat mencapai tujuan.
Tidak hanya fokus pada ketersediaan tenaga kerja, manpower planning juga memastikan ketersediaan teknologi yang dapat menunjang keterampilan karyawan dan proses bisnis. Jika perusahaan Anda membutuhkan peralatan elektronik untuk kelangsungan proses bisnis, percayakan pada Asani!
Asani menawarkan jasa sewa peralatan elektronik bermutu, mulai dari komputer, laptop, peralatan rapat, dan lain sebagainya yang dapat Anda cek selengkapnya di katalog sewa Asani. Anda bisa minta penawaran melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id sekarang juga.
Selain itu, jika perusahaan Anda ingin mengelola aset perusahaan secara praktis, Asani menyediakan layanan lengkap pada aplikasi MyAsani. Anda juga bisa berkonsultasi secara gratis apabila memiliki masalah pengadaan perangkat IT di perusahaan Anda. Daftar MyAsani sekarang agar kerja semakin nyaman!
Baca juga: Apa itu Metode Agile? Ini Pengertian, Prinsip, dan Tujuannya
