Dalam dunia bisnis, dokumen transaksi seperti purchase order dan invoice sangat penting untuk memastikan kelancaran dan keamanan dalam proses jual beli.
Purchase order dan invoice bukan hanya sekadar catatan pesanan dan pembayaran, melainkan juga alat penting bagi akuntansi keuangan guna menghindari kesalahpahaman antara pembeli dan penjual.
Dengan memahami perbedaan purchase order dan invoice, Anda bisa lebih efektif mengelola pesanan, melacak stok barang, dan mengatur keuangan bisnis dengan lebih baik.
Di artikel ini, kita akan membahas apa itu purchase order dan invoice, bagaimana keduanya berbeda, serta kapan masing-masing dokumen ini sebaiknya digunakan.
Mengenal Tentang Purchase Order dan Invoice
Purchase order adalah dokumen resmi yang disusun oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual. Dokumen ini mencakup rincian, seperti jumlah, harga, spesifikasi, dan syarat pengiriman.
Dengan mengirimkan purchase order atau sering disingkat PO, pembeli memberikan kepastian kepada penjual bahwa mereka siap melakukan pembelian sesuai kesepakatan.
Purchase order juga berperan sebagai kontrak antara kedua belah pihak, memastikan pesanan tercatat dan akan dipenuhi oleh penjual.
Sementara itu, invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli.
Invoice biasanya dikeluarkan setelah barang atau jasa diterima atau selesai digunakan oleh pembeli, dan berisi informasi mengenai total pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran yang dapat digunakan.
Dengan adanya invoice, pembeli memperoleh panduan pembayaran yang jelas, mendukung kelancaran proses transaksi dan pencatatan resmi.
Kedua dokumen ini sangat penting untuk menjaga transparansi dalam hubungan bisnis. Purchase order memastikan bahwa pesanan tercatat secara formal, sementara invoice menjadi bukti resmi yang perlu diselesaikan oleh pembeli.
Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Keuntungan Perusahaan, Dijamin Sukses!
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Meskipun purchase order dan invoice sama-sama merupakan dokumen penting dalam transaksi bisnis, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan dalam fungsi, waktu pengiriman, serta pihak yang membuatnya.
Mengetahui perbedaan ini membantu memastikan proses transaksi berjalan lancar tanpa kendala. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara kedua dokumen ini:
Kapan Purchase Order dan Invoice Digunakan
Purchase order biasanya digunakan di awal transaksi, saat pembeli memutuskan untuk memesan barang atau penawaran jasa dari penjual.
Purchase order dikirimkan oleh pembeli kepada penjual sebagai konfirmasi atas rincian pesanan, seperti jumlah barang, spesifikasi, harga, dan syarat pembayaran.
Invoice, atau pembayaran invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual setelah barang dikirim atau jasa telah diselesaikan, sebagai bentuk penagihan pembayaran kepada pembeli.
Dalam hal ini, invoice menjadi dokumen penting untuk mencatat bahwa transaksi sudah berlangsung dan pembeli wajib memenuhi kewajiban pembayaran dalam waktu tertentu, seperti yang disepakati sebelumnya.
Siapa yang Membuat dan Menerima Dokumen
Dalam proses bisnis, purchase order dan invoice memiliki peran penting yang berbeda. Purchase order biasanya dibuat oleh pihak pembeli.
Dokumen ini dikirim kepada penjual sebagai bukti pemesanan barang atau jasa, sekaligus untuk mengonfirmasi spesifikasi dan jumlah pesanan yang diinginkan.
Dengan adanya purchase order, pembeli memastikan bahwa penjual telah menyetujui seluruh syarat, harga, dan ketentuan yang disepakati sebelumnya.
Sebaliknya, invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Invoice ini berfungsi sebagai tagihan resmi yang berisi rincian barang atau jasa yang telah dikirimkan, serta total pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Invoice juga mencantumkan informasi terkait jatuh tempo pembayaran, memberikan penjual dasar hukum untuk melakukan penagihan jika diperlukan.
Kapan Dokumen Dikirim
Purchase order dikirimkan oleh pembeli kepada penjual pada saat pesanan dibuat. Dengan mengirimkan purchase order, pembeli menyatakan secara resmi apa saja barang atau jasa yang mereka inginkan, termasuk jumlah, harga, dan ketentuan lain yang disepakati.
Purchase order ini berfungsi untuk menjamin bahwa pesanan sudah terkonfirmasi dan penjual bisa mulai mempersiapkan stok atau layanan sesuai permintaan pembeli.
Sementara itu, invoice dikirim oleh penjual kepada pembeli setelah barang atau jasa telah disediakan atau dikirim.
Pengiriman invoice biasanya disertai dengan tanggal jatuh tempo, yaitu batas waktu yang diberikan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran.
Dengan demikian, invoice tidak hanya menjadi bukti transaksi, tetapi juga alat penagihan resmi yang membantu mengatur alur keuangan.
Baca juga: Inilah Jenis-jenis Laporan Keuangan di Perusahaan!
Apa saja isi Purchase Order dan Invoice
Untuk memahami perbedaan purchase order dan invoice, penting mengetahui isi dari masing-masing dokumen ini karena keduanya memiliki fungsi dan rincian yang berbeda.
Purchase order mencakup nomor unik, tanggal pembuatan, informasi lengkap tentang pembeli dan penjual, serta rincian barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, dan spesifikasi.
Selain itu, purchase order mencantumkan total biaya pesanan beserta syarat dan ketentuan transaksi, seperti metode pembayaran dan ketentuan pengiriman.
Sementara itu, invoice berisi nomor invoice, tanggal penerbitan, informasi pihak penjual dan pembeli, serta rincian pesanan sesuai dengan yang telah dikirim.
Dokumen ini juga menyertakan total tagihan yang harus dibayar, serta detail potongan harga dan pajak yang diterapkan.
Legalitas dari Purchase Order dan Invoice
Purchase order dan invoice bukan hanya sekadar dokumen transaksi biasa; keduanya memiliki aspek hukum yang mengikat dan penting dalam menjalankan bisnis.
Dokumen purchase order berfungsi sebagai kontrak awal antara pembeli dan penjual. Ketika purchase order diterima dan disetujui oleh pihak penjual, dokumen ini menjadi dasar hukum yang menjamin bahwa barang atau jasa akan disediakan sesuai kesepakatan.
Jika terjadi ketidaksesuaian atau perselisihan di kemudian hari, purchase order dapat menjadi bukti bahwa pembeli telah mengajukan permintaan secara resmi, termasuk rincian jumlah, harga, dan persyaratan lain yang disetujui.
Di sisi lain, invoice juga memiliki nilai hukum yang signifikan, terutama dalam hal penagihan. Sebagai dokumen yang dikirim oleh penjual setelah barang atau jasa diserahkan, invoice adalah bukti tagihan resmi yang menyatakan bahwa pembayaran harus dilakukan oleh pembeli sesuai ketentuan yang telah disepakati.
Demikian ulasan perbedaan dari dua dokumen penting ini. Memahami perbedaan antara purchase order dan invoice sangat penting untuk bisnis yang efisien dan terstruktur. Kedua dokumen ini mendukung kelancaran operasional dan keterbukaan keuangan perusahaan.
Tidak hanya fokus pada pengelolaan dokumen transaksi, perencanaan yang matang juga perlu memperhatikan kebutuhan teknologi untuk menunjang keterampilan dan efisiensi karyawan. Jika perusahaan Anda membutuhkan laptop atau peralatan penunjang rapat untuk mendukung operasional bisnis, percayakan pada Asani!
Asani menyediakan jasa sewa peralatan elektronik berkualitas, seperti komputer, laptop, dan peralatan rapat lainnya, yang bisa Anda cek lengkap di katalog sewa Asani. Hubungi kami melalui WhatsApp atau kirim email ke cs@asani.co.id untuk penawaran menarik.
Selain itu, Asani juga hadir dengan aplikasi MyAsani yang mempermudah pengelolaan aset perusahaan. Jika perusahaan Anda membutuhkan dukungan dalam pengadaan perangkat IT, jangan ragu untuk berkonsultasi secara gratis. Daftar MyAsani sekarang agar proses kerja semakin nyaman dan efisien!
Baca juga: Fungsi Akuntansi Manajemen dalam Perusahaan
