Prinsip pengadaan barang dan jasa merupakan hal penting yang perlu diterapkan ketika hendak melakukan pengadaan. Prinsip tersebut dapat membantu Anda agar proses pengadaan barang dan jasa bisa berjalan dengan optimal.
Perlu diketahui, ada sejumlah prinsip pengadaan barang dan jasa, antara lain efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil, dan akuntabel. Bagi Anda yang masih asing dengan prinsip-prinsip tersebut, simak artikel ini sampai habis.
Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, prinsip pengadaan barang dan jasa merupakan hal yang penting karena dapat memengaruhi hasil dari pelaksanaan pengadaan tersebut. Bagi Anda yang masih belum mengetahui prinsip dasar pengadaan barang dan jasa itu apa saja, simak pembahasannya berikut ini.
1. Efisien
Prinsip yang pertama adalah efisien. Efisien yang dimaksud dalam proses pengadaan adalah kegiatan yang dilaksanakan harus dibuat efisien dari segala segi, mulai dari tenaga, waktu, hingga biaya yang dibutuhkan. Dengan begitu, output dari kegiatan pengadaan bisa semakin optimal tanpa memerlukan biaya, tenaga, serta waktu yang banyak.
Contoh penerapan prinsip ini adalah menjalin hubungan baik dengan banyak vendor atau pemasok. Semakin banyak vendor atau pemasok yang Anda kenal, maka semakin luas pula opsi pengadaan yang bisa Anda pilih. Dengan begitu, Anda bisa menentukan opsi terbaik yang paling efisien serta sesuai dengan tujuan pengadaan dilakukan.
2. Efektif
Prinsip selanjutnya adalah efektif. Efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin untuk mencapai tujuan dari pengadaan tersebut. Dengan menerapkan prinsip efektif, proses pengadaan bisa berjalan lebih optimal dan tentunya tepat sasaran.
Contoh penerapan prinsip ini adalah menunjuk staf yang sudah ahli dalam hal pengadaan untuk melatih staf baru. Dengan begitu, para staf baru tersebut bisa belajar banyak hal dan ketika menangani pengadaan secara langsung, mereka bisa bekerja dengan lebih optimal sehingga tujuan pengadaan bisa tercapai dengan baik.
Baca juga: Tips Meningkatkan Efisiensi Procurement Perusahaan
3. Terbuka
Pada umumnya, pengadaan barang dan jasa di pemerintahan dilaksanakan secara lelang. Dalam proses pelelangan tersebut, pihak yang melakukan pengadaan harus menerapkan prinsip terbuka agar semua orang memiliki kesempatan yang sama untuk menjadi vendor jika sudah memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan lebih banyak pilihan vendor untuk dijadikan bahan pertimbangan.
Penerapan dari prinsip ini sederhana, Anda hanya perlu membuat persyaratan sesuai dengan pengadaan apa yang akan dilaksanakan. Setelah itu, Anda bisa menyebarkan pengumuman tentang lelang pengadaan tersebut sehingga akan menarik perhatian banyak vendor.
4. Bersaing
Masih berhubungan dengan prinsip sebelumnya, selain terbuka dan dapat diikuti siapa saja yang memenuhi persyaratan, proses lelang dalam pengadaan juga harus menerapkan prinsip bersaing yang sehat. Sebagai pelaksana pengadaan, Anda harus memberikan penilaian secara objektif serta memastikan seluruh pihak menerima informasi dan data yang sama.
Lalu, untuk pihak vendor, tentunya juga harus menjaga persaingan dengan tidak melakukan hal curang, seperti suap dan sebagainya. Salah satu contoh penerapan prinsip ini adalah penyebaran daftar kebutuhan pengadaan kepada vendor harus dilaksanakan secara serentak. Dengan begitu, para vendor tersebut akan menerima informasi yang sama dan di waktu yang sama juga sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
5. Transparan
Transparan merupakan prinsip yang sangat penting di dalam proses pengadaan barang dan jasa, terutama di suatu institusi pemerintah. Dengan menerapkan prinsip transparan, seluruh kegiatan yang berlangsung selama pengadaan dapat dilihat setiap pihak terkait. Dengan begitu, profesionalitas serta kejujuran dari penyelenggara pengadaan bisa semakin terjamin.
Contoh penerapan prinsip ini adalah dengan melakukan proses quality control dan quality assurance yang hasilnya bisa ditinjau seluruh pihak terkait dalam kegiatan pengadaan. Transparansi yang baik dalam suatu pengadaan dapat membuat proses yang dijalankan lebih lancar serta meningkatkan kepercayaan dari masing-masing pihak terkait.
6. Adil
Prinsip adil atau tidak diskriminatif merupakan perlakuan yang sama terhadap seluruh pihak terkait dalam proses pengadaan barang dan jasa. Masing-masing pihak tersebut secara adil mendapatkan hak serta kewajiban yang sesuai dengan perannya. Dengan begitu, semua pihak tidak akan ada yang dirugikan dalam kegiatan tersebut.
Beberapa contoh penerapan prinsip ini adalah membagi tugas dan tanggung jawab pengelola pengadaan secara internal, pihak pengelola dilarang menerima hadiah yang ada kaitannya dengan kegiatan pengadaan, memperlakukan pihak-pihak terkait secara adil dan tidak memihak pihak tertentu, dan lain-lain.
Baca juga: Ini Syarat dan Daftar Rekomendasi TKDN Laptop di Indonesia
7. Akuntabel
Prinsip yang terakhir adalah akuntabel. Prinsip ini merupakan bentuk tanggung jawab dari pengelola pengadaan barang dan jasa terhadap semua pihak terkait. Selain itu, prinsip ini juga bisa digunakan untuk memastikan apakah pengadaan sudah mencapai sasarannya atau tidak.
Beberapa hal yang bisa menjadi contoh penerapan prinsip yang satu ini adalah pengarsipan dan pencatatan kegiatan pengadaan, dibuatnya sistem pengawasan pengadaan, serta dilakukannya evaluasi berdasarkan kritik atau keluhan dari pihak-pihak terkait, dan lain-lain.
Etika PBJ (Pengadaan Barang dan Jasa)
Selain prinsip pengadaan barang dan jasa, ada juga etika pengadaan barang dan jasa yang perlu Anda ketahui. Etika ini juga bisa Anda terapkan agar kegiatan pengadaan bisa semakin kredibel dan tepercaya. Adapun beberapa etika PBJ adalah sebagai berikut.
- Melaksanakan tugas secara tertib.
- Bekerja secara profesional.
- Tidak saling memengaruhi sehingga tidak memancing adanya persaingan tidak sehat.
- Mematuhi kesepakatan tertulis yang sudah dibuat.
- Menghindari serta mencegah terjadinya konflik kepentingan antara pihak terkait.
- Menghindari dan mencegah pemborosan dana.
- Tidak menyalahgunakan wewenang.
- Tidak menerima, menawarkan, maupun menjanjikan hadiah atau sejenisnya yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan.
Itulah beberapa informasi mengenai prinsip pengadaan barang dan jasa yang perlu Anda ketahui. Jika perusahaan Anda memerlukan pengadaan barang-barang IT (laptop, router, keyboard, dan komputer) yang patuh terhadap prinsip pengadaan barang dan jasa di atas, Anda bisa mengandalkan Asani.
Asani memiliki layanan IT Management Asset yang bisa dimanfaatkan untuk mengelola aset perusahaan. Layanan tersebut mampu menyajikan beragam informasi, mulai dari kondisi aset hingga asal aset tersebut sehingga pengadaan yang dilakukan bisa semakin transparan.
Tak hanya itu, pengadaan barang yang dilakukan juga bisa semakin efisien jika melakukan penyewaan. Dengan menyewa, kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan bisa berjalan lebih efisien karena membutuhkan dana yang lebih kecil daripada membeli secara langsung. Sebagai contoh, ketika Anda hendak melakukan pengadaan laptop untuk perusahaan, maka Anda bisa menghemat lebih banyak dana dengan menyewanya.
Selain hemat dana, Anda juga bisa menggunakan laptop dengan tipe terbaru setiap saat. Ketika tipe terbaru diluncurkan, Anda bisa menyewa laptop tersebut dan menggantikan tipe lama yang sebelumnya disewa. Hal tersebut tentunya jauh lebih hemat jika dibandingkan dengan membeli laptop setiap kali tipe terbaru diluncurkan.
Bagi yang tertarik untuk menyewa peralatan IT dari Asani, Anda bisa melihat daftar peralatannya di katalog sewa ini. Jangan ragu untuk menghubungi kami melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id jika berminat untuk menyewa atau membutuhkan informasi lebih lanjut. Jadi tunggu apalagi? ayo dukung produktivitas perusahaan Anda dengan berbagai perangkat IT berkualitas dari Asani.
Baca juga: Purchase Order: Pengertian, Fungsi, dan Prosedurnya
