Procurement Adalah: Pengertian, Jenis, Proses, dan Prinsip

Procurement adalah serangkaian aktivitas bisnis yang mengacu pada proses pengadaan barang kebutuhan perusahaan. Aktivitas procurement termasuk ke dalam aktivitas vital karena berkaitan dengan strategi peningkatan profitabilitas bisnis. Oleh karena itu, pihak yang bertanggung jawab pada posisi ini harus memahami tugasnya dengan baik. 

Procurement dan purchasing juga adalah dua hal yang berbeda. Dua hal ini sayangnya sering diartikan sebagai hal yang sama. Procurement memiliki proses seleksi vendor yang lebih panjang dan kompleks dibanding purchasing. Simak pembahasan tentang apa itu procurement dan perbedaannya dengan purchasing di sini.

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa untuk kegiatan bisnis. Proses pengadaan biasanya dilakukan dengan melakukan pembelian dari pihak eksternal. Aktivitas ini terdiri dari berbagai tahapan, mulai dari perencanaan, pemilihan penyedia, negosiasi kontrak, hingga pengiriman dan pengawasan barang atau jasa yang telah dipesan. 

Divisi yang bertanggung jawab soal procurement harus memastikan perusahaan mendapatkan barang dengan harga kompetitif. Dengan begitu, perusahaan bisa memperoleh barang atau jasa yang diperlukan dengan harga yang lebih kompetitif, berkualitas baik, dan sesuai dengan kebutuhan.

Tahapan Proses Procurement

Tahapan pada procurement terdiri dari beberapa langkah, mulai dari tahapan analisis kebutuhan sampai terpenuhinya semua kebutuhan yang diperlukan. Langkah-langkah ini wajib dipahami secara mendalam oleh manajemen perusahaan dan tim procurement. Agar lebih memahami setiap langkah yang ada, berikut ini penjelasan lengkapnya.

1. Identifikasi Kebutuhan

Proses pertama pada procurement adalah identifikasi kebutuhan. Perusahaan harus menganalisis barang atau jasa apa yang dibutuhkan untuk mendorong dan menunjang bisnis. Biasanya, informasi ini diperoleh dari permintaan divisi, keputusan pihak manajemen, maupun adanya pengadaan rutin. Divisi keuangan selanjutnya akan menentukan anggarannya. 

Baca juga: Wajib Tahu! Begini Prosedur Pengadaan Komputer yang Benar

2. Memilih Vendor

Tim procurement atau pengadaan harus memilih vendor dengan nilai-nilai dan prinsip yang sama dengan perusahaan. Hal ini untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang disediakan mampu memenuhi standar kualitas terbaik. Beberapa kriteria yang perlu diperhatikan, seperti keandalan, pelayanan, reputasi, dan ketepatan waktu.

3. Negosiasi Harga

Setelah menentukan vendor, kedua belah pihak akan membuat kesepakatan untuk pengadaan barang atau jasa tersebut. Negosiasi harga biasanya juga mencakup jumlah barang, durasi kontrak, dan kesanggupan vendor untuk pembelian berulang. Pada tahap ini, perusahaan dan vendor akan menyepakati syarat dan ketentuan untuk proses pembuatan sampai pengiriman. 

4. Penerbitan Pesanan (Purchase Order)

Begitu syarat dan ketentuan disepakati kedua belah pihak, permintaan pembelian akan diproses ke bagian keuangan untuk proses pembayaran. Kontrak tersebut menjadi bukti sah yang mengikat secara hukum. Penting untuk menyimpan dokumen purchase order untuk memudahkan proses audit.

5. Penerimaan Invoice

Pihak vendor akan menerbitkan invoice ketika dokumen purchase order diberikan. Faktur tersebut akan menunjukkan jenis produk atau jasa yang dibeli, termasuk kuantitas, harga, dan jatuh tempo pembayaran.

6. Pembayaran Pesanan

Proses pelunasan biasanya dilakukan atas kesepakatan dua pihak, apakah sebelum atau sesudah pengiriman. Saat barang tiba, divisi keuangan harus memeriksa faktur dan melakukan audit. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa data purchase order, invoice, dan instruksi pengiriman sudah sesuai.

7. Pembaruan Catatan

Proses terakhir dari procurement adalah memperbarui catatan untuk keperluan audit, pesanan pembelian, dan faktur. Pembukuan tentu menjadi hal krusial dalam bisnis untuk memastikan tidak ada kerugian pada keuangan perusahaan.

Baca juga: E-procurement – Manfaat dan Penggunaannya di Indonesia

Jenis-Jenis Procurement

Pada dasarnya, procurement adalah aktivitas bisnis yang terdiri dari beberapa jenis. Jenis-jenis ini ditentukan oleh sifat pengadaan itu sendiri, apakah terkait langsung dengan proses produksi perusahaan atau tidak. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan lengkapnya. 

1. Pengadaan Langsung (Direct Procurement)

Direct procurement adalah proses pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan aktivitas produksi dalam perusahaan. Jenis procurement ini termasuk ke dalam pengadaan rutin. Misalnya, pembelian bahan baku utama yang akan dikelola perusahaan menjadi barang jadi. Contohnya adalah pengadaan mesin, komponen produk jadi, dan bahan baku.

2. Pengadaan Tidak Langsung (Indirect Procurement)

Kebalikan dari jenis sebelumnya, indirect procurement adalah pembelian barang yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi. Biasanya, perusahaan akan melakukan pembelian untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan, seperti komputer, alat tulis kantor, peralatan pemeliharaan gedung, dan layanan konsultasi.

3. Pengadaan Barang (Goods Procurement) 

Sesuai dengan namanya, goods procurement adalah proses pengadaan barang yang mencakup semua barang fisik. Oleh karena itu, goods procurement artinya termasuk ke dalam pengadaan langsung dan tidak langsung. 

4. Pengadaan Layanan (Service Procurement)

Service procurement mengacu pada aktivitas pengadaan berupa jasa atau layanan. Beberapa jenis jasa yang dimaksud contohnya adalah layanan kontraktor, jasa keamanan, jasa kebersihan, jasa teknisi IT, dan firma hukum.

Baca juga: Tipe Barang dan Jenis Purchasing

Prinsip Procurement

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa procurement adalah tahapan vital dan harus dilakukan secara hati-hati, mulai dari proses identifikasi sampai proses pembelian. Oleh karena itu, penting untuk mengikuti prinsip-prinsip procurement, baik bagi perusahaan maupun pihak vendor. Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.  

1. Akuntabilitas

Prinsip akuntabilitas mengacu pada proses penetapan perjanjian terkait aturan yang harus disepakati perusahaan dan pihak vendor. Tidak hanya peraturan, kesepakatan juga harus memuat sanksi apabila salah satu pihak melanggar perjanjian. 

2. Konsistensi

Konsistensi pada procurement artinya kedua belah pihak secara tertib menjalankan peraturan yang telah disepakati, mulai dari kualitas sampai jadwal. Hal ini bertujuan untuk membangun rasa kepercayaan, menciptakan kerja sama bisnis yang baik, bahkan membangun kredibilitas perusahaan.

3. Value for Money

Proses pada procurement juga mencakup upaya untuk mencapai kesepakatan biaya yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Oleh karena itu, baik perusahaan maupun vendor perlu mengikuti prinsip value for money, yaitu mencapai kesepakatan biaya dan keberlanjutan yang menguntungkan.

4. Informed Decision Making

Prinsip informed decision making adalah memastikan perusahaan dan vendor mengambil keputusan berdasarkan data maupun informasi yang akurat. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan strategi dan memastikan kebutuhan masing-masing pihak dapat terpenuhi.

5. Fair Dealing

Prinsip fair dealing menjelaskan bahwa baik perusahaan maupun vendor mendapatkan perlakuan adil dari masing-masing pihak. Hal ini mencakup perlindungan data perusahaan atau vendor. Selain itu, perusahaan juga tidak boleh menyebabkan kendala atau memaksakan beban yang tidak perlu.

Perbedaan Purchasing dan Procurement

Istilah procurement dan purchasing adalah dua hal yang berbeda, meskipun keduanya dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan. Ditinjau dari prosesnya, procurement harus melalui beberapa tahapan untuk memastikan kualitas dari barang atau jasa yang akan dibeli.

Lain dari procurement, purchasing hanya fokus pada tahapan pembelian barang atau jasa tersebut. Dengan kata lain, tidak ada tahapan panjang, seperti identifikasi dan pemilihan vendor. Pada tahap purchasing, perusahaan cenderung melihat pada data kuantitatif saja, seperti jumlah barang atau jasa dan harganya. Selanjutnya, perusahaan akan melakukan pembelian setelah evaluasi semua biaya.

Di sisi lain, procurement harus melalui proses pemilihan vendor dan memastikan kualitas yang disediakan memenuhi standar perusahaan. Sehingga, dapat disimpulkan bahwa perbedaan purchasing dan procurement terletak pada prosesnya. Procurement lebih kompleks daripada purchasing.

Itulah pembahasan lengkap tentang apa itu procurement beserta elemen penting lainnya, mulai dari proses, jenis-jenis, sampai perbedaannya dengan purchasing. Dapat disimpulkan bahwa procurement adalah aktivitas bisnis yang terkait dengan proses pengadaan barang atau jasa, baik secara langsung maupun tidak langsung. 

Jika perusahaan Anda sedang ingin menyewa berbagai laptop berkualitas baik, Asani adalah solusinya! Ada banyak sekali laptop, komputer, dan alat-alat instalasi jaringan dengan berbagai macam spesifikasi yang bisa Anda sewa. Durasi penyewaannya juga bervariasi, mulai dari 12 bulan hingga 36 bulan. 

Coba kunjungi Katalog Asani untuk melihat-lihat koleksinya. Baik untuk desain grafis, edit video, coding, atau bisnis, semuanya bisa Anda lakukan dengan menyewa laptop di Asani. Layanan Asani juga sudah termasuk layanan IT Service jika terjadi kerusakan pada unit yang disewa. Anda juga bisa melaporkan dan mengelola masalah aset perusahaan dengan mudah melalui MyAsani.

Tertarik untuk segera menyewa laptop di Asani? Hubungi customer service Asani di cs@asani.co.id dan Whatsapp resmi Asani untuk melakukan penyewaan. Sudah banyak sekali aneka penawaran menarik yang menunggu Anda!

Baca juga: Masalah dalam Procurement dan Cara Mengatasinya