Procurement Staff: Skill, Tanggung Jawab dan Tugasnya

Tugas staff procurement sangat penting dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan. Procurement sendiri adalah proses analisis kebutuhan perusahaan, permintaan, pemilihan vendor, pemesanan, dan evaluasi pengadaan.

Jadi, dapat dikatakan bahwa staff procurement adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam merencanakan, menganalisis, dan mengevaluasi proses pengadaan. Lantas, skill apa yang harus dimiliki oleh staff procurement? Yuk, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa itu Staff Procurement?

Staff procurement adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk mengatur pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Adapun beberapa tugas staff procurement adalah memilih vendor dan merencanakan pembelian jangka panjang yang cocok dengan kebutuhan perusahaan.

Beberapa perusahaan menggabungkan purchasing sebagai bagian dari job desk staff procurement karena procurement dan purchasing sama-sama berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa di lingkup bisnis. Meskipun begitu, procurement dan purchasing memiliki definisi dan tugas yang berbeda. 

Jika procurement berfokus pada pengelolaan dan pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan, maka purchasing adalah proses pembelian suatu barang atau jasa.

Di suatu perusahaan, staff procurement dapat berada di bagian Operation, Finance, atau memiliki departemen sendiri, seperti Procurement atau Procurement & Purchasing. Mereka biasanya berkolaborasi dengan Finance, Legal, Purchasing, dan Operation ketika menjalankan tugas sehari-hari.

Tanggung Jawab dan Tugas Staff Procurement

Seorang staff procurement  diembani sejumlah tanggung jawab dan tugas penting dalam pengadaan barang perusahaan. Adapun tanggung jawab dan tugas staff procurement adalah sebagai berikut:

1. Menjamin Kepatuhan terhadap Peraturan dan Hukum

Tugas staff procurement yang pertama adalah bertanggung jawab untuk memastikan seluruh proses pengadaan barang yang dilakukan sudah mematuhi peraturan dan hukum yang berlaku. Mereka akan bertugas untuk menangani kesalahan atau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam semua tahapan proses pengadaan barang.

Baca juga: Aplikasi Administrasi Kantor yang Wajib Dikuasai Pekerja

2. Membuat Strategi Pembelian Jangka Panjang

Tugas staff procurement selanjutnya adalah membuat rencana jangka panjang untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam hal ini, staff procurement bertanggung jawab untuk memastikan semua kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi secara efisien dan efektif.

3. Mengelola Data Pembelian dan Pengadaan

Mengelola data pembelian dan pengadaan barang juga menjadi tugas staff procurement. Proses ini penting untuk membangun hubungan jangka panjang dengan vendor atau supplier, serta mengatur inventaris barang dan jasa yang telah dibeli.

4. Berkomunikasi dengan Vendor dan Supplier 

Berkomunikasi dengan para vendor dan supplier untuk berbagai hal juga merupakan salah satu tugas staff procurement. Procurement officer akan berkomunikasi dengan berbagai vendor, baik yang baru maupun sudah lama bekerjasama sebelumnya.

Tujuannya adalah menentukan vendor yang cocok dengan kebutuhan perusahaan serta membangun hubungan bisnis berkelanjutan untuk jangka panjang.

5. Menentukan Kebutuhan Barang dan Jasa

Tugas staff procurement selanjutnya adalah menentukan kebutuhan barang dan jasa perusahaan, terutama yang berhubungan dengan operasional. Dengan ini, seorang staff procurement dapat memastikan ketersediaan barang, proses bisnis, dan operasional perusahaan tetap berjalan lancar.

6. Membuat Kontrak

Membuat kontrak juga merupakan salah satu tanggung jawab seorang staff procurement. Dalam hal ini, seorang staff procurement harus memastikan vendor yang dipilih menandatangani kontrak pengadaan yang telah disusun.

Tujuannya adalah agar vendor mematuhi kesepakatan terkait jumlah barang atau jasa yang harus disediakan sesuai dengan kontrak. Dengan begitu, pembuatan kontrak bisa menjadi landasan kerja sama yang saling menguntungan dan berkelanjutan antara perusahaan dan vendor.

7. Menerima dan Memproses Invoice

Staff Procurement perlu mengetahui kondisi keuangan perusahaan sebelum memesan barang. Jika ada kendala, sebaiknya disampaikan sejak awal untuk mengatur proses pembayaran. Setelah barang atau jasa diterima, tugas staff procurement adalah memproses invoice kepada tim keuangan agar pembayaran dapat segera dilakukan.

Baca juga: Inilah Tugas dan Kemampuan Staf Administrasi Keuangan

8. Menganalisis Surat Penawaran dari Vendor

Staff procurement harus memiliki kemampuan analisis yang baik karena tugas mereka adalah memeriksa setiap surat penawaran dari vendor, kemudian memilih mana yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan.

9. Melakukan Kontrol dan Evaluasi 

Terakhir, tugas staff procurement adalah memeriksa apakah barang atau jasa yang diberikan sudah sesuai dengan permintaan awal.

Dalam hal ini, tanggung jawab staff procurement adalah mengontrol dan mengevaluasi kinerja vendor untuk memutuskan apakah perusahaan akan kembali bekerja sama atau menggunakan jasanya di masa mendatang.

Prinsip Procurement

Procurement atau pengadaan barang dan jasa menjadi salah satu hal penting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan. Agar proses procurement berjalan optimal, ada beberapa prinsip yang perlu diketahui. Berikut penjelasannya.

1. Informed Decision Making

Prinsip pertama dalam proses procurement adalah informed decision making atau membuat keputusan berdasarkan informasi terkini dan data aktual. Dengan ini, pihak procurement dapat memastikan kebutuhan perusahaan dan pemasok terpenuhi secara optimal.

2. Fair Trading

Prinsip penting dalam proses procurement selanjutnya adalah fair trading. Artinya, setiap pemasok harus diperlakukan dengan adil tanpa diskriminasi, termasuk melindungi kerahasiaan data dan informasi komersial supplier.

Tak hanya itu, pihak procurement juga dilarang memberikan beban berlebih kepada calon supplier dalam tender. Dengan menerapkan fair trading, hubungan perusahaan dengan pemasok menjadi lebih harmonis, saling menghargai, dan menghormati satu sama lain.

3. Value for Money

Prinsip value for money mengharuskan adanya hubungan saling menguntungkan antara perusahaan dan supplier. Keduanya harus memberikan penawaran terbaik agar transaksi procurement dapat berjalan optimal.

Perusahaan diharapkan memberi harga yang kompetitif, sementara supplier harus menyediakan barang atau jasa dengan kualitas terbaik. Dengan demikian, kedua pihak sama-sama diuntungkan, sehingga memungkinkan kerja sama jangka panjang yang produktif dan berkelanjutan, serta membangun kepercayaan antarmitra bisnis.

4. Konsistensi

Konsistensi juga merupakan prinsip penting dalam proses procurement untuk menjaga hubungan jangka panjang antara perusahaan dan pemasok. Konsistensi ini mencakup pembuatan aturan, standar kualitas, dan jadwal pengiriman yang konsisten.

Dengan prinsip ini, akan terbentuk rasa saling percaya di antara kedua belah pihak. Kepercayaan inilah yang akan menjadi dasar untuk membangun kemitraan dan kolaborasi bisnis jangka panjang.

5. Akuntabilitas

Akuntabilitas menjadi prinsip penting dalam proses procurement, terutama dalam hubungan antara perusahaan dan supplier. Dengan tingkat akuntabilitas tinggi, kedua pihak dapat menyepakati perjanjian kerja sama yang transparan dan lengkap. 

Semua aspek terkait pengadaan barang dan jasa harus dijelaskan dengan rinci untuk memastikan kelancaran hubungan kerja sama dalam jangka panjang.

Skill yang Dibutuhkan Staff Procurement

Seorang staff procurement dituntut memiliki berbagai skill agar bisa menjalankan tugasnya dengan baik dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Lalu, apa saja skill yang dibutuhkan untuk menjadi staff procurement? Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Kemampuan Beradaptasi

Staff procurement harus bisa menyesuaikan diri dengan cepat terhadap perubahan dan tantangan baru yang muncul. Mereka juga harus bisa beradaptasi dengan situasi perusahaan serta perkembangan teknologi yang semakin maju, terutama dalam industri dan manufaktur, termasuk rantai pasokan dan procurement. 

Tentunya, fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi sangat dibutuhkan untuk memastikan stok bahan-bahan tersedia sehingga proses produksi dapat berjalan lancar.

Baca juga: Kesalahan Staff Purchasing yang Harus Dihindari

2. Leadership

Seorang staff procurement juga harus memiliki skill kepemimpinan yang baik. Hal ini karena di banyak perusahaan tugas staff procurement adalah bertanggung jawab mengelola data serta berkoordinasi dengan tim lain terkait urusan pengadaan dan pembelian barang dan jasa.

Dengan kemampuan kepemimpinan yang baik, seorang staff procurement dapat merangkul semua orang yang terlibat untuk mencapai tujuan bersama.

3. Mampu Berpikir Analitis

Berpikir analitis juga merupakan skill yang wajib dimiliki oleh seorang staff procurement. Tugas staff procurement dalam hal ini adalah memilih barang yang sesuai, mempertimbangkan kualitas, harga, dan kebutuhan perusahaan. 

Semua keputusan ini memerlukan pemikiran analitis agar pengadaan barang dan jasa berjalan efisien. Dengan kemampuan berpikir analitis yang baik, keputusan strategis yang diambil menjadi lebih tepat, seperti dalam memilih vendor, menentukan jumlah barang yang dibutuhkan, dan sebagainya.

4. Keterampilan Bernegosiasi

Keterampilan bernegosiasi adalah salah satu skill penting untuk seorang staff procurement  agar bisa mendapatkan produk, harga, pengiriman, kontrak, dan aspek lainnya dengan kualitas terbaik.

Saat bernegosiasi, mereka harus mampu meyakinkan vendor dengan data dan fakta, serta membuat pertimbangan yang menguntungkan bagi semua pihak yang terlibat.

5. Teliti

Skill lain yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk memperhatikan detail dengan baik. Staff procurement harus teliti dalam mengevaluasi barang atau jasa untuk memastikan standar kualitas sudah sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan tingkat ketelitian yang baik, pengadaan barang menjadi lebih tepat dan efisien.

Itulah ulasan lengkap mengenai tugas staff procurement di perusahaan. Peran mereka cukup penting dalam memastikan ketersediaan serta kelancaran operasional bisnis melalui proses pengadaan barang dan jasa.

Karena salah satu tugas procurement adalah memilih vendor, staff procurement harus pandai memilih vendor yang menawarkan produk berkualitas, khususnya perlengkapan elektronik yang dibutuhkan dalam proses bisnis. 

Jika perusahaan Anda membutuhkan layanan pengadaan barang khususnya di bidang IT, Asani bisa menjadi pilihan tepat. Asani menawarkan jasa sewa peralatan elektronik berkualitas, mulai dari komputer hingga laptop, untuk menunjang aktivitas bisnis. 

Bahkan, bersama Asani, Anda juga bisa melakukan konsultasi gratis jika memiliki masalah pengadaan perangkat IT. Bermanfaat, kan?

Jadi, tunggu apa lagi? Segera cek katalog sewa Asani dan minta penawaran melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id sekarang juga!

Baca juga: 5 Pekerjaan IT Bergaji Besar di Indonesia