Terdapat banyak inventaris dalam sebuah perusahaan yang mendukung operasional usaha. Inventaris ini adalah bagian dari aset perusahaan yang harus dijaga serta wajib menggunakan contoh surat pengajuan barang inventaris kantor dalam penambahannya.
Aktivitas surat-menyurat tidak dapat dihindarkan dalam sebuah perusahaan atau instansi. Hal ini sudah merupakan bagian dari prosedur yang sudah ditetapkan dan harus dijalankan. Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai surat pengajuan barang, simak ulasan berikut ini.
Apa itu Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor?
Umumnya, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Akan tetapi, pada kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, biasanya menerapkan penggunaan surat permohonan resmi.
Salah satunya adalah kegiatan pengadaan barang inventaris kantor. Karena berhubungan dengan tanggung jawab inventaris atau divisi perlengkapan, maka diperlukan pengajuan barang yang dilakukan secara resmi.
Surat pengajuan ini biasanya ditujukan kepada kepala bagian sarana dan prasarana. Surat resmi ini tergolong dalam surat internal suatu perusahaan yang tujuannya adalah memperoleh pengesahan dari pihak yang berwenang untuk menambah jumlah inventaris.
Fungsi dari surat pengajuan ini adalah untuk memberikan bukti tertulis atas kebutuhan jumlah inventaris. Selain itu, dokumen ini bisa dijadikan bahan pertanggungjawaban oleh divisi yang menulis surat pengajuan tersebut.
Surat pengajuan ini adalah bagian penting dari perusahaan karena berhubungan dengan kelancaran operasional.
Contoh inventaris kantor, seperti mesin fotokopi, printer, laptop, meja kerja, monitor, scanner, dan lainnya.
Syarat Pembuatan Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Surat pengajuan ini adalah surat resmi yang didalamnya terdapat struktur sistematis. Maka dari itu, dalam pembuatannya harus memperhatikan syarat penulisannya. Adapun syarat penulisan dari contoh surat pengajuan barang inventaris kantor sebagai berikut:
1. Mencantumkan Identitas
Ketika menyampaikan atau mengirim surat pengajuan barang, tentu Anda harus mencantumkan identitas. Walaupun sifatnya surat internal, namun identitas penerima dan pengirim tetap harus disertakan. Ini memastikan surat tersebut tepat sasaran dan penerima akan lebih mudah mengidentifikasi maksud dan isi dari surat tersebut.
2. Tata Letak yang Tepat
Pengaturan tata letak surat ini perlu diperhatikan karena termasuk surat resmi. Pengaturan tata letak tersebut meliputi kop surat, identitas, salam pembuka, isi, hingga penutup yang harus Anda tulis secara runtut.
Akan tetapi, biasanya beberapa perusahaan telah menyediakan template surat sesuai dengan kebutuhan. Dengan hal ini Anda hanya perlu melengkapi bagian identitas dan isi surat dengan sesuai.
Baca juga: 18 Fasilitas Kantor untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan
3. Format Penulisan yang Benar
Bahasa yang digunakan dalam surat ini adalah Bahasa Indonesia baku yang sesuai dengan PUEBI. Penggunaan frasanya juga perlu diperhatikan, jangan membingungkan dan berbelit-belit.
Agar tujuan dari surat tersebut dapat lebih mudah dipahami, buatlah surat pengajuan yang singkat dan jelas.
4. Tujuan Jelas dan Dapat Dipertanggungjawabkan
Anda harus menyertakan tujuan dari pembuatan surat pengajuan barang dengan jelas. Selain itu, sertakan juga alasan dari dibutuhkannya pengadaan barang tersebut. Alasan yang dicantumkan harus masuk akal dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
5. Mencantumkan Batas Waktu
Selain mencantumkan tanggal pembuatan surat, Anda juga perlu mencantumkan batas waktu. Hal ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan surat pengajuan yang Anda buat diabaikan oleh penerima. Dengan begitu, Anda akan segera mendapatkan respon dari pihak berwenang.
Cara Membuat Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Adapun cara membuat contoh surat pengajuan barang inventaris kantor adalah sebagai berikut:
- Mencantumkan kop surat pada bagian atas dengan rata tengah.
- Mencantumkan waktu pembuatan surat. Anda bisa mencantumkan pada bagian atas setelah kop surat ataupun setelah penutup.
- Meletakkan nomor surat pada bagian kiri bawah kop surat. Anda juga dapat menuliskannya pada bagian lampiran. Apabila tidak ada berkas tambahan, maka tidak perlu mencantumkan lampiran.
- Mencantumkan salam pembuka sebelum isi surat serta salam penutup sebelum tanda tangan dan nama pengirim.
- Mencantumkan identitas pengirim dan penerima surat. Biasanya dituliskan pada bagian atas sebelum salam pembuka.
- Isi surat ditulis dengan singkat dan jelas. Umumnya terdiri dari 1 hingga 2 paragraf yang menjelaskan.
- Tanda tangan dan nama terang pengirim. Tanda tangan ini ditulis setelah salam penutup pada bagian bawah sebelah kanan.
Baca juga: Aplikasi inventaris Barang Kantor: Manfaat dan Contohnya
Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Setelah mengetahui cara membuatnya, berikut ini adalah contoh surat pengajuan barang inventaris kantor.
Itulah beberapa informasi terkait pengertian hingga contoh surat pengajuan barang inventaris kantor. Kegiatan surat menyurat, baik itu internal maupun eksternal, akan selalu diperlukan karena perusahaan membutuhkan bukti tertulis yang akan disimpan dalam arsip.
Dalam kegiatan surat menyurat ini tentu membutuhkan perangkat yang mumpuni agar proses pengiriman dan penerimaan surat dapat dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Untuk itu. Anda dapat mengandalkan Asani sebagai pemenuhan kebutuhan tersebut.
Asani adalah perusahaan yang menyewakan berbagai jenis laptop B2B pertama di Indonesia dengan harga terbaik. Selain itu, Asani menyediakan aplikasi MyAsani bagi perusahaan Anda untuk mempermudah dalam pengelolaan dan pelaporan aset dengan mudah.
Untuk melihat spesifikasi perangkat dan durasi yang sesuai, Anda bisa mengakses katalog sewa Asani. Lalu, minta penawaran dengan menghubungi WhatsApp atau mengirim email ke cs@asani.co.id. Pastikan kegiatan operasional lancar dengan perangkat berkualitas dari Asani.
Baca juga: Contoh Surat Permohonan Kerjasama, Pebisnis Wajib Tahu!
