KPI purchasing adalah sejumlah metrik yang digunakan untuk menilai seberapa efektif dan efisien aktivitas pembelian dari suatu perusahaan. Dalam dunia bisnis, penting bagi Anda untuk memahami contoh KPI purchasing agar dapat mengambil keputusan yang lebih bijak dalam menjamin kelancaran operasional perusahaan.
Adapun contoh KPI purchasing dimulai dari purchase order cycle time hingga rasio pembelian darurat. Lebih jelasnya, mari pelajari contoh KPI purchasing beserta aspeknya dalam artikel ini untuk mendukung kelancaran bisnis!
Fungsi KPI (Key Performance Indicator)
Anda perlu memahami fungsi KPI (Key Performance Indicator) untuk keperluan produksi. Umumnya, KPI digunakan sebagai indikator kinerja dan pencapaian tujuan tim perusahaan, baik di bidang procurement maupun purchasing, dengan cara yang objektif. Fungsi-fungsi tersebut selengkapnya dapat dijabarkan sebagai berikut:
- Mengukur efisiensi operasional bisnis dalam menyelesaikan proses pengadaan barang dan jasa, serta akurasi dalam pemilihan vendor.
- Mengukur efektivitas setiap tim dalam pengelolaan keuangan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik dari pemasok.
- Memberikan visibilitas yang jelas tentang apakah perusahaan telah mencapai tujuan strategis, seperti penghematan biaya dan pengurangan risiko supply chain.
- Memastikan bahwa setiap tim perusahaan dapat bekerja secara terarah dan sesuai dengan target yang ditetapkan.
Aspek KPI Purchasing
Tim purchasing adalah bagian terpenting yang bertanggung jawab dalam menjembatani perusahaan dengan pemasok. Jadi, sebelum membahas contoh KPI purchasing, mari bahas terlebih dahulu aspek-aspek untuk mengukur efisiensi, efektivitas, dan pencapaian tujuan dalam proses pembelian yang dilakukan oleh tim purchasing berikut ini.
1. Delivery (Pengiriman)
Aspek ini bertujuan untuk mengukur seberapa baik tim purchasing dalam menemukan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan ketepatan waktunya. Adapun cara mengukur aspek delivery adalah sebagai berikut:
Nilai Aspek Delivery = Jumlah Pengiriman Tepat Waktu : Total Jumlah Pengiriman per Pemasok
Baca juga: Apa itu Tender? Kenali Fungsi, Syarat, Jenis & Tahapannya
2. Cycle Time (Waktu Siklus)
Aspek KPI purchasing yang satu ini akan mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh tim purchasing untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Biasanya, waktu tersebut diukur dalam satuan hari dan tidak termasuk waktu tunggu pemasok. Rumus untuk mengukur rata-rata waktu tersebut adalah sebagai berikut:
Cycle Time = Waktu Pesanan Datang – Waktu Pengajuan
3. Supplier Lead Time (Waktu Tunggu Pemasok)
Berbeda dengan cycle time, supplier lead time akan mengukur rata-rata waktu yang diperlukan pemasok untuk mengirimkan pesanan kepada perusahaan. Meski begitu, pengukuran ini juga dilakukan dalam satuan hari dan harus dibedakan antarpemasok. Rumus menghitung supplier lead time adalah:
Supplier Lead Time = Waktu Pengiriman – Waktu Pemesanan
4. Quality (Kualitas)
Aspek Quality bertujuan untuk mengetahui apakah barang yang dibeli memenuhi kebutuhan perusahaan dan sesuai standar kualitas yang berlaku. Aspek ini biasanya dihitung secara bulanan dengan menggunakan rumus berikut:
Nilai Aspek Quality = Jumlah Barang yang Ditolak : Total Jumlah Barang yang Dipesan
Jika jumlah barang yang ditolak terlalu tinggi, maka Anda bersama tim purchasing harus menganalisis penyebabnya, misalnya karena ada masalah dengan pemasok atau kesalahan pemesanan.
5. Inventory Risk (Risiko Inventaris)
Aspek ini akan mengukur potensi masalah jika barang-barang yang dibeli oleh perusahaan menjadi usang, tidak berguna, atau kadaluwarsa. Perhitungan ini akan dilakukan secara bulanan dan seberapa besar potensi masalahnya bisa diketahui dengan rumus berikut:
Risiko Inventaris = Jumlah Barang yang Sudah Tak Terpakai : Total Nilai Inventaris
6. Employee Learning (Pembelajaran Karyawan)
Aspek ini harus diterapkan oleh setiap perusahaan untuk memastikan sejauh mana tim purchasing telah meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja. Maka dari itu, dibandingkan dengan menggunakan rumus, Anda bisa menilai aspek ini berdasarkan sertifikasi, tingkat motivasi, dan usaha dari setiap anggota tim purchasing.
7. Cost (Biaya)
Untuk menilai aspek cost atau biaya dari tim purchasing, Anda dapat menggunakan tiga macam indikator yang berbeda, yaitu:
- Cost Avoidance (Penghindaran Biaya): Menilai seberapa banyak uang dapat dihemat oleh tim purchasing dalam menemukan harga terendah untuk barang yang sama.
- Cost Saving (Penghematan Biaya): Menilai seberapa baik tim purchasing dapat menegosiasikan harga lebih rendah untuk barang yang sama.
- ROI (Return Over Investment): Menunjukkan apakah investasi yang dilakukan perusahaan dan tim purchasing memberikan hasil yang positif.
Baca juga: Cash Flow Perusahaan: Manfaat, Menghitung, & Cara Mengatur
Contoh KPI Purchasing
Setelah mengetahui aspek-aspek yang diperlukan untuk menilai kinerja tim purchasing, berikut adalah contoh KPI purchasing yang bisa membantu Anda mengevaluasi efisiensi manajemen pengadaan perusahaan, mengidentifikasi kendala, meningkatkan produktivitas, dan menyederhanakan proses pembelian.
1. Purchase Order Cycle Time
Purchase order cycle time diperlukan guna menghitung rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian pesanan. Jika rata-rata waktu lebih rendah, hal ini menunjukkan bahwa tim purchasing Anda memiliki kinerja yang cepat dan terorganisir.
Contoh KPI purchasing ini fokus pada aspek Cycle Time, khususnya pada pesanan pembelian. Dengan memantau purchase order cycle time, perusahaan bisa membantu meningkatkan efisiensi dalam mengelola pesanan sehingga dapat diproses dengan lebih cepat.
2. Biaya Pesanan Pembelian
Contoh KPI purchasing selanjutnya adalah biaya pesanan pembelian, yang akan menilai berapa biaya rata-rata dalam proses pesanan, mulai dari pembuatan hingga penutupan faktur. Tidak ada faktor khusus yang memengaruhi contoh KPI purchasing ini karena setiap perusahaan memiliki komponen yang berbeda untuk menentukan besaran biaya tersebut.
3. Pembelian Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran
Melalui contoh KPI purchasing ini, Anda bisa mengukur sejauh mana pesanan pembelian dipenuhi sesuai dengan waktu yang diinginkan dan anggaran yang ditentukan. KPI ini penting untuk memastikan bahwa tim purchasing beroperasi secara efektif, mampu mengidentifikasi potensi masalah, dan bisa mengelola pengeluaran agar tetap sesuai dengan anggaran.
4. Akurasi Pesanan Pembelian
Contoh KPI purchasing berikut ini akan menilai seberapa tepat dan akurat detail pesanan pembelian dibandingkan dengan kebutuhan sebenarnya, termasuk dari segi item, harga, kuantitas, kesesuaian tanggal, serta alamat pengiriman.
Jika perusahaan Anda mencapai tingkat akurasi pesanan pembelian yang rendah, maka akan berdampak negatif pada penghematan biaya operasional perusahaan.
5. Rasio Pembelian Darurat
Contoh KPI purchasing yang terakhir adalah rasio pembelian darurat, di mana KPI ini akan digunakan untuk mengukur proporsi pesanan pembelian yang bersifat darurat atau mendesak. Anda harus bisa menjaga agar rasio ini tetap rendah supaya dapat menjamin efisiensi dari proses pengadaan barang dan jasa perusahaan.
Jadi, dengan memahami contoh KPI purchasing beserta aspeknya di atas, Anda sebagai pemilik usaha dapat memastikan efisiensi dan efektivitas pembelian agar operasional perusahaan berjalan dengan lancar.
Selain itu, untuk meningkatkan efisiensi operasional, Anda juga perlu menyediakan perangkat elektronik yang mumpuni. Anda tidak perlu khawatir soal ini karena ada Asani yang siap membantu perusahaan Anda.
Asani menawarkan jasa penyewaan perangkat elektronik dengan harga terjangkau, mulai dari laptop, komputer, peralatan meeting, dan sebagainya. Anda bisa melihat katalog sewa untuk memilih perangkat elektronik yang spesifikasinya sesuai kebutuhan perusahaan.
Lebih dari itu, Anda juga bisa berkonsultasi secara gratis dengan tim Asani supaya dapat memilih perangkat dengan kualitas terbaik. Tunggu apa lagi? Yuk, minta penawaran terbaik sekarang dan lakukan pemesanan melalui WhatsApp resmi atau kirim email ke cs@asani.co.id!
Baca juga: Inventaris Kantor: Pengertian, Tujuan, & Cara Membuatnya
