Standard operating procedure atau SOP adalah dokumentasi yang dibuat untuk memastikan operasional dan layanan suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Namun, bagaimana contoh SOP perusahaan yang baik dan benar?
Sebagai informasi, pembuatan SOP biasanya dilakukan oleh tim general affair yang dapat dibantu oleh setiap divisi terkait.
SOP ini dapat mengatur berbagai macam hal yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan, salah satunya adalah absensi karyawan.
Untuk mengetahui contoh SOP perusahaan lengkap beserta manfaat dan cara membuatnya, Anda dapat membaca artikel berikut ini sampai tuntas.
Apa itu SOP (Standard Operating Procedure)?
Sebelum membahas contoh SOP perusahaan, penting untuk mengetahui pengertiannya terlebih dahulu. Sebetulnya, apa itu SOP?
SOP adalah kepanjangan dari standard operating procedure. Artinya, SOP merupakan kumpulan pedoman, peraturan, atau acuan untuk memastikan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan standar.
Secara umum, SOP akan berisi beberapa ketentuan, seperti indikator-indikator teknis, administratif, serta langkah prosedural yang sesuai dengan cara kerja divisi terkait.
Karena itu, SOP juga kerap digunakan sebagai indikator penilaian kinerja karyawan, baik bagi instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta.
Manfaat SOP bagi Perusahaan
Pada dasarnya, terdapat sejumlah manfaat pembuatan dokumentasi SOP bagi suatu perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Digunakan sebagai standar aktivitas karyawan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, sekaligus dapat membantu mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- Membantu karyawan agar dapat bekerja secara mandiri dan tidak bergantung dengan intervensi pihak manajemen.
- Meningkatkan akuntabilitas atau pertanggungjawaban karyawan selama menjalankan tugas dan wewenangnya.
- Membantu proses penelusuran kesalahan prosedural perusahaan dalam memberikan pelayanan terhadap konsumen maupun mitra kerja.
- Digunakan sebagai bahan training untuk membantu karyawan baru agar dapat melakukan tugasnya dengan baik.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang dapat memberikan karyawan cara konkrit untuk mengevaluasi dan memperbaiki kinerja.
- Sebagai tolok ukur apakah perusahaan sudah berjalan secara efisien dan telah dikelola dengan baik.
Baca juga: Aset Perusahaan: Pengertian, Sifat, Jenis & Tips Manajemennya
Cara Membuat SOP Perusahaan
Pembuatan dokumen SOP setiap perusahaan cenderung bervariasi sesuai dengan ketentuan dan kebijakan masing-masing pihak manajemen.
Namun secara umum, langkah-langkah proses pembuatan contoh SOP perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Membagi Tim Khusus untuk Membuat SOP
Pertama-tama, pihak manajemen dapat membentuk dan membagi tim khusus yang bertanggung jawab dalam pembuatan SOP perusahaan.
Tim khusus ini biasanya terdiri dari tenaga kompeten di setiap departemen atau divisi perusahaan, misalnya seperti manager marketing, manager support, manager developer, dan lain sebagainya.
Jika tim khusus telah terbentuk, Anda dapat mulai membagikan tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing karyawan untuk memetakan prosedur pekerjaannya.
2. Mendokumentasikan Kegiatan Operasional Setiap Divisi
Cara membuat contoh SOP perusahaan berikutnya adalah dengan mendokumentasikan kegiatan operasional dari setiap divisi tersebut.
Setelah perwakilan divisi selesai memetakan alur kerjanya, catatlah apa saja kegiatan operasional yang dilakukan secara rutin.
Dalam proses dokumentasi ini, penting untuk menjelaskan detail operasional setiap divisi dengan baik.
Misalnya, saat membuat SOP divisi pelayan restoran, Anda perlu menjelaskan bahwa setiap karyawan perlu memastikan kerapihan dan kebersihan sebelum hendak menyapa pelanggan.
3. Menyusun Alur dan Instruksi Kerja
Agar karyawan dapat memahami SOP dengan baik, sebaiknya buatlah langkah-langkah kegiatan operasionalnya menggunakan flowchart.
Selain itu, jangan lupa untuk memberikan penjelasan detail mengenai instruksi serta alur kerjanya. Penting pula untuk menyediakan formulir pendukung yang dapat digunakan sebagai arsip dan bukti kegiatan operasional.
Baca juga: 5 Contoh Laporan Aset Perusahaan, Fungsi & Cara Membuatnya
4. Meminta Pendapat Tim yang Bersangkutan
Langkah pembuatan contoh SOP perusahaan yang tidak kalah penting adalah meminta saran dan masukan kepada tim yang bersangkutan.
Anda juga bisa melakukan simulasi SOP dalam kondisi kerja yang seharusnya untuk mengetahui apakah langkah-langkah operasional dalam dokumen sudah sesuai dengan fakta di lapangan.
5. Verifikasi dan Sosialisasi SOP kepada Karyawan
Terakhir, Anda dapat meminta persetujuan dan otorisasi SOP dari tim manajemen dan pihak lain yang berwenang untuk mulai memberlakukan peraturan tersebut.
Umumnya, pihak-pihak yang diperlukan untuk proses verifikasi SOP adalah pimpinan perusahaan, lembaga, atau unit yang berkaitan langsung dengan SOP.
Jika sudah disetujui, Anda bisa mulai menyosialisasikan SOP tersebut kepada tim-tim yang bersangkutan.
Contoh SOP Perusahaan
Supaya lebih paham, berikut adalah beberapa contoh SOP perusahaan yang bisa dijadikan sebagai acuan.
1. Contoh SOP Perusahaan Jasa
Perusahaan jasa merupakan suatu badan usaha yang memberikan atau menawarkan suatu elemen bersifat intangible atau tidak berwujud.
Karena itu, perusahaan ini cenderung membutuhkan SOP yang kompleks dan mendetail guna menjamin kepuasaan konsumen dalam menerima layanan. Adapun contoh SOP perusahaan untuk karyawan pada bidang jasa adalah sebagai berikut.
SOP PT Digital Marketing
Tujuan
- Perusahaan menyediakan layanan jasa pemasaran secara digital.
- Menyediakan layanan berupa jasa optimasi situs web dan pengelolaan media sosial.
- Memberikan solusi yang kreatif dan inovatif bagi klien untuk membantu mengembangkan bisnisnya.
- Menyediakan layanan berupa pembuatan fraktur dan pencatatan biaya operasional klien dalam hal pemasaran digital.
Prosedur Kerja
- Karyawan masuk setiap 5 hari/minggu, dari hari Senin sampai dengan Jumat.
- Jam kerja karyawan dimulai dari pukul 09.00–17.00.
- Pukul 09.10 semua karyawan harus sudah sampai di kantor.
- Karyawan diperkenankan untuk istirahat pada pukul 12.00–13.00.
- Bagi karyawan yang belum menyelesaikan pekerjaannya, diperkenankan untuk lembur. Selama lembur, karyawan mendapatkan kompensasi sesuai dengan peraturan perusahaan.
2. Contoh SOP Perusahaan Swasta
Perusahaan swasta biasanya memberlakukan SOP yang terfokus pada masing-masing divisi. Misalnya, bagi divisi quality control, perusahaan swasta dapat menyediakan SOP seperti berikut ini.
SOP untuk Quality Control PT Makan Sehat Indonesia
Ruang Lingkup: Pemeriksaan Mutu Produk
Departemen Quality Control (QC)
Tanggal Dibuat: 27/10/2023
Penanggung Jawab: Manajer Quality Control
Tujuan: Memeriksa dan menjamin kualitas produk yang akan didistribusikan sudah sesuai dengan standar yang berlaku.
Prosedur Kerja:
- Melakukan pemeriksaan produk setidaknya 4 kali dalam sebulan untuk memastikan proses produksi sudah sesuai dengan standar.
- Memantau dan menelusuri seluruh kejadian dalam proses produksi yang tidak sesuai dengan standar untuk mengetahui penyebabnya.
- Manajer Quality Control perlu memberikan laporan kepada Kepala Bagian Produksi setidaknya 2 kali dalam sebulan untuk memperoleh persetujuan terkait dengan penilaian kualitas produksi.
- Melaksanakan umpan balik yang diberikan Kepala Bagian Produksi.
3. Contoh SOP Perusahaan Kecil
Bagi Anda yang ingin membuat SOP untuk perusahaan kecil, berikut adalah contoh dokumen yang bisa digunakan sebagai referensi.
SOP CV Bina Bakti Sejahtera untuk Kerja Lembur
Ruang Lingkup: Ketentuan Jam Kerja Lembur untuk Karyawan Tingkat Supervisor dan di bawahnya.
Tanggal Berlaku: 29 Oktober 2023
Tujuan: Memberikan aturan yang transparan terkait dengan jam kerja lembur seluruh karyawan agar bisa berjalan secara efektif dan efisien.
Prosedur:
- Setiap karyawan yang hendak melaksanakan lembur harus sudah mendapatkan surat perintah dari atasan.
- Pekerjaan lembur perlu dilakukan dengan mempertimbangkan kepentingan produksi untuk mencapai target dan kemampuan sumber daya daya yang ada.
- Karyawan hanya diperkenankan mengerjakan kegiatan yang sesuai dengan Surat Perintah Lembut (SPL).
- Karyawan yang melaksanakan lembur wajib membersihkan area kerja sebelum pulang ke rumah.
Optimalkan Pengelolaan Operasional Perusahaan dengan MyAsani!
Itu dia penjelasan lengkap mengenai manfaat, cara membuat, serta contoh SOP perusahaan yang dapat disampaikan.
Untuk memudahkan Anda dalam mengelola keperluan operasional, terutama dalam hal aset perusahaan, menggunakan MyAsani bisa menjadi pilihan tepat.
MyAsani merupakan sistem informasi manajemen perusahaan yang dapat digunakan untuk membantu mengelola serta memberikan solusi suatu masalah dengan praktis dan tanpa batas.
Dengan MyAsani, Anda bisa mendata dan mengelola aset perusahaan yang digunakan karyawan agar tetap sesuai dengan SOP hanya melalui satu platform.
Tertarik untuk menggunakan MyAsani? Yuk, segera daftarkan perusahaan Anda sekarang juga!
