
Dalam mendukung performa perusahaan, Anda perlu memenuhi sejumlah kebutuhan operasional, salah satunya melalui pengadaan barang dan jasa. Untuk melakukannya, Anda perlu mengetahui strategi pengadaan serta metode pengadaan barang dan jasa.
Perlu diketahui bahwa pengadaan barang dan jasa pemerintah telah diatur pada Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 54 Tahun 2010. Lantas, apa saja metode pengadaan barang dan jasa? Simak penjelasannya berikut ini!
Metode Penyedia Barang/Jasa Pemborong/Jasa Lainnya
Metode pengadaan barang dan jasa yang pertama adalah metode penyedia barang/jasa pemborong/jasa lainnya. Metode ini terbagi menjadi lima, yaitu e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, dan tender. Berikut ini adalah penjelasan masing-masing metode:
1. E-Purchasing
E-purchasing adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang sudah tercantum pada katalog elektronik. E-purchasing dilakukan untuk barang atau jasa yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan nasional dan/atau strategis serta telah ditetapkan oleh kepala daerah, kepada lembaga, atau menteri.
2. Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung adalah metode pengadaan barang dan jasa yang memiliki nilai paling banyak Rp200 juta. Pengadaan langsung dilakukan tanpa melalui tender sehingga transaksi dilakukan secara langsung kepada penyedia barang/jasa.
Pengadaan yang diusulkan harus dibuat sesuai dengan Surat Permintaan Barang/Jasa oleh Pejabat Teknis yang dibantu PPTK. Kemudian, usulan pengadaan akan dievaluasi oleh pejabat keuangan.
Pengadaan langsung dilakukan dengan syarat-syarat, yaitu transaksi dilakukan secara langsung kepada penyedia dengan menggunakan kuitansi atau permohonan penawaran harga kepada pelaku usaha untuk pengadaan langsung melalui surat perintah kerja disertai klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga.
3. Penunjukan Langsung
Metode pengadaan barang dan jasa dengan penunjukan langsung dilakukan karena keadaan tertentu, seperti:
- Barang atau jasa bersifat rahasia karena akan digunakan untuk kepentingan negara, seperti intelijen, pengamanan presiden dan wakilnya, perlindungan saksi, dan lain sebagainya.
- Adanya kegiatan yang diselenggarakan secara mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional yang dihadiri presiden atau wakil presiden.
- Barang/jasa/pekerjaan konstruksi yang hanya dapat dilakukan oleh satu pelaku usaha yang mampu.
- Pekerjaan konstruksi bangunan yang menjadi satu kesatuan sistem dan tanggung jawab atas risiko kegagalan bangunan yang tidak dapat diperhitungkan atau direncanakan sebelumnya.
- Barang/jasa/pekerjaan konstruksi yang mengalami kegagalan setelah tender ulang.
- Penyaluran dan pengadaan benih unggul (jagung, padi, dan kedelai) serta pupuk (ZA, NPK, dan Urea) kepada petani agar ketersediaan benih dan pupuk terjamin. Alhasil, peningkatan ketahanan pangan dapat dilaksanakan.
- Barang/jasa/pekerjaan konstruksi yang hanya bisa dilakukan oleh pemegang hak paten atau pihak yang sudah mengantongi izin dari pemegang hak paten, atau pihak pemenang tender yang sudah mendapatkan izin dari pemerintah.
- Pekerjaan sarana, prasarana, dan fasilitas umum di perumahan masyarakat rendah yang dilaksanakan oleh developer yang bersangkutan.
4. Tender Cepat
Tender cepat adalah metode pengadaan barang dan jasa yang diikuti oleh penyedia yang memenuhi syarat. Syarat-syarat tersebut termasuk volume dan spesifikasi pekerjaan yang dapat ditentukan secara rinci serta pelaku usaha telah terkualifikasi dalam sistem informasi kinerja penyedia.
Untuk melaksanakan tender cepat, ketentuannya adalah sebagai berikut:
- Peserta telah terkualifikasi dalam sistem informasi kinerja penyedia.
- Peserta hanya memasukkan penawaran harga.
- Penawaran harga dievaluasi melalui aplikasi.
- Harga penawaran terendah menjadi dasar penetapan pemenang.
5. Tender
Tender dapat dilaksanakan jika tidak ada metode pemilihan yang memadai. Ketentuan tender meliputi pelaksanaan kualifikasi, pengumuman dan/atau undangan, pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan, pemberian penjelasan, penyampaian dokumen penawaran, evaluasi, penetapan pemenang, sanggah, dan sanggah banding (khusus untuk pekerjaan konstruksi).
Baca juga: 4 Jenis Pengadaan Barang dan Jasa Beserta Contohnya
Metode Pengadaan Jasa Konsultansi
Terdapat tiga metode pemilihan penyedia jasa konsultansi, yaitu seleksi, pengadaan langsung, dan penunjukan langsung. Adapun penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Seleksi
Seleksi adalah metode yang dilakukan untuk memilih jasa konsultansi dengan nilai minimal di atas Rp100 juta. Jasa konsultansi yang sudah terpilih akan menandatangani kontrak sesuai peraturan yang berlaku.
2. Pengadaan Langsung
Metode pengadaan langsung dilakukan untuk memilih jasa konsultansi yang memiliki nilai paling banyak Rp100 juta. Jasa konsultansi yang terpilih akan terikat dengan Surat Perintah Kerja (SPK).
3. Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung adalah metode pemilihan jasa konsultansi dalam keadaan tertentu, seperti:
- Jasa konsultansi hanya bisa dilakukan satu pelaku usaha yang mampu.
- Permintaan berulang untuk jasa konsultansi yang sama dengan batasan dua kali permintaan.
- Jasa konsultansi yang hanya bisa dilakukan oleh satu pemegang hak paten yang telah terdaftar atau jasa konsultansi yang sudah memegang izin dari pemegang hak paten.
- Jasa konsultansi hukum (konsultan hukum/advokasi/pengadaan arbiter tanpa rencana) untuk menghadapi gugatan dan/atau tuntutan hukum dari pihak tertentu yang sifatnya pelaksanaan pekerjaan dan/atau pembelaannya tidak bisa ditunda.
Baca juga: Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan
Bagaimana Cara Menentukan Metode Pengadaan Barang dan Jasa yang Tepat?
Kini Anda telah mengetahui metode pengadaan barang dan jasa serta metode pemilihan jasa konsultansi. Namun, bagaimana cara menentukan metode yang tepat? Ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih metode pengadaan, di antaranya:
1. Kebutuhan Perusahaan
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah keseluruhan kebutuhan perusahaan, termasuk jenis, jumlah, serta kualitas barang dan jasa yang dibutuhkan. Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan waktu pengadaan dan strateginya agar dapat dimanfaatkan secara optimal selama proses operasional.
2. Biaya
Selain kebutuhan, Anda juga perlu memperhatikan biaya pengadaan. Pastikan Anda memilih metode pengadaan barang dan jasa yang memiliki biaya paling efektif untuk perusahaan. Untuk mengetahuinya, Anda bisa membandingkan biaya antarmetode serta menghitung biaya tambahan yang mungkin muncul, seperti pajak dan administrasi.
3. Risiko Pengadaan
Hal lain yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih metode pengadaan barang dan jasa yang tepat adalah risiko yang mungkin muncul saat pengadaan. Beberapa risiko yang perlu dianalisis adalah kualitas produk, ketidaksesuaian regulasi atau SOP, serta potensi keterlambatan pengiriman.
Tidak hanya itu, Anda juga perlu menghitung risiko finansial yang mungkin muncul dari aktivitas pengadaan, seperti biaya tambahan di luar rencana dan fluktuasi harga, sehingga tidak mengganggu arus kas perusahaan.
4. Faktor Lingkungan, Sosial, dan Keberlanjutan
Anda mungkin harus mempertimbangkan lingkungan, sosial, dan keberlanjutan dalam memilih metode pengadaan barang dan jasa. Misalnya, Anda bisa memilih metode yang paling mendukung prinsip keberlanjutan dan tidak merusak lingkungan.
5. Performa Penyedia
Yang tidak kalah penting dalam memilih metode pengadaan adalah menilai performa penyedia. Pastikan untuk memilih penyedia bereputasi baik dan dapat diandalkan sehingga kebutuhan operasional perusahaan dapat terpenuhi.
Kemudian, Anda juga perlu mempertimbangkan faktor-faktor yang dapat memengaruhi performa penyedia, seperti kapasitas dan skala produksi. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan barang dan jasa sesuai kebutuhan dan rencana yang sudah dibuat.
Demikian informasi tentang metode pengadaan barang dan jasa. Perlu diketahui bahwa tidak hanya penyedia serta kualitas produk yang dipertimbangkan, metode pemilihannya pun harus direncanakan sehingga barang atau jasa yang dibutuhkan dapat segera dimanfaatkan untuk mendukung operasional perusahaan.
Namun, yang perlu diperhatikan adalah pengadaan barang untuk perusahaan tidak melulu soal membeli barang baru. Ada salah satu opsi pengadaan barang yang dinilai lebih ekonomis dibandingkan membeli produk baru, yaitu menyewa barang.
Jika perusahaan Anda membutuhkan perangkat dan layanan IT, seperti laptop dan peralatan rapat, menyewanya di Asani dapat menjadi solusi. Anda bisa memilih produk-produk teknologi yang dibutuhkan dengan melihat Katalog Asani dan langsung minta penawaran melalui cs@asani.co.id atau melalui official Whatsapp Asani.
Tunggu apa lagi? Penuhi kebutuhan perangkat IT perusahaan Anda bersama Asani sekarang!
Baca juga: 7 Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa Beserta Contohnya