Menyelenggarakan suatu event tentunya mengharuskan Anda menyiapkan banyak hal. Saat berbicara tentang perlengkapan event, tentunya penting untuk memiliki manajemen operasional yang baik. Jika tidak, event tidak akan berjalan mulus seperti yang diharapkan.
Oleh karena itu, persiapan yang matang harus dilakukan agar setiap aspek acara bisa berjalan sesuai rencana. Berikut ini adalah daftar perlengkapan event yang harus Anda persiapkan jauh-jauh hari demi kelancaran event perusahaan.
Ada beberapa perlengkapan dasar, seperti meja dan kursi, dan ada juga perlengkapan digital, seperti laptop dan layar. Yuk, simak lebih lanjut daftarnya dan catat apa saja yang belum Anda siapkan!
Mengapa Perlengkapan Event Harus Disiapkan Sebaik Mungkin?
Saat menggelar sebuah event, ada banyak sekali sektor yang harus diperhatikan untuk memastikan event berjalan lancar dan memberikan kesan mendalam bagi para tamu.
Selain itu, persiapan event yang matang tentunya juga akan meminimalkan risiko hambatan teknis. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa perlengkapan event harus disiapkan dengan baik:
1. Agar Acara Berjalan Mulus dan Lancar
Peralatan event yang disiapkan dengan matang akan membantu Anda mengurangi hambatan teknis dan memastikan semua rencana acara berjalan lancar. Misalnya, Anda tak perlu khawatir akan cuaca buruk yang akan merusak peralatan jika Anda sudah menyiapkan kanopi atau venue alternatif.
2. Memberikan Kenyamanan Ekstra Bagi Peserta
Kenyamanan sangatlah mempengaruhi audiens dalam merasakan keseluruhan rangkaian event. Nah, kenyamanan ini bisa dimaksimalkan dengan menata pencahayaan, tenda yang teduh, sound dengan volume tepat, dan furnitur event yang nyaman.
3. Menonjolkan Profesionalisme
Semua yang hadir dalam sebuah event bisa menilai profesionalisme panitia dari siap atau tidaknya peralatan event. Jika perusahaan Anda sedang mengadakan event, mulai dari skala internal hingga nasional, tentunya hal ini harus Anda perhatikan baik-baik.
Profesionalisme ini juga akan membuka peluang bisnis baru di masa depan. Tentunya, Anda tidak mau melewatkan hal ini, bukan?
4. Menghindari Situasi Darurat
Ada banyak sekali hal-hal darurat yang bisa terjadi saat event berlangsung, seperti cuaca buruk, mati listrik, baterai habis, dan lain-lain.
Jika tak disiapkan matang-matang, event yang seharusnya menyenangkan bisa jadi berantakan. Untuk itu, selalu siapkan beberapa stok peralatan darurat jika hal-hal ini terjadi, misalnya seperti menyediakan tenda dan kursi tambahan.
5. Mengurangi Stres Panitia
Menyiapkan perlengkapan event dengan saksama juga nantinya akan mempermudah panitia untuk beradaptasi pada situasi di hari-H. Jika tidak, potensi kewalahan dan miskomunikasi akan meningkat.
Baca juga: 12 Aplikasi Project Management untuk Mendukung Produktivitas
Daftar Perlengkapan Event yang Perlu Disiapkan
Setiap event membutuhkan perlengkapan yang berbeda-beda tergantung dengan kebutuhannya. Berikut ini adalah list perlengkapan acara yang wajib masuk dalam perencanaan logistik, terutama untuk event skala kecil hingga besar.
Jadi, pastikan semua perlengkapan event ini sudah Anda siapkan dan berfungsi dengan baik sebelum acara dimulai, ya!
1. Laptop atau Komputer
Laptop atau komputer adalah salah satu perlengkapan event dan fasilitas kantor yang sangat serbaguna untuk segala hal. Contohnya, Anda bisa memutar lagu kebangsaan, lagu pengiring, video dokumentasi, melakukan live streaming, memudahkan proses registrasi, hingga menjadi alat bantu presentasi. Oleh karena itu, Anda perlu menyiapkan laptop dengan spesifikasi yang mumpuni untuk hal-hal ini.
Jika Anda sedang mencari-cari laptop, komputer, atau perangkat jaringan dengan spek tinggi untuk event perusahaan, jangan khawatir! Asani siap mencukupi kebutuhan perusahaan Anda. Dengan menyewa di Asani, Anda akan bisa menemukan laptop incaran Anda untuk kebutuhan event perusahaan tanpa harus membeli baru. Praktis sekali, bukan?
2. Tenda dan Kanopi
Event di luar ruangan selalu memiliki risiko hujan meskipun cuaca sedang cerah beberapa hari sebelumnya. Maka dari itu, tenda dan kanopi adalah salah satu perlengkapan event yang harus Anda sediakan. Meskipun nantinya hujan tidak datang, setidaknya Anda dan tim sudah bisa merasa tenang dengan terpasangnya kanopi.
3. Proyektor dan Layar
Daftar perlengkapan event tidak lengkap tanpa adanya proyektor atau layar. Kedua peralatan ini sangatlah multifungsi, seperti untuk penyampaian informasi secara visual atau sebagai dekorasi latar yang kreatif. Tentunya, pastikan juga laptop bisa tersambung ke proyektor dengan baik.
4. Meja dan Kursi
Meja dan kursi adalah furnitur utama dalam event. Maka dari itu, pastikan jumlahnya cukup untuk mengakomodasi semua peserta yang kemungkinan akan datang, ya.
Selain itu, tata letak meja dan kursi juga harus menjadi perhatian Anda dan tim, begitu pun dengan bentuk dan ukurannya. Sebaiknya pilihlah meja dan kursi yang tidak menghalangi lalu lalang peserta dan panitia.
Baca juga: 10 Perlengkapan Ruang Meeting untuk Produktivitas Perusahaan
5. Sound dan Lighting
Sound system dan pencahayaan juga adalah perlengkapan event yang tak kalah penting. Kedua peralatan event ini bisa membangun atmosfer dan suasana acara tanpa disadari peserta. Kualitas kedua peralatan ini juga menentukan apakah pesan yang disampaikan selama acara bisa diterima peserta.
6. Radio Walkie Talkie
HT atau radio walkie talkie sangatlah penting untuk memastikan koordinasi seluruh panitia berjalan cepat dan tangkas. Komunikasi lewat radio walkie talkie lebih bisa diandalkan daripada lewat pesan singkat dari telepon genggam. Koordinasi tim perlengkapan juga menjadi lebih terasah dengan komunikasi yang efektif.
7. Dekorasi dan Backdrop
Dekorasi dan backdrop berfungsi untuk memisahkan area nonacara dan area acara. Kedua elemen visual ini akan memperkuat nuansa tematik pada event yang akhirnya bisa meningkatkan pengalaman peserta dalam menikmati event. Jadi, pastikan semua elemen dekoratif dipasang dengan rapi setidaknya satu malam sebelum event berlangsung.
8. Peralatan Keamanan
Peralatan keamanan juga jangan sampai tertinggal dalam persiapan event. Peralatan ini bisa meliputi tabung APAR, tali pembatas area, tanda dilarang merokok, dan sebagainya. Peralatan ini akan membuat semua orang yang terlibat di dalam event merasa lebih aman.
Nah, itulah daftar perlengkapan event perusahaan yang harus Anda dan tim persiapkan jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung. Nantinya, kesiapan perlengkapan ini akan sangat memengaruhi kinerja event dan experience yang dirasakan para peserta.
Untuk itu, pastikan Anda memilih penyedia perlengkapan event yang andal dan tepercaya. Jika Anda memutuskan untuk menyewa laptop dan komputer untuk event perusahaan, percayakan pada Asani.
Di Asani, Anda bisa menyewa laptop atau komputer untuk event secara harian atau mingguan. Laptop-laptop ini akan menemani Anda dalam semua rangkaian kegiatan event sampai selesai. Anda bisa langsung mengembalikannya saat event sudah selesai.
Buat event lebih profesional dan gampang dengan bantuan sewa laptop di Asani. Kunjungi katalog sewa Asani dan temukan perangkat yang paling cocok dengan kebutuhan event Anda.
Selain itu, jangan ragu-ragu untuk hubungi customer service Asani via email di cs@asani.co.id atau Whatsapp resmi Asani jika ada hal yang ingin Anda diskusikan!
Baca juga: Strategi Pengadaan Barang dan Jasa dalam 5 Langkah Efektif
