Purchase Order: Pengertian, Fungsi, dan Prosedurnya

Salah satu tahap dalam proses procurement di perusahaan adalah purchase order. Purchase order adalah surat pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli lalu diberikan kepada pihak pemasok dan di dalamnya sudah tercantum informasi lengkap spesifikasi barang yang akan dipesan. 

Dokumen purchase order (PO) merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai kontrak pembelian ke supplier. Setelah mengirimkan surat PO, vendor atau pemasok biasanya akan mengirimkan barang lalu mengirimkan surat tagihan pembayaran.

Artikel ini membahas purchase order dan tata cara memesan dengan PO yang benar. Jadi, simak informasi selengkapnya berikut ini.

Apa itu Purchase Order?

Purchase order atau PO adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh departemen pengadaan barang sebuah perusahaan untuk memesan barang kepada vendor atau pemasok. Dokumen ini berisi detail barang yang akan dibeli, seperti jenis barang, jumlahnya, dan harga setiap barangnya. 

Dapat dikatakan bahwa purchase order adalah bentuk kontrak jual beli yang dikirimkan perusahaan pembeli kepada penjual yang merupakan vendor atau pemasok. 

Baca juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing di Perusahaan

Fungsi Purchase Order

Dokumen purchase order sangat penting untuk memberikan jaminan keamanan bagi penjual agar terhindar dari risiko penipuan atau gagal bayar. Meskipun pembuatannya terlihat rumit, dokumen ini dapat memberikan rasa aman bagi pemasok. 

Purchase order juga memberikan sejumlah fungsi dan manfaat bagi perusahaan pembeli dan pemasok, di antaranya:

1. Mengamankan Stok dan Harga Barang

Pembuatan surat PO dimaksudkan sebagai kontrak pembelian sehingga penjual bisa mengamankan barang yang akan dipesan pembeli.

2. Menghindari Kesalahan Pemesanan Barang

Di dalam dokumen PO, terdapat informasi lengkap mengenai pemesanan dan spesifikasi barang dengan detail termasuk jumlah pesanan. Dengan adanya dokumen tersebut, diharapkan pembeli dan penjual mampu menghindari kesalahan seperti pesanan ganda, salah barang, salah harga atau kesalahan lain yang berpotensi merugikan semua pihak.

3. Melacak Pesanan yang Sudah Diterima

Dokumen purchase order bisa dijadikan panduan untuk memeriksa pesanan yang sudah terima seperti ketepatan jumlah pesanan, jenis barang, dan yang lainnya.

4. Menghindari Pemesanan Ganda

Dokumen PO membantu perusahaan untuk menghindari terjadinya pemesanan ganda. Selain itu, ketika Anda memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa menjadi tantangan tersendiri. Jadi, PO berfungsi sebagai pemeriksaan untuk faktur yang perlu dibayar.

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Membuat Purchase Order

Saat membuat surat purchase order, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, di antaranya:

1. Identitas perusahaan yang ingin membeli seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
2. Nomor purchase order
3. Detail spesifikasi barang seperti nama barang, merek, jenis, jumlah pesanan, pajak, dan lainnya dengan lengkap. Jika diperlukan, buatlah tabel agar lebih memudahkan penjual dan pembeli.
4. Identitas perusahaan penjual (vendor atau supplier) yang telah dipilih perusahaan.
5. Detail cara pengiriman, waktu pengiriman barang, dan alamat pengiriman barang.
6. Detail cara pembayaran barang seperti alamat penagihan dan metode pembayaran yang akan digunakan.
7. Syarat dan ketentuan yang sudah disepakati.

Purchase order bisa dikirimkan setelah berhasil negosiasi dengan vendor. Dokumen kontrak dibuat agar semua berjalan sesuai dengan kesepakatan perusahaan dan vendor terpilih. Jika supplier setuju untuk menjual barang sesuai dengan permintaan, maka penjual akan mengirimkan surat penagihan (invoice).

Baca juga: 4 Jenis Pengadaan Barang dan Jasa Beserta Contohnya

Langkah-Langkah Pemesanan dengan Purchase Order

Kini, Anda sudah mengetahui manfaat surat purchase order dan apa saja yang harus ada pada dokumen jual beli tersebut. Berikut ini adalah langkah-langkah pemesanan menggunakan purchase order yang bisa Anda ikuti:

1. Membuat Permintaan Pembelian

Sebelum mengirimkan dokumen purchase order kepada pemasok, Anda sebagai perusahaan pembeli harus membuat permintaan pembelian. Dokumen ini diperlukan untuk memantau barang-barang yang hendak dibeli dan juga anggaran yang diajukan. 

Ketika permintaan pembelian telah disetujui oleh manajer terkait, misalnya manajer departemen pengadaan barang, tim yang berkaitan bisa langsung membuat dokumen purchase order.

2. Membuat Purchase Order

Setelah permintaan pembelian disetujui, tim membuat purchase order yang berisikan tanggal pembelian, informasi pengiriman, nama pemilik dan pembeli, deskripsi barang yang dibeli, jumlahnya, hargany, dan nomor PO. 

Nomor PO adalah nomor unik yang berkaitan dengan pembelian tertentu. Nomor ini berfungsi untuk memastikan bahwa barang yang dipesan sama dengan yang diterima serta memastikan bahwa nomor PO sama dengan invoice yang dibuat sehingga pembeli dapat membayar secara tepat. 

3. Penjual Menerima atau Menolak Purchase Order

Ketika dokumen PO sudah diterima oleh penjual, mereka berhak untuk menolak atau menerima pesanan tersebut. Jika mereka menerimanya, mereka akan menandatangani dokumen dan otomatis terikat secara hukum dengan pihak-pihak terkait. 

4. Mendokumentasikan Purchase Order

Ketika pesanan sudah dikirimkan, dokumen purchase order akan tetap terbuka, artinya barang sudah dipesan, tetapi belum diterima pembeli atau hanya sebagian barang sudah diterima. 

Dokumen PO yang terbuka juga menandakan bahwa proses pengantaran barang ke pihak pembeli belum sepenuhnya selesai. 

Demikian informasi yang bisa Anda pelajari terkait purchase order. Dokumen PO membantu Anda untuk memantau pengadaan barang yang ada di perusahaan, termasuk pengadaan laptop dan perangkat IT untuk perusahaan. 

Jika Anda membutuhkan laptop dan peralatan IT, Asani menyediakan perangkat dengan spesifikasi yang sesuai kebutuhan perusahaan serta dengan durasi yang dapat disesuaikan.

Selain itu, Asani juga menawarkan layanan pengelolaan aset perusahaan hanya di aplikasi MyAsani. Anda juga dapat melakukan konsultasi gratis mengenai masalah pengadaan perangkat IT di perusahaan Anda.

Yuk, daftar MyAsani sekarang juga dan ajukan penawaran melalui WhatsApp maupun email ke cs@asani.co.id agar produktivitas bisnis Anda makin maksimal!

Baca juga: Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan