Seat management adalah metode untuk mengelola penataan ruang kerja (workstation) yang meliputi pengelolaan perangkat lunak dan perangkat keras dalam satu jaringan.
“Manajemen kursi” ini biasanya dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan besar dengan perangkat IT yang cukup banyak.
Adapun salah satu peran penting seat management adalah mengawasi dan memelihara investasi atau pembiayaan yang dibutuhkan IT service management di suatu perusahaan.
Agar dapat mengelola persoalan workstation yang terlihat sepele namun dapat berdampak besar bagi kelangsungan proses kerja, mari simak informasi di bawah ini.
Apa itu Seat Management?
Seat management adalah cara untuk melakukan penataan workstation dalam satu jaringan, termasuk pengawasan, pemeliharaan, instalasi, dan operasi perangkat lunak maupun perangkat keras.
Biasanya, layanan ini disediakan untuk mengelola semua hal yang berkaitan dengan kebutuhan IT suatu perusahaan.
Di beberapa kasus, perusahaan membayar layanan seat management per kursi di mana setiap kursi merepresentasikan satu terminal atau workstation.
Namun, jika satu set workstation dikelola dalam satu jaringan, maka hal manajemen per kursi pun tidak diperlukan.
Adapun kebutuhan penataan workstation ini bisa diatur dengan office seat management software yang memudahkan karyawan memilih bangku sebelum tiba di kantor.
Tujuan dari hadirnya office seat management software adalah untuk membuat pengalaman kerja yang intuitif sehingga dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
Salah satu kelebihan dari program yang menyediakan seat management adalah proses pengecekan tingkat okupansi bangku kerja yang lebih mudah.
Dengan begitu, manajemen perusahaan bisa mendapatkan data yang lebih akurat tentang proses kerja karyawan di dalam perusahaan.
Baca juga: Cyber Security: Pengertian, Konsep, Jenis, dan Cara Kerjanya
Manfaat Seat Management
Perusahaan besar membutuhkan manajemen workstation yang optimal agar dapat membangun ekosistem kerja yang lebih baik. Adapun beberapa manfaat seat management adalah:
1. Mengurangi Biaya Operasional
Jasa seat management diperlukan untuk mengurangi biaya operasional di perusahaan yang tidak memiliki pakar IT.
Penyedia jasa seat management biasanya menangani isu-isu terkait perangkat keras dan lunak yang ada di perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan yang menggunakan jasanya dapat mengontrol budget atau biaya yang dikeluarkan.
2. Menekan Pembiayaan Alat Kantor
Dengan adanya seat management, perusahaan dapat menekan biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan dan pemeliharaan alat kantor.
Adapun penyedia jasa seat management adalah pihak yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola alat kantor ketika ada pembaruan.
3. Menanamkan Budaya Kolaborasi yang Lebih Baik
Dengan penataan kursi yang baik, karyawan perusahaan dapat berkolaborasi dengan lebih baik. Hal ini dikarenakan karyawan dapat memilih bangku sesuai dengan kebutuhan mereka.
Karyawan yang tergabung dalam suatu proyek bisa melakukan kolaborasi dengan lebih efektif tanpa terganggu dengan posisi bangku yang mengganggu.
4. Membangun Ekosistem Kerja yang Interaktif
Seat management adalah hal yang dapat membangun ekosistem kerja yang efektif dengan meningkatkan interaksi antara karyawan dengan baik.
Lingkungan kerja yang interaktif dapat meningkatkan produktivitas dan membuat pemantauan atau progres kerja menjadi lebih mudah.
5. Memudahkan Adaptasi dengan Teknologi Baru
Adaptasi ke perangkat elektronik baru membutuhkan bantuan support IT profesional dan tidak semua kantor memilikinya.
Kebutuhan IT untuk beradaptasi dengan teknologi baru ini pun bisa disediakan oleh penyedia layanan seat management.
Dalam hal ini, penyedia layanan seat management akan memberikan informasi maupun pelatihan terkait penggunaan sistem atau aplikasi baru yang dibutuhkan oleh perusahaan.
6. Meningkatkan Penyediaan Layanan
Adanya seat management dapat membantu perusahaan berfokus untuk mengembangkan produk dan layanan dengan lebih baik.
Perusahaan pun tidak perlu menghabiskan waktu untuk membenarkan sistem atau aplikasi yang bermasalah.
Hal tersebut bisa diatasi langsung oleh penyedia seat management yang memberikan dukungan IT untuk pengguna.
Baca juga: 11 Rekomendasi Laptop Bisnis Terbaik dan Terbaru 2023
Kapan Office Seat Management Diperlukan?
Seat management system dapat memberikan suasana baru bagi kelangsungan perusahaan dalam menyajikan produk atau layanan kepada konsumen.
Adapun seat management diperlukan dalam situasi-situasi berikut:
1. Situasi di Ruang Kerja Monoton
Seat management dapat menjadi strategi yang efektif ketika situasi di ruang kerja menjadi monoton atau rutin.
Penerapan sistem tersebut dapat memaksimalkan efisiensi dan kenyamanan di tempat kerja sehingga produktivitas dan semangat karyawan pun bisa meningkat.
2. Penggunaan Ruang Kerja yang Tidak Optimal
Tempat kerja perlu menyesuaikan dengan kebutuhan karyawan yang berubah-ubah sehingga dapat mengoptimalkan produktivitas dalam lingkungan kerja.
Hal ini bisa dilakukan dengan perubahan tata ruang yang dapat membantu mencegah rasa monoton dan membuka peluang untuk suasana baru yang menyegarkan.
3. Penerapan Sistem Kerja Hybrid
Penerapan sistem kerja hybrid, di mana karyawan dapat bekerja baik dari kantor maupun dari jarak jauh, memerlukan seat management system yang lebih kompleks.
Dalam praktiknya, dibutuhkan penyediaan tempat kerja fleksibel yang melibatkan sistem reservasi agar karyawan bisa menempati bangku sesuai preferensi atau kebutuhannya.
4. Saat Pandemi Melanda
Seat management adalah sesuatu yang dapat membantu perusahaan mempertahankan produktivitas kerja karyawan saat pandemi melanda.
Di sini, penggunaan seat management software dapat membantu perusahaan memantau proses kerja karyawan yang sedang WFH maupun kerja di kantor di waktu yang ditentukan dengan sistem hybrid.
5. Tingkat Produktivitas Kerja Menurun
Ketika produktivitas karyawan menurun, seat management menjadi sangat penting untuk diterapkan untuk memastikan kelangsungan ekosistem kerja yang efektif.
Adapun seat management dapat dilakukan dengan mengidentifikasi penyebab penurunan produktivitas, meninjau kembali tata letak ruangan, dan memberikan karyawan pilihan untuk mengatur tempat kerja mereka agar lebih nyaman.
6. Konflik di Antara Karyawan
Seat management berperan penting ketika konflik antara karyawan muncul di lingkungan kerja. Dalam menghadapi situasi ini, karyawan yang terlibat dalam konflik perlu dipisahkan dengan cara mengatur ulang tempat duduk mereka agar tidak berdekatan.
Hal tersebut dapat membantu mencegah interaksi yang bisa memicu konflik lebih lanjut. Adapun manajemen perusahaan juga perlu menyediakan saluran komunikasi yang terbuka untuk mendengar permasalahan karyawan.
Baca juga: Sistem Operasi Laptop Terbaik – ASANI
Tahapan dalam Seat Management
Penerapan office seat management dilakukan dalam beberapa tahapan, seperti:
1. Pengamatan
Langkah pertama yang perlu diambil oleh penyedia layanan seat management adalah melakukan analisis dan pengamatan terhadap kebutuhan perusahaan terlebih dahulu.
Dalam proses ini, akan dilakukan pengumpulan data yang meliputi beberapa aktivitas sebagai berikut:
- Membuat daftar kebutuhan teknis
- Merencanakan migrasi data.
- Menguji pengembangan gambar.
- Melakukan uji jaminan kualitas.
- Memberikan label aset secara komprehensif.
2. Penerapan
Langkah kedua setelah pengamatan dan pengujian adalah penerapan solusi terkait masalah yang ada di perusahaan.
Di sini, penyedia seat management adalah pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan beberapa hal seputar penanganan seluruh proses instalasi termasuk:
- Migrasi dan pembersihan data.
- Pelabelan aset.
- Pengujian penerimaan pengguna.
Adapun dalam langkah ini penyedia layanan seat management juga akan membagikan pengetahuan tentang penggunaan program kepada pengguna dan administrator perusahaan.
3. Pengelolaan
Dalam penerapan seat management system, langkah yang penting dilakukan adalah pengelolaan sistem yang melibatkan persiapan pusat bantuan, termasuk dukungan online.
Pada tahap ini, diperlukan juga penerapan prosedur manajemen dan pengelolaan aset untuk memastikan bahwa prosesnya berjalan lancar sesuai dengan rencana yang dibuat.
4. Pelaporan
Ketika proses telah terlaksana, laporan rutin kepada perusahaan perlu disampaikan sesuai dengan ketentuan yang telah disetujui.
Adapun isi laporan-laporan tersebut biasanya meliputi data seputar infrastruktur TI, termasuk dukungan IT terhadap pekerjaan yang perlu dilakukan dalam perusahaan.
Perlu Sewa Laptop dan Dukungan IT yang Lengkap? Gunakan Layanan dari Asani!
Demikian informasi seputar seat management yang dapat membantu mengoptimalkan proses kerja dalam suatu perusahaan.
Seat management adalah aktivitas yang cukup kompleks untuk dilakukan karena membutuhkan pengawasan dan pemeliharaan sistem secara komprehensif.
Jika perusahaan Anda membutuhkan manajemen aset IT yang menyeluruh, jangan ragu untuk menggunakan layanan IT Asset Management dari My Asani.
Mari percayakan pemenuhan manajemen aset IT perusahaan Anda dengan bergabung bersama Asani!
Baca juga: 15 Daftar Aplikasi yang Harus Ada di Laptop, Segera Instal!
