SOP Procurement: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Setiap proses bisnis pasti membutuhkan sistem agar seluruh proses dapat dicapai dengan baik dan berjalan lancar. Pada procurement pun, dibutuhkan sistem agar tertib dan rapi. Itulah sebabnya, perusahaan Anda membutuhkan SOP Procurement untuk mengatur aktivitas pengadaan barang. 

Lantas, apa itu SOP Procurement? Mengapa SOP Procurement penting? Untuk mengetahui informasi seputar SOP pengadaan barang di perusahaan, simak penjelasannya berikut ini. 

Apa itu SOP?

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah sistem yang dimiliki perusahaan untuk menunjukkan langkah-langkah pengerjaan atau pelaksanaan kegiatan secara rutin. SOP menjadi dokumentasi penting perusahaan karena merekap seluruh proses kerja dalam bisnis. 

Menurut Sailendra (2015), SOP merupakan pedoman agar aktivitas operasional perusahaan atau organisasi dapat berjalan dengan lancar. Sedangkan, menurut Moekijat (2018), SOP merupakan tahapan pelaksanaan pekerjaan, termasuk bagaimana cara kerjanya, kapan hal tersebut dikerjakan, di mana hal tersebut dikerjakan, dan siapa yang mengerjakan pekerjaan tersebut. 

SOP berfungsi untuk membantu perusahaan Anda mengatur pekerjaan secara terstruktur, termasuk bagaimana karyawan Anda bekerja dan keluaran seperti apa yang akan dihasilkan. Dengan adanya SOP, Anda dapat melakukan evaluasi terhadap pekerjaan yang telah dilakukan karyawan serta menentukan bagian yang perlu diganti atau dilanjutkan. 

Fungsi lainnya dari SOP adalah agar pekerjaan pada perusahaan Anda terus konsisten, meminimalisasi kesalahan, dan agar dapat mengomunikasikan cara atau proses kepada pekerja.

Manfaat SOP

SOP memiliki banyak manfaat bagi kelangsungan bisnis Anda. Dengan adanya standarisasi dengan SOP, produktivitas dan efektivitas pekerjaan akan meningkat. Adapun manfaat Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut.

1. Memberikan Transparansi Informasi

Manfaat SOP bagi bisnis Anda adalah dapat memberikan keterbukaan informasi terkait lingkungan, keselamatan, dan operasional yang dibutuhkan pekerja dalam mengerjakan tugasnya dengan baik. 

Tanpa SOP yang jelas, risiko gagal dalam pengerjaan akan meningkat karena tidak ada pedoman pengerjaan yang jelas. Hal itu tentu bisa mengancam keselamatan pekerja. Tidak hanya itu, dengan adanya SOP, atasan dapat melatih karyawan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar. 

2. Tetap Konsisten

Dengan adanya SOP, kualitas dan produk yang perusahaan Anda buat akan tetap konsisten. Hal ini bisa membuat konsumen loyal dengan perusahaan Anda karena bisnis Anda terus mempertahankan kualitasnya. SOP juga mengatur standarisasi produk atau jasa sehingga output yang dikeluarkan akan tetap dengan kualitas yang sama meskipun dikerjakan oleh banyak karyawan. 

3. Kelancaran Sesuai Jadwal

SOP membantu kelancaran proses bisnis karena langkah-langkah dan prosedur pengerjaan telah dijelaskan dengan baik di dalam SOP. Hal ini juga mencegah risiko keterlambatan dan kegagalan pada proses bisnis. 

4. Meningkatkan Keterampilan Kerja

Karena proses pengerjaan telah diatur pada SOP, atasan dan rekan kerja dapat memantau kinerja karyawan apakah sesuai dengan SOP atau tidak. Selain itu, SOP juga berguna untuk melatih pekerja baru agar dapat mengerjakan tugas dengan baik dan menghasilkan keluaran yang sesuai. 

5. Mematuhi Hukum

Fungsi SOP yang lainnya adalah memberikan bukti bahwa pengerjaan telah sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah yang berlaku. Dengan adanya SOP, perusahan Anda bersungguh-sungguh untuk menjalankan proses bisnis dengan tepat. 

Baca juga: 5 Contoh Laporan Aset Perusahaan, Fungsi & Cara Membuatnya

Mengenal SOP Procurement

Setelah membahas tentang SOP, mari masuk ke pembahasan tentang SOP Procurement. Procurement atau pengadaan barang adalah kegiatan menyediakan barang atau jasa untuk kelancaran bisnis sebuah perusahaan. 

Seperti proses bisnis lainnya, kegiatan pengadaan barang untuk perusahaan juga membutuhkan SOP. SOP pengadaan barang di perusahaan dibutuhkan untuk mendata perlengkapan apa yang dibutuhkan perusahaan, lama pemakaiannya, dan biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan barang. Tidak hanya itu, SOP Procurement juga dibutuhkan untuk mendokumentasi barang-barang yang menjadi inventaris perusahan. 

Setiap perusahaan memiliki format SOP mereka masing-masing. Biasanya, SOP Procurement berisi alur pengadaan barang, petugas pelaksana pengadaan barang, perlengkapan yang dibutuhkan, nomor SOP, tanggal pembuatan SOP, dan masih banyak lagi. Beberapa perusahaan juga menambahkan tujuan, ruang lingkup, dasar hukum, kualifikasi pelaksana, dan lain sebagainya agar SOP memiliki arah yang lebih jelas. 

Lalu, apa fungsi SOP Procurement? Dengan membuat SOP pengadaan barang di perusahaan, Anda dapat mengecek kualitas perlengkapan, memilih vendor yang tepat, dan menurunkan risiko menerima barang yang tidak berkualitas. 

Selain itu, Anda juga bisa memastikan bahwa vendor akan mematuhi peraturan perusahaan terkait pengadaan barang sehingga tidak terjadi penipuan. Lebih lanjut, SOP Procurement juga berfungsi untuk memberikan informasi terkait pengadaan barang yang dilakukan kepada karyawan sehingga bisa diadakan evaluasi. 

SOP pengadaan barang juga dapat mengatur pengeluaran perusahaan dalam mengadakan perlengkapan kantor. Jika tidak ada SOP, pekerja bisa saja membeli perlengkapan yang tidak terlalu dibutuhkan atau terlalu banyak memberi barang untuk kantor. Akibatnya, kas perusahaan terkuras dan dapat berpengaruh pada proses bisnis yang lainnya. 

Alur Pengadaan Barang

Pada SOP Procurement, biasanya terdapat alur pengadaan barang dan petugas pengadaan barang. Adapun alur pengadaan barang untuk perusahaan adalah sebagai berikut. 

1. Mendata Kebutuhan

Alur pertama yang Anda lakukan adalah mendata perlengkapan yang perusahaan butuhkan. Pastikan untuk mendata barang secara mendetail, termasuk kriteria dan spesifikasi yang dibutuhkan. Setelah mendata, Anda bisa ajukan permintaan pengadaan barang kepada divisi pengadaan barang. 

2. Mencari dan Memilih Vendor

Setelah perlengkapan terdata, tim pelaksana pengadaan barang akan mencari vendor dengan menyeleksi surat penawaran vendor yang masuk dan menganalisis vendor yang memenuhi syarat. Setelah itu, tim procurement akan melakukan negosiasi dengan vendor sampai mencapai kesepakatan. 

3. Memesan Perlengkapan

Alur selanjutnya adalah melakukan pemesanan atau purchase order kepada vendor. Adanya SOP dapat memberi rincian waktu proses pembelian sehingga barang dapat dipesan dan sampai tepat waktu. 

4. Menerima Barang

Setelah proses pemesanan berakhir, perusahaan akan menerima barang dari vendor sesuai kesepakatan. Perusahaan Anda harus memeriksa barang-barang yang diterima serta vendor juga harus sudah memastikan barang yang akan dikirimkan sudah sesuai kesepakatan. 

5. Melakukan Pembayaran

Jika pesanan sudah sesuai, perusahaan dapat membayar perlengkapan tersebut sesuai kesepakatan. Pastikan pembayaran dilakukan sesuai perjanjian kedua belah pihak. Jika ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan kesepakatan, segera ajukan pengembalian barang atau uang kepada vendor. Vendor pun harus segera menindaklanjuti permasalahan tersebut sesuai kesepakatan. 

Contoh SOP Procurement

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing dalam membuat SOP pengadaan barang. Namun, pada dasarnya, SOP Procurement memiliki fungsi utama yaitu memberi pedoman pengadaan barang di perusahaan. Berikut adalah salah satu contoh SOP Procurement:

Sumber: Kemenag Kalteng

Itulah pembahasan tentang SOP Procurement yang wajib Anda ketahui. SOP ini adalah dokumen penting perusahaan yang harus dibuat secara cermat agar proses pengadaan barang berjalan sebagaimana mestinya. 

Selain cermat dalam membuat SOP Procurement, Anda juga harus cermat dalam memilih vendor untuk pengadaan perlengkapan kantor Anda. Jika perusahaan Anda membutuhkan peralatan elektronik seperti komputer dan laptop, Anda bisa mempercayakannya pada Asani!

Asani menawarkan jasa sewa peralatan elektronik berkualitas, mulai dari komputer, laptop, peralatan rapat, dan lain sebagainya dengan yang dapat Anda cek selengkapnya di katalog sewa Asani. Anda bisa minta penawaran sekarang juga melalui WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id.

Jangan khawatir, Asani menawarkan harga terjangkau dengan kualitas barang terbaik yang dapat menunjang proses bisnis Anda. Tidak hanya menyediakan fasilitas IT,  jika perusahaan Anda ingin mengelola aset perusahaan secara praktis, Asani menyediakan layanan lengkap pada aplikasi MyAsani. 

Anda juga bisa berkonsultasi secara gratis apabila memiliki permasalah IT di perusahaan Anda. Ayo daftar MyAsani sekarang dan kelola bisnismu dengan nyaman!

Baca juga: 12 Aplikasi Project Management untuk Mendukung Produktivitas