Pengelolaan operasional gudang guna memelihara seluruh aset perusahaan, mulai dari stok barang, peralatan, dan aset lainnya sangat penting demi kelancaran bisnis. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem manajemen aset atau asset management system (AMS).
Hal ini karena perusahaan yang tidak bisa memanfaatkan asetnya dengan baik, tentu akan mengalami kerugian. Seluruh aset yang dimiliki harus dipantau agar perusahaan mempunyai visibilitas terhadap kebutuhan operasional gudang. Simak pembahasan lebih dalam terkait sistem manajemen aset di bawah ini.
Apa itu Asset Management System?
Asset management system adalah sistem yang dimanfaatkan perusahaan untuk mengelola aset-aset secara efektif dan efisien. Aset yang dimaksud adalah segala jenis sumber daya perusahaan, baik secara fisik (bangunan, mesin, dan stok barang) maupun nonfisik (data, hak cipta, dan paten).
Sistem manajemen aset dapat terdiri atas berbagai alat, teknik, ataupun software yang membantu dalam mencapai tujuan dan kebijakan manajemen aset. Melalui pengelolaan aset, para pemangku kepentingan bisa melacak kinerja dan kondisi aset secara keseluruhan.
Mereka juga dapat memastikan bahwa aset-aset tersebut digunakan secara efisien sepanjang masa manfaatnya. Oleh karena itu, pengelolaan aset memungkinkan bisnis perusahaan untuk meminimalkan kerugian dan memaksimalkan laba atas investasi.
Tujuan Asset Management System
Pada dasarnya, sasaran asset management system cukup bervariasi dan bergantung pada jenis bisnis atau industri yang dijalankan oleh suatu perusahaan. Namun, yang pasti adalah sasaran tersebut bisa dicapai melalui perencanaan secara strategis dan cermat. Adapun tujuan asset management system secara umum adalah sebagai berikut.
1. Peningkatan Nilai Aset Perusahaan
Sistem manajemen aset memungkinkan perusahaan untuk menentukan status dan kondisi aset. Dengan begitu, perusahaan dapat membuat keputusan bisnis secara bijak yang akan meningkatkan alokasi dan nilai aset. Hal ini bisa dicapai melalui pemeliharaan, optimalisasi pemanfaatan, dan investasi secara tepat serta efektif pada aset yang memberikan nilai tertinggi.
2. Mengidentifikasi dan Mengeliminasi Wasting Assets
Asset management system dapat membantu dalam meminimalkan kerugian. Caranya, yaitu dengan mengidentifikasi wasting assets secara cepat di seluruh rantai pasokan dan mengeliminasinya.
Sebenarnya, wasting assets merujuk pada barang-barang yang kinerja dan nilainya terus menurun seiring waktu karena masa pakainya terbatas. Contoh-contoh wasting assets adalah mesin, kendaraan, perangkat komputer, dan aset apapun yang penting bagi operasional bisnis.
3. Peningkatan Efisiensi Operasional
Sistem manajemen aset memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan dan pengelolaan terhadap aset secara efektif sehingga efisiensi operasional bisnis pun akan meningkat. Hal tersebut melibatkan penjadwalan pemeliharaan, pengoptimalan penggunaan, dan pengurangan downtime yang tidak terduga.
4. Pemenuhan Regulasi
Penerapan asset management system juga memiliki tujuan untuk memastikan bahwa perusahaan menaati seluruh regulasi terkait aset, seperti keamanan regulasi lingkungan dan lain sebagainya. Hal ini karena keberlanjutan bisnis perusahaan kerap kali bergantung pada ketaatan terhadap regulasi tersebut.
5. Memaksimalkan Keuntungan Aset
Saat akan membuat rencana pemeliharaan, maka perusahaan perlu mengetahui status dan kondisi aset. Nah, hal tersebut dapat diketahui dengan mudah melalui sistem manajemen aset yang diterapkan. Dengan begitu, perusahaan pun dapat mempertimbangkan aset mana saja yang memiliki nilai tinggi dan menghasilkan keuntungan maksimal bagi perusahaan.
Baca juga: 5 Contoh Laporan Aset Perusahaan, Fungsi & Cara Membuatnya
Manfaat Asset Management System
Pengimplementasian asset management system dapat memberikan banyak manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Adapun manfaat penerapan asset management system adalah sebagai berikut.
1. Pemeliharaan Preventif
Melalui asset management system, perusahaan bisa membuat perencanaan dan penjadwalan aset secara preventif. Hal tersebut tentu akan membantu dalam mencegah kerusakan aset yang tidak terduga. Selain itu, langkah ini pun berguna untuk memperpanjang usia aset, meminimalkan biaya perbaikan, dan penggantian aset.
2. Penghematan Biaya
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, asset management system bertujuan untuk mengurangi downtime dan meningkatkan efisiensi. Nah, apabila kedua hal tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka bisa menghemat biaya operasional perusahaan untuk memperbaiki atau mengganti kebutuhan aset yang rusak.
3. Pengelolaan Aset yang Lebih Efektif
Asset management system bermanfaat untuk menjaga aset perusahaan. Dalam hal ini berarti, memastikan bahwa aset digunakan secara efektif, mengurangi risiko kerusakan, dan kehilangan aset.
Bagaimana hal tersebut dapat terjadi? Jadi, melalui sistem manajemen aset yang diterapkan, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola dan melacak seluruh aset secara terpusat.
4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Bijak
Sistem manajemen aset memudahkan perusahaan dalam mendapatkan informasi berupa data yang akurat dan real-time terkait kinerja serta status aset. Informasi tersebut sangat berguna bagi manajemen dalam membuat keputusan secara tepat dan bijak terkait dengan pengelolaan aset perusahaan.
5. Kemudahan dalam Penyusunan Anggaran
Umumnya, sistem manajemen aset diterapkan dengan sistem khusus yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengetahui kondisi aset. Dengan begitu, maka proses penyusunan anggaran perusahaan pun menjadi lebih fleksibel dan praktis.
6. Merencanakan Manajemen Risiko
Sistem manajemen aset memang bermanfaat untuk menghemat biaya dan meminimalkan kerugian di masa depan. Namun, sistem tersebut tidak dapat memprediksi ancaman yang mungkin datang di masa depan.
Oleh karena itu, pengimplementasian sistem tersebut juga perlu dilengkapi dengan perencanaan manajemen risiko. Hal ini bisa membantu perusahaan dalam mengelola ketidakpastian aset di masa yang akan datang.
Cara Penerapan Asset Management System pada Gudang
Perencanaan dan pendekatan yang terstruktur dan tepat sangat diperlukan ketika akan menerapkan asset management system. Ada beberapa tahapan penting yang harus dilakukan dalam penerapan asset management system. Adapun cara penerapan asset management system adalah sebagai berikut.
- Melakukan penilaian kebutuhan perusahaan dengan mengidentifikasi jenis aset, jumlah, kondisi, dan lokasi aset.
- Memilih sistem manajemen aset yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Caranya dengan mempertimbangkan fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem tersebut.
- Mengumpulkan data-data aset yang relevan, mencakup jenis, kondisi, lokasi, dan riwayat pemeliharaan.
- Memastikan bahwa seluruh staf memperoleh pelatihan yang memadai terkait pemanfaatan aset secara efisien.
- Mengimplementasikan asset management system sesuai perencanaan.
- Mengintegrasikan asset management system dengan sistem lainnya di perusahaan guna memastikan data yang terpusat dan konsisten.
- Melakukan pemantauan secara rutin untuk memastikan kinerja dan fungsi sistem.
Baca juga: Ini 4 Cara Menghitung Penyusutan Aset dan Rumusnya, Catat!
Apakah Anda sudah paham terkait sistem manajemen aset perusahaan? Seperti yang telah diketahui, penerapan manajemen aset lebih memudahkan perusahaan dalam mengoptimalkan nilai dan penggunaan aset perusahaan.
Agar asset management system berjalan dengan lancar, perusahaan perlu menunjangnya dengan perangkat IT yang mumpuni. Perangkat tersebut bisa Anda dapatkan dengan mudah melalui Asani.
Asani melayani jasa penyewaan berbagai laptop dan komputer berkualitas tinggi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Harga sewa yang ditawarkan Asani juga cukup terjangkau sehingga Anda tidak akan terbebani secara finansial.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan My Asani sebagai aplikasi IT Asset Management untuk mempermudah pengelolaan aset Anda. Aplikasi ini gratis dan mudah digunakan oleh siapa saja.
Anda dapat mengunjungi katalog sewa Asani untuk melihat berbagai tipe perangkat IT beserta harganya. Jika Anda tertarik, segera minta penawaran dengan menghubungi kontak WhatsApp kami atau mengirim email ke cs@asani.co.id.
Dapatkan kemudahan sistem manajemen aset dengan dukungan perangkat IT lengkap dari Asani!
Baca juga: Inventaris Kantor: Pengertian, Tujuan, & Cara Membuatnya
