Pernahkah Anda merasa kewalahan dengan manajemen karyawan yang begitu kompleks dan melelahkan? Kenalkan, aplikasi HRIS (Human Resource Information System). Sebuah platform HR tool yang bukan hanya membantu HR, tetapi juga meningkatkan produktivitas seluruh departemen dalam perusahaan.
Dengan fitur-fitur canggih seperti manajemen absensi, penggajian, dan rekrutmen, aplikasi ini dapat menjadi kunci keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda.
Anda akan melihat betapa efisiennya tim HRD Anda jika tidak perlu lagi menginput data secara manual. Dengan HRIS, semua data karyawan tersimpan rapi di cloud, aman dari kesalahan manusia, dan mudah diakses kapan saja.
Ingin tahu lebih lanjut tentang apa itu aplikasi HRIS, manfaat, tujuan, fitur, dan contohnya? Yuk, simak artikel ini untuk memahami bagaimana HRIS bisa menjadi solusi terbaik bagi perusahaan Anda!
Apa itu Aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia dalam perusahaan, seperti pengumpulan, pelacakan, dan penyusunan data karyawan. HRIS mencakup fitur seperti manajemen absensi, penggajian, rekrutmen, dan evaluasi kinerja.
Pada dasarnya, aplikasi HRIS adalah sebuah sistem yang memiliki peran penting dalam manajemen data sumber daya manusia di perusahaan.
HRIS mencakup beberapa aspek, mulai dari administrasi gaji, rekrutmen, perpajakan, manajemen cuti, hingga evaluasi kerja karyawan.
Selain itu, ada beberapa fitur di dalam human resources system yang dapat diterapkan di berbagai departemen, termasuk keuangan, akuntansi, dan manajemen.
Dengan adanya sistem ini akan memudahkan tim HRD untuk mengelola berbagai data karyawan lebih cepat dan menyimpannya dengan rapi.
Tak hanya itu, dengan adanya HRIS tim HRD tidak perlu lagi menginput data secara manual.
Bahkan, data dalam HRIS dapat disimpan di cloud, dan akses untuk mengontrolnya hanya diberikan pada pihak yang berwenang sehingga menjamin keamanannya.
Baca juga: 18 Fasilitas Kantor untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan
Manfaat Aplikasi HRIS
Aplikasi HRIS adalah alat yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai aspek yang terkait dengan sumber daya manusia secara efisien.
Dari manajemen absensi hingga pengumuman perusahaan, HRIS memberikan berbagai manfaat yang dapat mempermudah perusahaan.
Adapun manfaat-manfaat dari penggunaan aplikasi HRIS adalah sebagai berikut, antara lain:
- Manajemen absensi.
- Integrasi antarkaryawan.
- Pengumuman perusahaan.
- Pengajuan cuti dan izin.
Baca juga: Aset Perusahaan: Pengertian, Sifat, Jenis & Tips Manajemennya
Tujuan Aplikasi HRIS
Penggunaan HRIS sering kali dianggap sebagai pengganti peran seorang HRD dalam pengelolaan karyawan.
Namun, kenyataannya aplikasi HRIS adalah alat bantu yang memungkinkan HR untuk lebih efektif dalam menjalankan tugas mereka.
Adapun beberapa tujuan utama dari penggunaan aplikasi HRIS adalah sebagai berikut.
1. Membantu Proses Pengambilan Keputusan
HRIS memiliki sifat terpusat dan otomatis, hal ini memungkinkan informasi terkait manajemen sumber daya manusia dapat diakses dengan cepat.
Selain itu, sistem ini juga mempermudah pengambilan keputusan dengan memberikan akses mudah ke data penting dalam sistem HRIS.
Ini mencakup evaluasi kinerja karyawan, pemantauan absensi, dan elemen lain yang relevan dalam pengambilan keputusan.
Dalam hal ini, peran aplikasi HRIS adalah sebagai alat yang menyediakan laporan akurat dan valid, serta memudahkan HRD dalam pengambilan keputusan.
2. Kemudahan Akses Data
Tujuan HRIS selanjutnya adalah menyediakan kemudahan akses data kepegawaian bagi HRD.
Hal ini karena semua data yang tersimpan dalam HRIS terhubung di cloud, artinya Anda dapat mengaksesnya secara online.
Kemudahan ini memberikan kelebihan bagi HRD untuk melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja karyawan dengan fleksibilitas serta kebebasan yang lebih leluasa.
3. Mengotomatisasi Pekerjaan Berulang
HRD memiliki tugas untuk mencatat berbagai informasi tentang karyawan, seperti absensi, penggajian, pembayaran pajak, cuti dan tugas rutin lainnya.
Oleh karena itu, HRIS hadir dengan tujuan untuk mengotomatisasi pekerjaan dan proses yang berulang ini. Dengan kata lain, HRD tidak perlu lagi melakukan pencatatan manual berulang kali.
Tentunya dengan adanya aplikasi HRIS dapat mempermudah, menyederhanakan dan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien.
Baca juga: 14 Aplikasi Absensi Karyawan untuk Perusahaan, Fitur Lengkap!
4. Meminimalisir Biaya Operasional
Mengelola data karyawan merupakan tugas HRD yang melibatkan sejumlah biaya operasional, termasuk penggunaan kertas dan upah lembur jika diperlukan.
Aplikasi HRIS dapat menjadi solusi untuk mengurangi berbagai biaya tak terduga seperti yang telah disebutkan.
Jika perusahaan Anda memanfaatkan aplikasi HRIS secara maksimal, biaya operasional yang tinggi dapat dikurangi secara signifikan.
5. Mempermudah Proses Rekrutmen
Sebelum memulai proses rekrutmen, setiap perusahaan memiliki kriteria unik yang harus dipenuhi.
HRIS memiliki tujuan untuk menyederhanakan proses rekrutmen ini sehingga staff HRD tidak merasa terbebani dalam mengelolanya.
Dengan mengoptimalkan fitur HRIS, pekerjaan HRD yang terkait dengan rekrutmen, seleksi karyawan, dan penempatan dapat dilakukan dengan cepat, efisien, dan otomatis.
6. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Tujuan HRIS yang selanjutnya adalah meningkatkan kepuasan karyawan. Dalam hal ini, HRIS akan memfasilitasi hubungan yang mudah dan transparan antara karyawan dan tim HRD.
Selain itu, kehadiran HRIS juga membantu mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi, termasuk dalam penghitungan gaji dan pajak.
Pada akhirnya, sistem ini akan meningkatkan kepercayaan karyawan dan memberikan motivasi tambahan bagi mereka untuk bekerja dengan baik.
7. Mempermudah Pengawasan Kinerja Karyawan
Salah satu tujuan dari penggunaan aplikasi HRIS adalah untuk menyederhanakan pengawasan kinerja karyawan.
Pada kenyataannya, HRD tidak selalu dapat mengawasi kinerja karyawan secara konstan dan memastikan bahwa mereka tetap berada pada jalur yang benar dan produktif.
Dengan adanya HRIS dapat menjadi alat yang membantu HRD dalam mengawasi kinerja karyawan dan membandingkanya dengan target atau KPI yang telah ditetapkan.
8. Mengurangi Human Error
Jika proses pencatatan data karyawan masih mengandalkan metode manual, risiko terjadi human error akan menjadi sangat besar.
Di sisi lain, aplikasi HRIS adalah sebuah solusi untuk mengatasinya karena sistem otomatisnya secara instan menyimpan dan mengulang data yang dimasukkan.
Dengan memaksimalkan penggunaan HRIS, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan seperti saat input data karyawan, perhitungan gaji, dan masalah lainnya.
Fitur Aplikasi HRIS
Saat terdapat berbagai aplikasi HRIS, namun, ada beberapa fitur dasar yang secara umum harus ada dan dimiliki oleh platform tersebut. Berikut ini beberapa fitur umum yang harus ada di dalam aplikasi HRIS.
1. Payroll
Fitur umum pertama yang harus ada dalam aplikasi HRIS adalah sistem payroll. Setiap bulan, HRD harus menyusun laporan untuk menggaji semua karyawan.
Jika hal tersebut dilakukan secara manual, akan memakan banyak waktu dan upaya. Keunggulan dari fitur ini adalah kemampuannya untuk menghitung berbagai elemen, seperti uang lembur, bonus, THR, denda, pinjaman karyawan, serta pajak, dan iuran BPJS.
Dengan adanya fitur ini, Anda tidak perlu khawatir atau bingung dalam menghitung gaji karyawan.
Baca juga: Apa itu Payroll? Kenali Manfaat, Cara Kerja, dan Sistemnya
2. Rekrutmen
Di era serba digital saat ini, hampir semua perusahaan memanfaatkan website sebagai alat untuk mencari calon karyawan berkualitas dan memiliki kompetensi yang diperlukan. Calon karyawan sering diminta untuk mengisi data yang disediakan oleh perusahaan.
Aplikasi HRIS yang canggih memiliki kemampuan untuk menganalisis data yang telah diisi oleh calon karyawan dan memeriksa apakah mereka memenuhi syarat atau tidak.
Baca juga: Seat Management: Definisi, Manfaat, & Tahapan Pelaksanaannya
3. Penilaian Karyawan
Salah satu fitur dalam penggunaan aplikasi HRIS adalah untuk penilaian karyawan.
Keunggulan dari fitur ini adalah HRD dapat membuat formulir penilaian yang kemudian diberikan kepada karyawan terkait.
Dengan demikian, hasil penilaian tersebut dapat dengan mudah diulas dan menjadi pedoman untuk perkembangan karyawan.
4. Kehadiran
Fitur lainnya dari aplikasi HRIS adalah adanya sistem pencatatan kehadiran. Untuk perusahaan dengan skala besar, data kehadiran karyawan sangat banyak setiap hari.
Oleh karena itu, penting untuk menjalankan sistem pencatatan kehadiran dengan akurat dan tepat.
Keunggulan dari fitur ini adalah kemampuannya untuk mencatat kehadiran karyawan yang bekerja di luar kantor dan juga jadwal shift.
Sistem pencatatan kehadiran ini juga membantu HRD dalam memantau kapan karyawan bekerja lembur, terlambat, mengambil cuti atau izin.
Data tersebut nantinya akan digunakan untuk perhitungan gaji yang diterima oleh karyawan.
Baca juga: 14 Aplikasi Absensi Karyawan untuk Perusahaan, Fitur Lengkap!
5. Penyimpanan Data Pegawai
Pada dasarnya, ketika ada karyawan baru, tim HRD biasanya bertanggung jawab untuk memasukkan data mereka ke dalam sistem.
Berdasarkan hal tersebut, keunggulan dari fitur ini adalah Anda dapat meminta karyawan baru untuk memasukkan data mereka sendiri.
Sistem penyimpanan data karyawan ini merupakan salah satu contoh penerapannya HRIS yang sangat efisien.
Setelah data tercatat dalam sistem, tim HRD dapat menentukan hak dan kewajiban yang akan diberikan kepada karyawan baru berdasarkan kebijakan perusahaan.
Baca juga: Aplikasi Database – Pengertian dan Cara Memilihnya
Contoh Aplikasi HRIS
Adapun beberapa contoh aplikasi HRIS adalah:
1. Enterprise Axis
Contoh aplikasi HRIS terbaik pertama adalah Enterprise Axis. Aplikasi ini menggunakan model Software as a Service (SaaS).
SaaS adalah model bisnis di mana perangkat lunak atau aplikasi di host dan diakses melalui internet, biasanya dengan berlangganan bulanan atau tahunan.
Meskipun ada beberapa keunggulan dalam hal sistem informasi, Enterprise Axis juga memiliki beberapa kekurangan dalam sisi UX.
Namun, fitur-fitur yang disediakan sangat komprehensif dan memiliki manfaat yang besar.
2. UZIO
UZIO merupakan salah satu aplikasi HRIS yang dianggap simpel dalam penggunaannya dan juga terjangkau.
Aplikasi ini menggunakan sistem berbasi cloud, sehingga cocok berbagai jenis bisnis.
Namun, UZIO lebih direkomendasikan untuk bisnis dengan skala kecil hingga menengah karena harganya yang terjangkau dan fitur dasar yang lumayan terbatas.
UZIO menawarkan berbagai fitur unggulan seperti onboarding karyawan, manajemen waktu, data, kehadiran dan lainnya.
3. Sapling
Sapling adalah aplikasi HRIS gratis yang cocok untuk bisnis skala menengah yang beroperasi di berbagai negara.
Aplikasi ini memiliki kemampuan untuk mengoordinasikan alur kerja dengan semua karyawan yang terlibat.
Selain itu, Sapling juga dapat dengan mudah terintegrasi dengan beberapa tool dan aplikasi lainnya.
Beberapa aplikasi yang dapat terintegrasi adalah pelacakan pelamar, sistem payroll, pencatatan waktu, dan beberapa opsi lainnya.
Sudah Tahu Apa Saja Aplikasi HRIS?
Itu dia penjelasan mengenai apa itu aplikasi HRIS berbagai manfaat, tujuan, dan fitur-fiturnya.
Tak dapat dipungkiri, aplikasi HRIS sangat berguna dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.
Selain memilih aplikasi HRIS terbaik, menggunakan perangkat yang berkualitas juga penting, agar software tersebut dapat berjalan dengan baik.
Untuk itu, Anda bisa menggunakan layanan dari Asani. Sebab, Asani menawarkan jasa penyewaan laptop dan komputer untuk perusahaan dengan harga yang terjangkau.
Keuntungan menyewa laptop di Asani adalah dapat memperoleh layanan IT Support secara gratis untuk mengatasi segala permasalahan IT perusahaan Anda.
Jika Anda tertarik, ayo segera cek katalog Asani dan ajukan penawaran sekarang juga!
Baca juga: Software untuk Membuat Jadwal Kerja Shift
