Dalam dunia bisnis, COA adalah bagan yang memuat keseluruhan daftar kode akun yang tersusun secara sistematis. Di era teknologi saat ini, Chart of Account adalah perangkat lunak otomatis berupa kumpulan sejumlah transaksi keuangan yang mudah dikostumisasi yang di mana data dari bagan tersebut bisa Anda manfaatkan untuk tahapan paling akhir dari proses pencatatan, yakni buku besar perusahaan.
Dengan menggunakan COA, keseluruhan catatan akun laporan keuangan perusahaan, mulai dari laporan laba rugi, neraca hingga arus kas dapat ditampilkan secara menyeluruh dan dapat dipertanggungjawabkan.
Lantas, apa itu COA? Apa manfaat untuk perusahaan? Mari simak ulasan berikut ini hingga tuntas.
Apa itu COA (Chart of Account)?
Chart of Account atau COA adalah bagan yang berisi kode-kode sistematis dan terstruktur yang umumnya terdiri dari huruf, angka, atau kombinasi keduanya serta digunakan untuk proses pembukuan keuangan perusahaan.
Dapat dikatakan, COA adalah suatu daftar yang memuat kode perkiraan terhadap aset perusahaan, pendapatan, ekuitas, dan elemen lainnya yang berkaitan dengan akuntansi. Adapun fungsi dari COA adalah untuk mengetahui sekaligus mencatat setiap pos pengeluaran dan pendapatan pada suatu perusahaan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, COA membantu perusahaan mencatat arus keuangan suatu perusahaan yang terbilang lengkap, tak terkecuali transaksi khusus, sehingga bagan satu ini cukup diandalkan dalam pembuatan buku besar.
Keutamaan COA
Setelah memahami apa itu COA, ada banyak keutamaan menggunakan COA dalam dunia bisnis, mulai dari manfaatnya terhadap proses pencatatan hingga format laporan yang dapat disesuaikan. Penjelasan selengkapnya mengenai keutamaan COA adalah sebagai berikut.
1. Proses Pencatatan Lebih Tersusun
Pertama, keutamaan menggunakan COA adalah memungkinkan perusahaan untuk melakukan pencatatan dengan lebih baik. Dalam hal ini, COA berperan sebagai kontrol terhadap keseluruhan transaksi perusahaan yang berjalan sebab kode akunnya mudah untuk diakses dan diidentifikasi.
Di samping itu, COA memungkinkan perusahaan untuk memiliki proses pencatatan yang otomatis. Dengan begitu, kemungkinan buruk terjadinya kesalahan pencatatan keuangan akibat human error pada perusahaan dapat diminimalisasi.
2. Mempermudah Proses Penyuntingan
Berikutnya, keutamaan lainnya dari penerapan COA adalah mempermudah proses pengeditan laporan keuangan. Dalam dunia bisnis dan akuntansi, mengubah data transaksi yang telah ada merupakan hal yang lumrah terjadi.
Hal ini dikarenakan terdapat sejumlah informasi yang perlu disembunyikan dalam rangka melindungi data perusahaan, biasanya dilakukan untuk keperluan perpajakan atau pengajuan pinjaman.
3. Mempermudah Proses Pengolahan Data
Keutamaan lainnya yang tidak kalah penting dari penerapan COA adalah memudahkan proses pengolahan data perusahaan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, COA terdiri dari kode perkiraan-perkiraan yang mewakili berbagai jenis akun, misalnya aset atau liabilitas.
Pada beberapa kasus, seorang akuntan mungkin memerlukan langkah lebih lanjut untuk mengolah data laporan keuangan yang diterimanya guna mendapatkan data terkait kondisi finansial yang dibutuhkan untuk keperluan evaluasi atau analisis.
Dengan menerapkan COA, proses pengolahan data oleh akuntan menjadi lebih sederhana sebab mereka tidak lagi kesulitan untuk menemukan jenis atau kategori transaksi yang diinginkan.
4. Format Laporan Menjadi Sederhana dan Mudah Dibaca
Perlu diingat, laporan keuangan merupakan data perusahaan yang mungkin saja dibaca dan dibutuhkan oleh berbagai pihak, baik pihak internal maupun eksternal. COA adalah model pencatatan transaksi yang bersifat universal dan mudah diterapkan sehingga proses penginputan data menjadi lebih efektif.
Baca juga: Mengenal Talent Management untuk Pengembangan SDM Unggul
Jenis-Jenis COA
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, COA adalah bagan yang didesain secara sistematis untuk memudahkan penyusunan laporan laba rugi dan neraca. Dalam pelaksanaannya, ada beberapa jenis COA, di antaranya angka, huruf, dan campuran. Penjelasan mengenai beberapa jenis COA adalah sebagai berikut.
1. Jenis COA Angka
Untuk mempermudah proses rekapitulasi, biasanya kode numerik diurutkan dari angka terkecil hingga angka besar. Beberapa perusahaan menggunakan angka-angka besar untuk menandakan transaksi-transaksi khusus. Sebagai contoh:
- 1001 kode akun Tunai.
- 1040 kode akun Aset Tetap.
- 5050 kode akun Biaya Bank.
2. Jenis COA Huruf
Berikutnya, ada akun huruf atau alfabet yang biasanya dipakai sebagai singkatan untuk memudahkan akuntan melakukan tugas pencatatan. Meski begitu, penggunaan kode alfabet dalam COA kurang direkomendasikan sebab tidak fleksibel mendeskripsikan jenis akun. Umumnya, kode akun ini berguna untuk mendeskripsikan nama perusahaan, nama daerah, nama supplier, dan lain sebagainya. Sebagai contoh:
- KSB untuk Kas Besar.
- KKC untuk Kas Kecil.
- PD untuk Piutang Dagang.
- SMG untuk Semarang.
- IL untuk Ikan Laut.
3. Jenis COA Campuran
Jenis kode akun berikutnya yaitu kombinasi antara huruf dan angka yang lebih dikenal dengan COA alfanumerik. Biasanya, huruf yang dipakai di awal merupakan kependekan dari deskripsi akun. Sementara itu, kode angka berfungsi untuk membedakan akun dengan nama yang sama namun berbeda sub. Sebagai contoh:
- KAS 1001 Kas Besar Umum
- KAS 2002 Kas Besar Khusus
- PD 1001 Piutang Dagang Lunas
- PD 2002 Piutang Dagang Tertunggak
Unsur Bagan COA
Berikutnya, terdapat dua unsur penting dalam COA yang memiliki fungsi untuk mengelompokkan jenis akun tertentu. Penjelasan mengenai dua unsur bagan COA adalah sebagai berikut.
1. Kode Akun
Unsur COA yang pertama yaitu kode akun. Kode-kode pada COA memang disusun untuk meminimalisasi kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh akuntan. Dalam sistem COA, kode akun terdiri dari huruf (alfabet), angka (numerik), atau bahkan kombinasi antara huruf dan angka (alfanumerik). Adapun tujuan kode akun COA adalah untuk membedakan berbagai jenis transaksi yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi tersebut.
2. Nama Akun
Selain kode akun, COA juga memiliki nama akun dalam sistemnya. Nama akun dalam COA adalah unsur bagan yang dapat dimanfaatkan untuk mengenali tiap-tiap jenis transaksi pada suatu perusahaan.
Karena nama akun digunakan untuk mengidentifikasi jenis transaksi, pembuatan kode akun harus jelas, unik, singkat, dan dientri sesuai dengan kelompok atau sub kelompok yang telah ditentukan. Jangan sampai penamaan akun justru mempersulit akuntan perusahaan untuk menelaah laporan keuangan milik perusahaan.
Struktur COA
Dalam dunia bisnis, ada banyak cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk membuat bagan akun masing-masing sesuai dengan tujuan perusahaan, salah satunya dengan penerapan COA.
Meski cara pengembangan dan format bagan akun juga beragam, setidaknya terdapat lima kategori yang menjadi struktur COA, yaitu aset, liabilitas (kewajiban), ekuitas pemegang saham, pendapatan, dan biaya-biaya. Pembahasan lebih lanjut seputar struktur COA adalah seperti berikut.
1. Aset
Struktur COA yang pertama adalah sumber keuangan perusahaan atau aset. Dengan kata lain, aset merupakan nilai yang menjadi milik perusahaan dan sewaktu-waktu dapat dimanfaatkan untuk pengembangan bisnis di masa mendatang.
Sebagai informasi, aset mempunyai dua pembagian, yakni aktiva lancar yang terdiri dari kas, uang tunai, dan lain sebagainya serta aktiva tetap seperti gedung, perlengkapan ruang meeting, dan lain-lain.
Baca juga: Apa itu GMP? Kenali Manfaat, Jenis, dan Indikatornya
2. Liabilitas (Kewajiban)
Berikutnya, struktur COA adalah liabilitas atau kewajiban yang dimiliki perusahaan yang harus dibayarkan kepada pihak kreditur pada kurun waktu tertentu, seperti akun utang, biaya yang harus dibayar, pajak yang harus dibayar, dan upah dibayar. Dalam dunia bisnis, liabilitas terbagi menjadi tiga, di antaranya:
- Liabilitas Lancar, yakni kewajiban yang harus dibayarkan dalam periode kurang dari satu tahun.
- Liabilitas Tidak Lancar, yakni kewajiban yang harus dibayarkan dalam kurun waktu antara 1–2 tahun.
- Liabilitas Kontinjensi, yakni utang yang timbul dari penyelenggaraan acara atau kegiatan tertentu.
3. Ekuitas Pemegang Saham
Selanjutnya, struktur COA adalah ekuitas pemegang saham yang menjadi dana awal sebagai modal untuk memulai atau mengembangkan sebuah bisnis. Untuk mengetahui modal, Anda dapat mengurangi aktiva (harta) dengan utang (kewajiban) yang harus dibayarkan.
Adapun beberapa jenis modal dalam dunia bisnis, yaitu sebagai berikut:
- Modal Investasi, yakni modal yang bersumber dari para investor yang menanamkan uangnya untuk pengembangan bisnis Anda.
- Modal Kerja, yakni modal yang bersifat jangka pendek dan umumnya dipakai untuk pemenuhan variabel costing seperti bahan baku produksi.
4. Pendapatan
Berikutnya, struktur COA yang tidak kalah penting adalah pendapatan (revenue). Perlu diketahui, pendapatan adalah dana yang diperoleh sebagai hasil penjualan jasa atau barang kepada pelanggan.
Sejauh ini, terdapat beberapa jenis penghasilan misalnya interest revenue, dividend revenue, dan sales revenue. Sementara itu, penghasilan juga bisa diperoleh dari jenis akun yang berbeda, yakni dari operating revenue dan non-operating revenue.
5. Biaya
Struktur terakhir COA adalah biaya, pengeluaran, atau beban. Sebagai informasi, beban merupakan dana yang harus dikeluarkan perusahaan selama seseorang menjalankan bisnis dalam rangka mendapatkan keuntungan. Sebagai contoh, kategori biaya bisa jadi terdiri dari harga pokok penjualan, upah, biaya utilitas, utang bank, dan lain sebagainya.
Demikian pembahasan lengkap seputar Chart of Account (COA) pada proses laporan transaksi keuangan dalam operasional bisnis yang dapat Anda pertimbangkan. Dapat disimpulkan, penggunaan COA adalah upaya strategis perusahaan dengan mendaftarkan segala hal yang berkaitan dengan transaksi finansial pada periode akuntansi tertentu.
Tidak sedikit perusahaan-perusahaan dari segala level bisnis mengandalkan penggunaan COA untuk pengelolaan keuangan sebab keutamaannya dalam mengidentifikasi kesehatan finansial usaha mereka.
Mengetahui kondisi finansial bisnis memang penting, namun pengadaan fasilitas kantor juga tidak kalah penting untuk menjaga kesehatan keuangan dengan mengoptimalkan produktivitas.
Berkenaan dengan hal ini, Asani adalah jawaban dari segala kebutuhan Anda terhadap IT.
Asani menawarkan jasa sewa perangkat elektronik berkualitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan sebagai alternatif pengadaan fasilitas kantor yang lebih terjangkau daripada membeli baru. Apabila penawaran ini menarik bagi Anda, segera cek katalog sewa Asani dan minta penawaran lewat WhatsApp atau email ke cs@asani.co.id.
Selain itu, mengelola perusahaan sebijak mungkin juga perlu dilakukan untuk menjaga kesehatan finansial perusahaan Anda. Untuk itu, MyAsani bisa Anda andalkan untuk kemudahan layanan mengelola perusahaan, data pengguna, hingga aset perusahaan.
MyAsani juga memiliki fitur helpdesk support yang memberikan sesi konsultasi gratis untuk membantu menyelesaikan permasalahan teknis di perusahaan Anda. Maka dari itu, bergabunglah dengan MyAsani sekarang juga dan raih jutaan manfaat dari pengelolaan perusahaan yang baik.
Baca juga: Leverage Ratio: Pengertian, Fungsi, Jenis, & Manfaatnya
