Purchase invoice adalah faktur pembelian yang berisi tentang rincian pembelian barang atau jasa. Informasi di dalam purchase invoice sangat penting dan diperlukan untuk tujuan akuntansi keuangan perusahaan.
Namun, masih banyak orang yang belum memahami fungsi purchase invoice. Ingin tahu lebih dalam terkait hal tersebut? Yuk, simak terus penjelasan tentang apa itu purchase invoice, fungsi, dan contohnya di bawah ini.
Apa itu Purchase Invoice?
Purchase invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual (vendor atau supplier) untuk diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian atau permintaan pembayaran barang maupun jasa. Jadi, dapat dikatakan bahwa purchase invoice adalah bentuk resmi untuk mencatat transaksi penjualan dan jumlah uang yang harus dibayarkan pembeli ke penjual.
Umumnya, purchase invoice digunakan oleh individu atau perusahaan yang membeli barang maupun jasa dari pemasok. Rincian yang tercatat di dalam purchase invoice, meliputi jumlah, harga per unit, total harga, instruksi pembayaran, tanggal pembelian, dan lain sebagainya.
Pembuatan purchase invoice dapat secara instan dilakukan oleh perusahaan dengan sistem penjualan untuk dikirimkan kepada pembeli. Dalam tahap ini, purchase invoice menunjukkan bahwa pembeli berutang ke penjual. Artinya, purchase invoice dapat mengikat pihak pembeli dan penjual secara hukum.
Terdapat dua cara yang bisa dilakukan oleh penjual atau pemasok untuk menyampaikan purchase invoice ke pembeli. Cara pertama adalah purchase invoice dikirimkan ke pembeli ketika barang atau jasa telah sampai di tangan pembeli, biasanya saat mendekati waktu jatuh tempo.
Cara tersebut umumnya dapat berjalan karena kedua pihak sudah bekerja sama dalam waktu yang cukup lama. Cara kedua adalah ketika kedua pihak telah menyepakati isi purchase order (PO) dan pembeli sudah menyelesaikan tagihan pembayaran.
Purchase invoice memiliki banyak jenis yang sering kali digunakan oleh perusahaan. Jenis-jenis tersebut adalah invoice standar, pro forma, konsuler, interim, dan lain sebagainya. Setiap jenis purchase invoice memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda-beda.
Fungsi Purchase Invoice
Purchase invoice termasuk dalam dokumen penting transaksi yang diperlukan oleh perusahaan dan memiliki berbagai fungsi. Adapun beberapa fungsi purchase invoice adalah sebagai berikut.
1. Sebagai Bukti Akuntansi
Tidak hanya sebagai bukti pembelian, purchase invoice juga berfungsi untuk pencatatan akuntansi. Informasi yang tercantum di dalam dokumen tersebut dapat digunakan untuk memasukkan transaksi pembelian ke buku besar perusahaan. Hal ini akan membantu dalam menganalisis pengeluaran perusahaan, manajemen akun piutang, dan piutang dagang.
2. Verifikasi dan Kontrol
Selanjutnya, fungsi purchase invoice adalah sebagai alat verifikasi dan kontrol. Perusahaan bisa melakukan verifikasi bahwa barang maupun jasa yang dibeli telah sesuai dengan pesanan. Hal tersebut pun membantu dalam mengontrol bahwa perusahaan hanya akan membayar untuk barang atau jasa yang diterima.
3. Pengelolaan Persediaan
Fungsi purchase invoice berikutnya adalah membantu perusahaan mengelola persediaan dengan baik. Dengan rincian yang tertulis di dalam purchase invoice, perusahaan bisa memperbarui stok barang, memantau perputaran persediaan, dan menghitung biaya persediaan.
Baca juga: Inilah Cara Mencegah Purchasing Fraud yang Harus Dilakukan
4. Pembayaran dan Pelacakan Utang
Seperti yang telah dijelaskan, purchase invoice adalah bukti atau instruksi pembayaran kepada penjual. Hal tersebut memudahkan perusahaan dalam melakukan pembayaran secara tepat waktu, menjaga catatan pembayaran yang teratur, dan memantau utang perusahaan kepada penjual.
5. Sebagai Data Pelaporan Pajak
Fungsi purchase invoice lainnya adalah sebagai data pelaporan pajak. Pasalnya, hampir seluruh kegiatan yang mendukung proses produksi akan dikenai pajak. Barang atau jasa yang dibeli pun memiliki nilai cukup tinggi ketika masuk ke faktur pembelian walaupun harga awal penawarannya tergolong rendah.
Hal tersebut karena produk yang dibeli akan dikenai bea cukai. Oleh karena itu, dengan melunasi tagihan pembayaran pada purchase invoice, maka perusahaan telah memenuhi kewajiban dalam pembayaran pajak sesuai peraturan.
6. Visibilitas Transaksi
Fungsi purchase invoice adalah untuk memberikan visibilitas transaksi yang telah dilakukan. Kehadiran purchase invoice dapat memudahkan perusahaan dalam mengetahui segala transaksi keluar dan rincian pembayaran yang dilakukan.
Komponen Penting dalam Purchase Invoice
Sama halnya dengan dokumen lainnya, purchase invoice mempunyai komponen penting di dalamnya. Komponen tersebut berguna untuk menunjukkan informasi penting yang dibutuhkan oleh perusahaan. Adapun komponen penting dalam purchase invoice adalah sebagai berikut.
1. Identitas Perusahaan Pembeli
Komponen ini biasanya berisi informasi tentang nama, alamat, dan nomor telepon pembeli. Informasi tersebut berfungsi untuk memperjelas kepada siapa penjual meminta tagihan pembayaran atau siapa yang memesan barang. Jika dilihat dari sisi penjual, hal tersebut akan menguntungkan pembayaran sebab risiko setoran fiktif akibat kebingungan invoice tanpa nama dapat dikurangi.
2. Nama Penjual atau Pemasok
Komponen ini tidak jauh berbeda dengan yang sebelumnya sebab memuat informasi terkait nama, logo, alamat, dan nomor telepon penjual. Sebagai pembeli, perusahaan bisa dengan mudah melakukan verifikasi pembelian terhadap penjual yang sama ketika perjanjian dimulai. Dengan demikian, jika ada ketidaksesuaian barang saat pembayaran dilakukan, maka perusahaan bisa melakukan komplain kepada penjual.
3. Tanggal Pembelian
Komponen ini berfungsi untuk memudahkan kedua pihak dalam mengetahui waktu pengesahan pembelian terjadi. Dengan demikian, pelacakan dalam pembayaran dan pembukuan pada akuntansi keuangan bisnis pengeluaran perusahaan yang terjadi di waktu tertentu dapat dilakukan lebih mudah.
4. Nomor Invoice
Nomor invoice adalah salah satu komponen penting yang berguna untuk memperjelas tagihan pembayaran setiap perusahaan. Perusahaan pun bisa melakukan pelacakan riwayat pembayaran sebelumnya sampai waktu jatuh tempo tiba. Dengan demikian, pelunasan ganda dapat dicegah.
Baca juga: 5 Contoh KPI Purchasing beserta Aspek yang Wajib Diketahui!
5. Nomor Seri dan Jumlah Barang
Purchase invoice memuat nomor seri dan jumlah barang dari setiap produk yang dipesan oleh perusahaan (pembeli). Setiap produk memiliki nomor serinya sendiri. Dengan demikian, masing-masing produk tidak bisa digabungkan begitu saja dalam penjumlahan barang.
6. Daftar Pesanan
Komponen ini memuat informasi yang berkaitan dengan harga produk, biaya pengiriman, dan total keseluruhan biaya. Biasanya, produk yang berbeda akan dikenakan tarif lain bergantung pada seberapa kompleks pengadaan barang dan jasa tersebut.
Contoh Purchase Invoice
Pada dasarnya, banyak sekali contoh purchase invoice dan mudah untuk ditemukan, seperti invoice hotel, travel, jasa boga, rental, dan lain-lain. Untuk menguatkan pemahaman Anda terkait apa itu purchase invoice dan memberikan gambaran secara jelas, berikut adalah salah satu contoh purchase invoice.
Itulah informasi seputar apa itu purchase invoice beserta contoh dan fungsinya bagi perusahaan. Memahami informasi terkait purchase invoice dapat membantu Anda mengelola pembayaran secara formal dan tepat.
Untuk mengelola pengaplikasian purchase invoice, Anda pun memerlukan dukungan perangkat IT yang memadai. Dalam hal ini, Anda bisa mengandalkan produk-produk IT berkualitas dari Asani. Asani menyediakan layanan penyewaan perangkat IT dengan harga terjangkau.
Terdapat berbagai spesifikasi laptop yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi bisnis Anda. Untuk mendapatkan informasi secara lengkap terkait produk, kunjungilah katalog sewa Asani.
Segera minta penawaran dengan cara menghubungi WhatsApp kami atau mengirim pesan ke email cs@asani.co.id. Yuk, lengkapi kebutuhan fasilitas kantor guna kelancaran operasional perusahaan dengan produk-produk IT dari Asani!
Baca juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing di Perusahaan
