15 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Kecil dan Bagannya – Struktur organisasi perusahaan kecil adalah urutan tingkatan atau jenjang jabatan karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Struktur organisasi ini merupakan hal penting yang perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan karena dapat mengetahui bagaimana setiap jabatan bertanggung jawab terhadap pemegang jabatan lainnya.
Selain itu, struktur organisasi perusahaan kecil juga dapat membantu pihak manajemen untuk mengelola aset perusahaan yang melibatkan jabatan tertentu.
Mari simak informasi mengenai urgensi dan contoh struktur organisasi perusahaan kecil selengkapnya melalui artikel berikut ini.
15 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Kecil dan Bagannya
Berikut adalah 15 contoh struktur organisasi perusahaan kecil beserta penjelasannya. Setiap contoh mencakup visualisasi struktur organisasi dan deskripsi mengenai langkah-langkah dalam penerapannya.
1. Struktur Organisasi Hierarkis
Deskripsi: Struktur ini adalah model klasik di mana perusahaan diorganisasikan dalam bentuk piramida. Terdapat jalur komando yang jelas dari atas ke bawah.
Langkah-langkah:
- Tentukan Pimpinan Utama: CEO atau Direktur Utama berada di puncak struktur.
- Bentuk Departemen Utama: Misalnya, Keuangan, Pemasaran, Operasional.
- Tentukan Subordinat: Setiap departemen memiliki manajer yang melapor kepada direktur.
Visual Struktur:
2. Struktur Organisasi Fungsional
Deskripsi: Struktur fungsional membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi bisnis seperti pemasaran, keuangan, dan produksi.
Langkah-langkah:
- Identifikasi Fungsi Kunci: Tentukan fungsi utama yang ada di perusahaan.
- Tempatkan Manajer Fungsi: Setiap fungsi memiliki manajer yang mengawasi aktivitas spesifik.
- Koordinasi Antar Fungsi: Manajer fungsi melapor ke pimpinan tertinggi.
Visual Struktur:
3. Struktur Organisasi Matriks
Deskripsi: Struktur matriks menggabungkan elemen dari struktur fungsional dan proyek. Ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik antar tim.
Langkah-langkah:
- Tentukan Fungsi dan Proyek: Identifikasi fungsi dan proyek utama.
- Tetapkan Manajer Proyek dan Fungsi: Setiap karyawan memiliki dua atasan: manajer fungsi dan manajer proyek.
- Fasilitasi Kolaborasi: Manajer proyek dan fungsi bekerja sama untuk memanage sumber daya.
Visual Struktur:
4. Struktur Organisasi Divisional
Deskripsi: Struktur divisional membagi organisasi berdasarkan produk, layanan, atau wilayah geografis.
Langkah-langkah:
- Bagi Organisasi Menurut Divisi: Misalnya, divisi produk, wilayah, atau layanan.
- Tentukan Manajer Divisi: Setiap divisi memiliki manajer yang mengawasi semua fungsi di dalam divisi.
- Laporkan ke Pimpinan Utama: Semua manajer divisi melapor ke pimpinan utama.
Visual Struktur:
5. Struktur Organisasi Tim
Deskripsi: Struktur tim menekankan pada pembentukan tim yang terfokus pada tugas atau proyek tertentu.
Langkah-langkah:
- Bentuk Tim Berdasarkan Proyek: Setiap tim ditugaskan untuk proyek atau tugas spesifik.
- Tentukan Pemimpin Tim: Setiap tim memiliki pemimpin yang bertanggung jawab untuk hasil tim.
- Fasilitasi Kerja Tim: Tim berkolaborasi untuk mencapai tujuan proyek.
Visual Struktur:
6. Struktur Organisasi Rata
Deskripsi: Struktur rata memiliki sedikit atau tanpa lapisan manajemen menengah, memberikan akses langsung ke pimpinan.
Langkah-langkah:
- Kurangi Lapisan Manajemen: Minimalkan lapisan antara staf dan pimpinan.
- Tentukan Tanggung Jawab: Setiap karyawan memiliki tanggung jawab yang jelas.
- Fasilitasi Komunikasi Langsung: Karyawan berkomunikasi langsung dengan pimpinan.
Visual Struktur:
7. Struktur Organisasi Berbasis Proses
Deskripsi: Struktur ini mengorganisasikan perusahaan berdasarkan proses bisnis utama, bukan fungsi atau produk.
Langkah-langkah:
- Identifikasi Proses Utama: Misalnya, proses produksi, distribusi, dan pelayanan pelanggan.
- Bentuk Tim Proses: Setiap proses memiliki tim yang bertanggung jawab untuk efisiensinya.
- Koordinasikan Antar Proses: Pastikan proses-proses berfungsi dengan baik bersama.
Visual Struktur:
8. Struktur Organisasi Proyek
Deskripsi: Struktur proyek fokus pada pembentukan tim untuk proyek tertentu yang memiliki durasi terbatas.
Langkah-langkah:
- Tetapkan Proyek: Identifikasi proyek yang perlu dikelola.
- Bentuk Tim Proyek: Rekrut anggota tim yang memiliki keahlian sesuai kebutuhan proyek.
- Manajer Proyek: Setiap proyek dikelola oleh manajer proyek yang bertanggung jawab atas keberhasilan proyek.
Visual Struktur:
9. Struktur Organisasi Hybrid
Deskripsi: Struktur hybrid menggabungkan elemen dari beberapa struktur organisasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik.
Langkah-langkah:
- Gabungkan Elemen Struktur: Misalnya, kombinasi fungsional dan matriks.
- Tentukan Fungsi dan Proyek: Identifikasi elemen yang diperlukan.
- Tetapkan Manajer: Atur manajer untuk fungsi dan proyek.
Visual Struktur:
10. Struktur Organisasi Berdasarkan Wilayah
Deskripsi: Struktur ini membagi organisasi berdasarkan wilayah geografis untuk menangani pasar lokal atau regional.
Langkah-langkah:
- Identifikasi Wilayah Geografis: Tentukan wilayah yang akan dikelola.
- Bentuk Divisi Wilayah: Setiap wilayah memiliki divisi dengan manajer.
- Koordinasi Pusat: Divisi wilayah melapor ke pusat.
Visual Struktur:
11. Struktur Organisasi Berdasarkan Produk
Deskripsi: Struktur ini mengorganisasikan perusahaan berdasarkan produk yang dijual.
Langkah-langkah:
- Tentukan Produk Utama: Identifikasi produk yang diproduksi atau dijual.
- Bentuk Divisi Produk: Setiap produk memiliki divisi yang mengelola pemasaran, produksi, dan distribusi.
- Manajer Produk: Setiap divisi dipimpin oleh manajer produk.
Visual Struktur:
12. Struktur Organisasi Berdasarkan Klien
Deskripsi: Struktur ini membagi organisasi berdasarkan klien atau segmen pasar.
Langkah-langkah:
- Identifikasi Klien Utama: Tentukan segmen pasar atau klien besar.
- Bentuk Divisi Klien: Setiap divisi menangani kebutuhan klien tertentu.
- Koordinasi Lintas Divisi: Divisi klien bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan klien.
Visual Struktur:
13. Struktur Organisasi Berdasarkan Layanan
Deskripsi: Struktur ini membagi perusahaan berdasarkan jenis layanan yang diberikan.
Langkah-langkah:
- Tentukan Jenis Layanan: Identifikasi layanan utama yang ditawarkan.
- Bentuk Divisi Layanan: Setiap jenis layanan memiliki divisi yang terpisah.
- Atur Manajer Layanan: Setiap divisi dipimpin oleh manajer layanan.
Visual Struktur:
14. Struktur Organisasi Berdasarkan Sistem
Deskripsi: Struktur ini berfokus pada pengelolaan sistem dan teknologi yang mendukung operasi perusahaan.
Langkah-langkah:
- Identifikasi Sistem Utama: Tentukan sistem yang digunakan, seperti ERP, CRM.
- Bentuk Tim Sistem: Setiap sistem memiliki tim yang mengelola dan memelihara.
- Koordinasi Tim: Tim sistem bekerja sama untuk memastikan integrasi dan fungsi sistem.
Visual Struktur:
15. Struktur Organisasi Berdasarkan Aktivitas
Deskripsi: Struktur ini membagi perusahaan berdasarkan aktivitas operasional yang dilakukan.
Langkah-langkah:
- Tentukan Aktivitas Utama: Identifikasi aktivitas kunci seperti pengadaan, produksi, distribusi.
- Bentuk Divisi Aktivitas: Setiap aktivitas memiliki divisi yang terpisah.
- Atur Manajer Aktivitas: Setiap divisi dipimpin oleh manajer aktivitas.
Visual Struktur:
Dengan memahami berbagai contoh struktur organisasi perusahaan kecil ini, Anda dapat memilih model yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda. Setiap struktur memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan dalam konteks operasional perusahaan.
Mengenal Pentingnya Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Kecil
Berikut adalah penjelasan mengenai pentingnya struktur organisasi perusahaan kecil dan bagaimana struktur tersebut dapat mempengaruhi berbagai aspek operasional dan manajerial perusahaan.
Berikut adalah penjelasan mengenai pentingnya struktur organisasi perusahaan kecil dan bagaimana struktur tersebut dapat mempengaruhi berbagai aspek operasional dan manajerial perusahaan.
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Penjelasan: Struktur organisasi yang jelas memungkinkan setiap anggota tim mengetahui peran dan tanggung jawab mereka, mengurangi duplikasi pekerjaan dan meningkatkan koordinasi. Dengan adanya pembagian tugas yang terorganisir, setiap fungsi atau departemen dapat fokus pada tugas spesifik mereka, mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan waktu.
Contoh: Dalam struktur fungsional, setiap departemen seperti pemasaran, keuangan, dan produksi memiliki tanggung jawab yang terpisah, yang memungkinkan mereka untuk bekerja lebih efisien dan efektif dalam bidang spesialisasi mereka.
2. Memperjelas Jalur Komunikasi
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik menetapkan jalur komunikasi yang jelas dari pimpinan ke bawah dan sebaliknya. Ini mempermudah penyampaian informasi dan instruksi serta mengurangi kemungkinan mis komunikasi. Setiap anggota tim tahu kepada siapa mereka harus melapor dan bagaimana cara berkomunikasi secara efektif.
Contoh: Dalam struktur hierarkis, karyawan tahu bahwa mereka harus melapor kepada manajer langsung mereka, yang pada gilirannya melapor kepada manajer tingkat lebih tinggi atau CEO, menciptakan jalur komunikasi yang terstruktur.
3. Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Penjelasan: Dengan struktur organisasi yang jelas, proses pengambilan keputusan menjadi lebih sistematis. Struktur yang efektif mengidentifikasi siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan tertentu, mempercepat proses dan mengurangi kebingungan. Ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih terarah.
Contoh: Dalam struktur matriks, keputusan proyek bisa diambil lebih cepat karena melibatkan berbagai tim yang memiliki wewenang dalam area masing-masing, memungkinkan analisis yang lebih mendalam dan keputusan yang lebih informasional.
4. Menjaga Keteraturan dan Kontrol
Penjelasan: Struktur organisasi membantu menjaga keteraturan dan kontrol dalam perusahaan dengan menetapkan hierarki dan pembagian tugas yang jelas. Ini memastikan bahwa semua aspek operasional perusahaan dijalankan sesuai dengan rencana dan kebijakan yang ditetapkan.
Contoh: Struktur divisional membagi perusahaan menjadi beberapa unit berdasarkan produk atau wilayah, memudahkan pemantauan dan kontrol kinerja setiap divisi secara terpisah.
5. Memfasilitasi Pengembangan Karyawan
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik menyediakan jalur karier yang jelas bagi karyawan, memungkinkan mereka untuk melihat peluang pengembangan dan kemajuan dalam perusahaan. Ini memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras dan berkembang dalam peran mereka.
Contoh: Struktur hierarkis memberikan panduan yang jelas tentang jalur karier dari level entry hingga manajemen puncak, memudahkan karyawan merencanakan langkah selanjutnya dalam karier mereka.
6. Meningkatkan Responsivitas Terhadap Perubahan
Penjelasan: Struktur organisasi yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan pasar atau kebutuhan bisnis dengan lebih cepat. Struktur yang baik memudahkan penyesuaian dan perubahan dalam alur kerja dan tanggung jawab.
Contoh: Struktur tim dapat dengan cepat disesuaikan untuk menangani proyek baru atau perubahan pasar, memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan sumber daya dan prioritas.
7. Mempermudah Implementasi Strategi
Penjelasan: Struktur organisasi mendukung pelaksanaan strategi perusahaan dengan menyediakan kerangka kerja untuk melaksanakan rencana strategis. Dengan struktur yang terorganisir, perusahaan dapat memastikan bahwa strategi dijalankan secara konsisten di seluruh bagian organisasi.
Contoh: Dalam struktur proyek, manajer proyek bertanggung jawab langsung untuk implementasi strategi proyek, memastikan bahwa semua aspek dari rencana dilaksanakan dengan benar.
8. Menentukan Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
Penjelasan: Struktur organisasi menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk setiap fungsi atau departemen. Ini mempermudah pelacakan hasil kerja dan memastikan bahwa setiap bagian dari organisasi bertanggung jawab atas kinerjanya.
Contoh: Dalam struktur fungsional, setiap departemen memiliki tanggung jawab khusus, dan kepala departemen bertanggung jawab atas kinerja tim mereka.
9. Mendukung Koordinasi Antar Departemen
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik memungkinkan koordinasi yang efektif antar departemen, memastikan bahwa berbagai fungsi bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Ini penting untuk integrasi dan sinergi dalam organisasi.
Contoh: Dalam struktur matriks, koordinasi antara tim proyek dan departemen fungsi memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan penyelesaian proyek yang lebih efisien.
10. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Penjelasan: Struktur organisasi yang jelas dan teratur dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan bahwa setiap aspek layanan pelanggan diurus dengan baik. Ini membantu perusahaan memberikan layanan yang konsisten dan berkualitas tinggi.
Contoh: Dalam struktur layanan, setiap jenis layanan memiliki tim khusus yang menangani kebutuhan pelanggan terkait, memastikan respons yang cepat dan efektif terhadap permintaan pelanggan.
11. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya
Penjelasan: Struktur organisasi yang efektif membantu dalam pengelolaan sumber daya manusia, finansial, dan material dengan cara yang optimal. Ini memastikan bahwa sumber daya dialokasikan dan digunakan dengan efisien.
Contoh: Struktur berbasis proses memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengoptimalkan sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses bisnis utama.
12. Menunjang Pertumbuhan dan Ekspansi
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik mempersiapkan perusahaan untuk pertumbuhan dan ekspansi dengan menyediakan kerangka kerja yang dapat diperluas dan diadaptasi sesuai kebutuhan. Ini memfasilitasi integrasi unit baru dan adaptasi terhadap perubahan skala.
Contoh: Struktur divisional memungkinkan perusahaan untuk menambahkan divisi baru saat memasuki pasar baru atau memperkenalkan produk baru tanpa mengganggu operasi yang ada.
13. Meningkatkan Kepemimpinan dan Pengawasan
Penjelasan: Struktur organisasi yang jelas memudahkan pemimpin untuk mengawasi kinerja dan memberikan arahan kepada tim. Ini memfasilitasi pengelolaan yang lebih efektif dan pengawasan terhadap semua aspek operasional perusahaan.
Contoh: Dalam struktur hierarkis, manajer dan supervisor memiliki tanggung jawab pengawasan yang jelas, memastikan bahwa semua karyawan mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan.
14. Menjaga Keseimbangan Kerja
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik membantu dalam distribusi beban kerja secara merata di antara karyawan dan departemen, mengurangi risiko overloading dan meningkatkan kepuasan kerja.
Contoh: Struktur tim memungkinkan pembagian tugas yang jelas dan merata, menghindari beban kerja yang tidak seimbang di antara anggota tim.
15. Mempermudah Integrasi Teknologi
Penjelasan: Struktur organisasi yang efektif mendukung integrasi teknologi dengan menyediakan kerangka kerja yang memungkinkan sistem dan alat baru diimplementasikan dengan lancar. Ini mempermudah adaptasi terhadap teknologi baru.
Contoh: Struktur berbasis sistem memfasilitasi pengelolaan dan integrasi berbagai sistem teknologi yang mendukung operasional perusahaan.
Dengan memahami dan menerapkan contoh struktur organisasi perusahaan kecil yang sesuai, perusahaan kecil dapat meningkatkan efisiensi, kontrol, dan koordinasi, serta mempersiapkan diri untuk pertumbuhan dan perubahan. Struktur organisasi yang baik adalah kunci untuk operasi yang sukses dan pengelolaan sumber daya yang efektif.
Baca juga: 5 Contoh Laporan Aset Perusahaan, Fungsi & Cara Membuatnya
Pola Struktur Organisasi yang Bisa Diterapkan oleh Perusahaan Kecil
Dalam menyusun bagan organisasi perusahaan kecil, terdapat enam contoh struktur organisasi perusahaan kecil yang umum digunakan, di antaranya yaitu struktur fungsional, divisional, tim, matriks, datar, dan berdasarkan proyek. Berikut masing-masing penjelasannya.
1. Struktur Fungsional
Penjelasan: Struktur fungsional adalah pola di mana perusahaan dibagi berdasarkan fungsi atau departemen spesifik, seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia. Setiap departemen memiliki tanggung jawab khusus dan dipimpin oleh manajer yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut.
Kelebihan:
- Spesialisasi: Meningkatkan efisiensi karena setiap departemen fokus pada fungsi tertentu.
- Pengawasan: Mudah dalam pengawasan dan penilaian kinerja karena tanggung jawab yang jelas.
Kekurangan:
- Koordinasi: Dapat menimbulkan tantangan dalam koordinasi antar departemen.
- Fleksibilitas: Kurang fleksibel dalam menghadapi perubahan cepat karena struktur yang kaku.
Cocok untuk: Perusahaan kecil dengan fungsi operasional yang terpisah dan jelas, seperti toko ritel atau perusahaan jasa yang memiliki kebutuhan fungsional yang spesifik.
2. Struktur Hierarkis
Penjelasan: Struktur hierarkis adalah pola di mana organisasi memiliki banyak lapisan manajemen dengan jalur pelaporan yang jelas dari bawah ke atas. Struktur ini biasanya berbentuk piramida dengan level manajer di atas dan karyawan di bawahnya.
Kelebihan:
- Klarifikasi Tanggung Jawab: Setiap orang tahu kepada siapa mereka melapor dan siapa yang melapor kepada mereka.
- Pengelolaan: Memudahkan dalam pengelolaan dan pengawasan karena adanya lapisan manajerial.
Kekurangan:
- Lambat dalam Pengambilan Keputusan: Proses pengambilan keputusan bisa lambat karena harus melalui banyak lapisan.
- Inovasi Terbatas: Bisa menghambat kreativitas dan inovasi karena struktur yang kaku.
Cocok untuk: Perusahaan yang membutuhkan struktur formal dengan hierarki yang jelas, seperti perusahaan manufaktur atau organisasi dengan proses operasional yang terdefinisi dengan baik.
3. Struktur Matriks
Penjelasan: Struktur matriks adalah pola yang menggabungkan elemen struktur fungsional dan proyek. Dalam struktur ini, karyawan melapor ke dua manajer: satu untuk fungsi mereka (seperti pemasaran atau keuangan) dan satu untuk proyek atau tim khusus.
Kelebihan:
- Fleksibilitas: Memudahkan penyesuaian sumber daya untuk berbagai proyek atau kebutuhan khusus.
- Koordinasi: Meningkatkan koordinasi antara fungsi dan proyek.
Kekurangan:
- Konflik Wewewangan: Dapat menimbulkan konflik antara manajer fungsional dan manajer proyek.
- Kompleksitas: Bisa menyebabkan kebingungan karena adanya dua jalur pelaporan.
Cocok untuk: Perusahaan yang sering menangani proyek kompleks dan memerlukan koordinasi antara berbagai departemen, seperti perusahaan teknologi atau perusahaan konsultasi.
4. Struktur Divisional
Penjelasan: Struktur divisional membagi perusahaan menjadi unit atau divisi berdasarkan produk, layanan, atau wilayah geografis. Setiap divisi beroperasi secara semi-independen dengan tim manajer, staf, dan fungsi mereka sendiri.
Kelebihan:
- Fokus: Setiap divisi dapat fokus pada produk atau pasar tertentu.
- Responsif: Memudahkan respons terhadap kebutuhan pasar dan pelanggan yang spesifik.
Kekurangan:
- Duplikasi: Mungkin terjadi duplikasi fungsi dan sumber daya di berbagai divisi.
- Pengawasan: Memerlukan lebih banyak pengawasan dan koordinasi antara divisi.
Cocok untuk: Perusahaan dengan berbagai lini produk atau yang beroperasi di berbagai wilayah, seperti perusahaan besar dengan banyak unit bisnis atau merek.
5. Struktur Tim
Penjelasan: Struktur tim berfokus pada pembentukan tim-tim kecil yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu. Tim ini biasanya bersifat lintas fungsi dan dibentuk untuk proyek atau tugas khusus.
Kelebihan:
- Kolaborasi: Mendorong kerja sama dan komunikasi antara anggota tim.
- Responsif: Fleksibel dan cepat dalam menangani proyek atau perubahan.
Kekurangan:
- Koordinasi: Bisa menimbulkan masalah koordinasi jika tidak ada manajemen yang efektif.
- Kepemimpinan: Terkadang sulit untuk mengelola tim yang memiliki banyak anggota dengan peran yang bervariasi.
Cocok untuk: Perusahaan kecil yang memerlukan fleksibilitas tinggi dan fokus pada proyek atau inovasi, seperti startup atau perusahaan kreatif.
6. Struktur Jaringan
Penjelasan: Struktur jaringan melibatkan hubungan eksternal dengan berbagai pihak, seperti pemasok, mitra, atau pelanggan. Struktur ini seringkali melibatkan pengelolaan hubungan eksternal sebagai bagian dari operasional perusahaan.
Kelebihan:
- Kemitraan: Memungkinkan akses ke keahlian dan sumber daya eksternal.
- Fleksibilitas: Memudahkan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan dan memperluas jaringan.
Kekurangan:
- Kontrol: Kontrol internal bisa lebih sulit karena bergantung pada mitra eksternal.
- Kompleksitas: Manajemen hubungan eksternal bisa menjadi rumit.
Cocok untuk: Perusahaan kecil yang memanfaatkan kemitraan strategis atau outsourcing untuk beberapa fungsi, seperti perusahaan yang bergantung pada penyedia layanan atau pemasok luar.
Dengan memahami berbagai pola struktur organisasi, perusahaan kecil dapat memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, meningkatkan efisiensi operasional, dan mencapai tujuan bisnis secara efektif.
Baca juga: 6 Tips Menghemat Biaya Operasional Perusahaan
Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Kecil dan Tugasnya
Untuk membantu Anda dalam memahami struktur organisasi perusahaan kecil, berikut adalah salah satu contoh bagan organisasi yang menggunakan pola fungsional.
Dari contoh bagan di atas, terdapat beberapa unit yang memiliki tugasnya masing-masing, yaitu:
- Pemilik perusahaan (direktur): Memiliki wewenang sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Direktur juga bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap manajer.
- Manajer finansial: Pihak yang memiliki wewenang dalam pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan. Selain itu, manajer finansial biasanya juga bertanggung jawab untuk masalah perpajakan perusahaan.
- Manajer operasional: Bertanggung jawab untuk mengelola segala aktivitas yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Misalnya, manajer operasional akan berhubungan secara langsung dengan karyawan atau staf yang bertugas dalam kegiatan produksi harian.
- Manajer pemasaran: Pihak yang bertugas mengelola proses penawaran produk atau jasa perusahaan kepada pasar.
- Manajer personalia: Memiliki wewenang dalam mengatur sumber daya manusia perusahaan, mulai dari karyawan, staf, hingga peserta program magang. Selain itu, manajer personalia yang bertanggung jawab dalam proses rekrutmen karyawan.
- Manajer pengembangan usaha: Pihak yang memiliki wewenang atas pengembangan suatu produk perusahaan. Umumnya, manajer pengembangan usaha adalah seorang peneliti yang memiliki spesialisasi keilmuan terkait produk perusahaan.
Seperti itulah contoh struktur serta bagan organisasi perusahaan kecil yang penting untuk dipahami.
Baca juga: 14 Aplikasi Absensi Karyawan untuk Perusahaan, Fitur Lengkap!
Tujuan Membuat Struktur Organisasi Perusahaan Kecil
Berikut adalah tujuan utama dalam membuat struktur organisasi untuk perusahaan kecil, beserta penjelasannya. Struktur organisasi yang baik memainkan peran penting dalam mencapai berbagai tujuan manajerial dan operasional.
1. Menetapkan Jalur Komunikasi yang Jelas
Penjelasan: Struktur organisasi membantu menetapkan jalur komunikasi yang jelas antara pimpinan dan karyawan. Dengan adanya struktur yang teratur, informasi dan instruksi dapat disampaikan secara efisien dari pimpinan ke bawah dan sebaliknya. Ini mengurangi risiko mis komunikasi dan memastikan bahwa semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Contoh: Dalam struktur hierarkis, jalur komunikasi ditentukan dari atas ke bawah, memastikan bahwa setiap karyawan tahu kepada siapa mereka harus melapor dan siapa yang harus mereka hubungi untuk informasi atau arahan.
2. Mempermudah Pengelolaan dan Pengawasan
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik memudahkan pengelolaan dan pengawasan seluruh aktivitas perusahaan. Dengan adanya pembagian tugas yang jelas, manajer dapat lebih mudah mengawasi dan mengelola kinerja tim atau departemen mereka. Ini membantu dalam memastikan bahwa semua tugas dan proyek dijalankan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Contoh: Dalam struktur fungsional, setiap departemen memiliki manajer yang bertanggung jawab untuk mengelola dan mengawasi aktivitas di bidangnya masing-masing, seperti pemasaran, keuangan, dan produksi.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Penjelasan: Struktur organisasi yang jelas meningkatkan efisiensi operasional dengan memastikan bahwa setiap fungsi atau departemen memiliki tanggung jawab dan tugas yang terdefinisi dengan baik. Ini mengurangi duplikasi pekerjaan, meningkatkan koordinasi, dan memaksimalkan penggunaan sumber daya.
Contoh: Struktur berbasis proses membagi perusahaan berdasarkan proses bisnis utama, memungkinkan setiap proses dikelola secara efisien dan terintegrasi.
4. Menentukan Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
Penjelasan: Struktur organisasi menetapkan tanggung jawab dan akuntabilitas untuk setiap posisi atau departemen. Ini mempermudah pelacakan kinerja dan hasil kerja, serta memastikan bahwa setiap anggota tim bertanggung jawab atas tugas dan hasil yang mereka tangani.
Contoh: Dalam struktur divisional, setiap divisi bertanggung jawab untuk produk atau wilayah tertentu, dan manajer divisi bertanggung jawab atas kinerja dan hasil divisi mereka.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Cepat dan Tepat
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik memungkinkan proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat dengan menetapkan wewenang dan jalur keputusan yang jelas. Ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih efisien dan responsif terhadap perubahan situasi atau kebutuhan bisnis.
Contoh: Dalam struktur matriks, keputusan dapat diambil lebih cepat karena melibatkan manajer proyek dan fungsi yang berkolaborasi untuk mencapai hasil yang optimal.
6. Memfasilitasi Pengembangan Karir dan Peningkatan Karyawan
Penjelasan: Struktur organisasi menyediakan jalur karier yang jelas bagi karyawan, memungkinkan mereka untuk melihat peluang pengembangan dan kemajuan dalam perusahaan. Ini memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras dan mengembangkan keterampilan mereka.
Contoh: Struktur hierarkis menawarkan panduan yang jelas tentang jalur karier dari level entry hingga manajemen puncak, membantu karyawan merencanakan langkah selanjutnya dalam karier mereka.
7. Meningkatkan Koordinasi dan Kerja Sama
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik meningkatkan koordinasi dan kerja sama antar berbagai bagian perusahaan. Dengan adanya struktur yang jelas, setiap departemen atau tim dapat bekerja sama secara lebih efektif untuk mencapai tujuan bersama.
Contoh: Struktur tim memungkinkan anggota tim untuk bekerja sama dalam proyek tertentu, memfasilitasi kolaborasi dan integrasi ide dari berbagai disiplin ilmu.
8. Menjaga Konsistensi dalam Operasi
Penjelasan: Struktur organisasi membantu menjaga konsistensi dalam operasi perusahaan dengan menetapkan standar dan prosedur yang harus diikuti oleh semua bagian. Ini memastikan bahwa semua aktivitas perusahaan dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.
Contoh: Dalam struktur fungsional, standar dan prosedur ditetapkan untuk setiap departemen, memastikan bahwa semua aktivitas dilakukan secara konsisten dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
9. Menangani Perubahan dan Pertumbuhan
Penjelasan: Struktur organisasi yang baik mempersiapkan perusahaan untuk menangani perubahan dan pertumbuhan dengan menyediakan kerangka kerja yang dapat diperluas dan diadaptasi. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola ekspansi atau perubahan pasar dengan lebih efektif.
Contoh: Struktur divisional memungkinkan perusahaan untuk menambahkan divisi baru saat memasuki pasar baru atau memperkenalkan produk baru tanpa mengganggu operasi yang ada.
10. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Penjelasan: Struktur organisasi yang efektif memastikan bahwa semua aspek layanan pelanggan dikelola dengan baik, meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan adanya struktur yang jelas, perusahaan dapat memberikan layanan yang konsisten dan berkualitas tinggi kepada pelanggan.
Contoh: Struktur layanan memastikan bahwa setiap jenis layanan memiliki tim khusus yang menangani kebutuhan pelanggan terkait, memberikan respons yang cepat dan efektif.
Dengan menetapkan tujuan yang jelas dalam pembuatan struktur organisasi, perusahaan kecil dapat menciptakan kerangka kerja yang mendukung operasi yang efisien, pengelolaan yang baik, dan pencapaian tujuan bisnis. Struktur organisasi yang baik tidak hanya mempermudah manajemen, tetapi juga meningkatkan kinerja dan kepuasan di seluruh perusahaan.
Faktor Penentu Struktur Organisasi Perusahaan Kecil
Berikut adalah beberapa faktor penentu dalam merancang struktur organisasi untuk perusahaan kecil. Setiap faktor mempengaruhi cara perusahaan menyusun dan mengelola berbagai aspek operasional dan manajerial.
1. Ukuran Perusahaan
Penjelasan: Ukuran perusahaan adalah faktor utama dalam menentukan struktur organisasi. Perusahaan kecil dengan sedikit karyawan mungkin memerlukan struktur yang lebih sederhana dibandingkan dengan perusahaan besar. Struktur yang lebih kecil cenderung lebih fleksibel dan memerlukan sedikit lapisan manajemen dibandingkan dengan perusahaan yang lebih besar.
Contoh: Perusahaan kecil mungkin menggunakan struktur fungsional di mana setiap karyawan menangani beberapa peran. Sebaliknya, perusahaan yang lebih besar mungkin memerlukan struktur hierarkis dengan banyak lapisan manajerial untuk mengelola berbagai fungsi.
2. Jenis Industri
Penjelasan: Jenis industri di mana perusahaan beroperasi mempengaruhi struktur organisasi yang paling sesuai. Industri yang berbeda memerlukan pendekatan yang berbeda dalam pengelolaan dan operasi. Misalnya, perusahaan teknologi mungkin memerlukan struktur yang berbasis proyek, sementara perusahaan manufaktur mungkin lebih cocok dengan struktur fungsional.
Contoh: Perusahaan teknologi mungkin menggunakan struktur matriks untuk mengelola proyek yang melibatkan berbagai tim fungsional. Sementara itu, perusahaan manufaktur mungkin lebih memilih struktur fungsional dengan departemen terpisah untuk produksi, pengadaan, dan distribusi.
3. Strategi Bisnis
Penjelasan: Struktur organisasi harus mendukung strategi bisnis perusahaan. Jika perusahaan berfokus pada inovasi dan pengembangan produk, struktur berbasis proyek atau tim mungkin lebih efektif. Sebaliknya, jika perusahaan berfokus pada efisiensi operasional, struktur fungsional mungkin lebih sesuai.
Contoh: Perusahaan yang berorientasi pada pengembangan produk baru mungkin memilih struktur proyek di mana tim yang terpisah bekerja pada berbagai produk. Sementara perusahaan yang fokus pada efisiensi proses mungkin menggunakan struktur fungsional untuk mengoptimalkan operasi.
4. Kebutuhan Karyawan
Penjelasan: Kebutuhan dan keterampilan karyawan mempengaruhi struktur organisasi. Struktur harus mencerminkan kemampuan dan keahlian yang ada di perusahaan, serta bagaimana keterampilan tersebut dapat dimanfaatkan secara efektif.
Contoh: Jika perusahaan memiliki karyawan dengan berbagai keahlian teknis, struktur organisasi yang berbasis fungsi seperti tim pengembangan, tim pemasaran, dan tim layanan pelanggan mungkin lebih efektif dalam memanfaatkan keterampilan tersebut.
5. Budaya Perusahaan
Penjelasan: Budaya perusahaan memainkan peran penting dalam menentukan struktur organisasi. Struktur harus sesuai dengan nilai dan budaya perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan dapat bekerja dengan efektif dan harmonis.
Contoh: Perusahaan dengan budaya kolaboratif dan inovatif mungkin memilih struktur yang lebih datar untuk mendorong komunikasi terbuka dan kerja sama antar tim, sementara perusahaan dengan budaya hierarkis mungkin memilih struktur yang lebih formal dan terstruktur.
6. Volume dan Kompleksitas Operasi
Penjelasan: Volume dan kompleksitas operasi perusahaan mempengaruhi kebutuhan akan struktur organisasi. Perusahaan dengan operasi yang kompleks dan volume tinggi memerlukan struktur yang lebih terdefinisi dan terorganisir dengan baik untuk menangani berbagai aspek operasional.
Contoh: Perusahaan dengan operasi yang kompleks dan multi-nasional mungkin menggunakan struktur divisional berdasarkan wilayah atau produk untuk mengelola berbagai segmen operasi secara efektif.
7. Tingkat Pertumbuhan dan Ekspansi
Penjelasan: Tingkat pertumbuhan dan rencana ekspansi perusahaan mempengaruhi struktur yang diperlukan. Perusahaan yang sedang berkembang atau berencana untuk ekspansi mungkin memerlukan struktur yang dapat diadaptasi dengan cepat untuk mendukung pertumbuhan.
Contoh: Perusahaan yang berencana untuk memasuki pasar internasional mungkin mengadopsi struktur divisional berdasarkan wilayah untuk memudahkan pengelolaan operasi di berbagai negara.
8. Teknologi yang Digunakan
Penjelasan: Teknologi yang digunakan perusahaan juga mempengaruhi struktur organisasi. Sistem dan alat yang digunakan dalam operasi memerlukan struktur yang mendukung integrasi dan penggunaan teknologi tersebut.
Contoh: Perusahaan yang mengandalkan sistem ERP atau CRM mungkin menggunakan struktur berbasis sistem, di mana tim yang khusus menangani teknologi tersebut terpisah dari tim operasional lainnya.
9. Kebutuhan Pelayanan Pelanggan
Penjelasan: Struktur organisasi harus mempertimbangkan cara perusahaan menangani kebutuhan dan permintaan pelanggan. Struktur yang mendukung pelayanan pelanggan yang baik membantu dalam menjaga kepuasan pelanggan dan respon yang cepat terhadap permintaan.
Contoh: Perusahaan yang memberikan layanan pelanggan yang intensif mungkin memilih struktur layanan di mana ada tim khusus yang menangani berbagai aspek dari layanan pelanggan dan dukungan teknis.
10. Regulasi dan Kepatuhan
Penjelasan: Regulasi industri dan kepatuhan hukum juga mempengaruhi struktur organisasi. Struktur harus dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua regulasi dan persyaratan hukum yang relevan.
Contoh: Perusahaan di sektor kesehatan atau keuangan mungkin memerlukan struktur yang lebih teratur dengan departemen khusus yang menangani kepatuhan dan regulasi untuk memastikan bahwa semua praktik sesuai dengan standar industri.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, perusahaan kecil dapat merancang struktur organisasi yang mendukung tujuan bisnis, efisiensi operasional, dan pengelolaan yang efektif. Struktur organisasi yang sesuai membantu perusahaan dalam mencapai kesuksesan dan pertumbuhan jangka panjang.
Cara Membuat Struktur Organisasi Kecil yang Efektif
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat struktur organisasi kecil yang efektif, termasuk penjelasan tentang setiap poinnya.
1. Tentukan Tujuan dan Kebutuhan Bisnis
Penjelasan: Langkah pertama dalam membuat struktur organisasi yang efektif adalah memahami tujuan bisnis dan kebutuhan spesifik perusahaan. Ini mencakup penentuan visi, misi, dan strategi perusahaan, serta identifikasi area fungsional yang perlu dikelola. Menentukan tujuan membantu dalam merancang struktur yang mendukung pencapaian target bisnis.
Contoh: Jika perusahaan berfokus pada inovasi produk, maka struktur harus mencakup tim pengembangan produk yang kuat dan fleksibel.
2. Identifikasi Fungsi Utama
Penjelasan: Identifikasi fungsi utama yang ada dalam perusahaan, seperti pemasaran, penjualan, keuangan, produksi, dan layanan pelanggan. Memahami fungsi-fungsi ini membantu dalam menentukan bagaimana mereka akan diorganisasikan dalam struktur perusahaan.
Contoh: Dalam perusahaan kecil, fungsi-fungsi utama mungkin diatur dalam departemen seperti pemasaran dan penjualan, keuangan, dan operasi, dengan masing-masing memiliki tanggung jawab yang spesifik.
3. Tentukan Hierarki dan Lapisan Manajerial
Penjelasan: Menetapkan hierarki yang jelas membantu dalam menentukan jalur pelaporan dan tanggung jawab. Pilihlah struktur yang sesuai, seperti struktur hierarkis, fungsional, atau matriks, sesuai dengan ukuran dan kompleksitas perusahaan.
Contoh: Dalam struktur hierarkis sederhana, Anda mungkin memiliki CEO di puncak, diikuti oleh manajer departemen, dan karyawan di bawah mereka.
4. Rancang Alur Kerja dan Proses
Penjelasan: Mengembangkan alur kerja yang jelas untuk setiap fungsi dan proses bisnis penting untuk memastikan efisiensi. Ini mencakup pembuatan prosedur standar dan penetapan tanggung jawab untuk setiap tahap proses.
Contoh: Untuk proses penjualan, rancang alur kerja dari prospek hingga penutupan transaksi, termasuk tanggung jawab untuk setiap tahap oleh tim penjualan.
5. Tentukan Tanggung Jawab dan Wewenang
Penjelasan: Menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk setiap posisi dalam struktur organisasi. Pastikan setiap anggota tim memahami peran mereka dan wewenang yang mereka miliki untuk membuat keputusan.
Contoh: Manajer pemasaran mungkin bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan kampanye pemasaran, sementara manajer keuangan bertanggung jawab untuk pengelolaan anggaran dan laporan keuangan.
6. Komunikasikan Struktur kepada Tim
Penjelasan: Setelah struktur organisasi dirancang, penting untuk mengkomunikasikannya secara jelas kepada seluruh tim. Ini memastikan bahwa setiap anggota tim memahami struktur, peran mereka, dan bagaimana mereka berkontribusi pada tujuan perusahaan.
Contoh: Gunakan pertemuan tim atau dokumen resmi untuk menjelaskan struktur organisasi dan bagaimana masing-masing fungsi berinteraksi.
7. Terapkan Sistem Pengawasan dan Evaluasi
Penjelasan: Implementasikan sistem untuk memantau dan mengevaluasi kinerja setiap bagian dari struktur organisasi. Ini membantu dalam memastikan bahwa semua fungsi berjalan sesuai rencana dan memberikan umpan balik yang diperlukan untuk perbaikan.
Contoh: Gunakan laporan kinerja bulanan atau kuartalan untuk menilai kinerja departemen dan individu, serta melakukan evaluasi terhadap proses dan hasil.
8. Sesuaikan Struktur dengan Pertumbuhan
Penjelasan: Struktur organisasi harus fleksibel untuk menyesuaikan dengan pertumbuhan dan perubahan dalam perusahaan. Evaluasi struktur secara berkala dan lakukan penyesuaian jika diperlukan untuk mengakomodasi ekspansi atau perubahan strategi.
Contoh: Jika perusahaan berkembang dan menambah lini produk baru, pertimbangkan untuk menambah divisi atau departemen baru untuk menangani area baru tersebut.
9. Pastikan Integrasi Teknologi
Penjelasan: Pastikan bahwa struktur organisasi mendukung integrasi teknologi yang digunakan oleh perusahaan. Struktur harus memungkinkan penggunaan sistem dan alat teknologi secara efektif untuk mendukung operasional.
Contoh: Jika perusahaan menggunakan sistem ERP, pastikan bahwa ada tim atau individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memanfaatkan sistem tersebut dalam operasi sehari-hari.
10. Tingkatkan Kolaborasi dan Komunikasi
Penjelasan: Struktur organisasi harus memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi antar tim dan departemen. Ini penting untuk memastikan koordinasi yang efektif dan pengelolaan proyek yang sukses.
Contoh: Dalam struktur berbasis tim, tetapkan mekanisme komunikasi yang jelas, seperti rapat rutin atau alat kolaborasi, untuk memastikan bahwa tim dapat bekerja sama secara efektif.
Dengan mengikuti contoh struktur organisasi perusahaan kecil ini, perusahaan kecil dapat merancang struktur organisasi yang efektif, mendukung tujuan bisnis, dan meningkatkan efisiensi operasional. Struktur organisasi yang baik memastikan bahwa semua fungsi bekerja harmonis untuk mencapai kesuksesan dan pertumbuhan jangka panjang.
Selain struktur organisasi, penting pula untuk menyediakan perangkat laptop atau komputer bagi karyawan guna mendukung operasional perusahaan.
Berbicara mengenai perangkat laptop dan komputer untuk aset perusahaan, Asani tentu bisa menjadi andalan Anda.
Asani merupakan perusahaan yang menyediakan jasa sewa peralatan elektronik berkualitas, terutama laptop dan komputer untuk menunjang keperluan operasional kantor.
Selain jasa penyewaan, Asani juga dilengkapi dengan jasa konsultasi gratis dengan para ahli IT guna membantu perusahaan Anda dalam menangani berbagai permasalahan terkait dengan IT.
Tak perlu ragu lagi, mari segera ajukan penawaran jasa sewa perangkat elektronik untuk perusahaan Anda sekarang juga!
